La Universidad Privada San Juan Bautista de Lima, Perú, desde 1997 se enfoca en potencializar el proceso de aprendizaje del estudiante para convertirlo en un profesional capaz de liderar las industrias más importantes del país, ofreciendo programas de alto nivel en las ciencias de la salud, Administración, derecho e ingeniería, aparte de una amplia oferta en posgrados y cursos de educación continua.

Con sus sedes de Chorrillos, San Borja, Ica y Chincha, la universidad está recorriendo el camino a convertirse en una de las únicas instituciones educativas dispuestas a entregarle al estudiante una experiencia de aprendizaje más cómoda, eficaz y efectiva.

Fue en persecución de este objetivo, que la organización se vio en la necesidad de transformar sus sistemas, actualizarlos para que fueran más rápidos y seguros y así mantenerse vigentes, cumpliendo con las exigencias de una institución académica de élite.

El poder liderar la cartera de instituciones académicas como la primera elección, estando a la vanguardia de los últimos beneficios tecnológicos, impulsó a la Universidad San Juan Bautista a elegir una herramienta que le permitiese funcionar con las últimas soluciones de servicios en la nube compatibles con las aplicaciones nativas.

¿Por qué Oracle?

Contando con que las demás organizaciones académicas del país estaban avanzando en la implementación de nuevos programas en la nube, el Gerente de la Universidad Privada San Juan Bautista solicitó la elección de una alternativa de reconocimiento mundial para usar las tecnologías más seguras, y fue allí donde el nombre de Oracle cobró relevancia.

De esta manera, Oracle Cloud Infrastructure (OCI) fue la elección primaria de la entidad educativa al ofrecer soluciones horizontales que permitieran la moldeabilidad y flexibilidad del sistema respecto a sus necesidades del futuro, siendo su compatibilidad con PeopleSoft uno de los puntos fuertes.

La capacidad de contar con una interfaz en la que se encuentran incluidas la mayoría de las licencias fue un soporte para la organización, ya que podía tener un producto capaz de rendir efectivamente en los tiempos de bajas y altas solicitudes realizadas por toda la comunidad administrativa y educativa, como lo son el procesamiento de pagos, la inscripción de notas o el establecimiento de horarios en el semestre.

El complemento idóneo que llevó a la decisión de usar OCI fue dejar atrás las preocupaciones del mantenimiento de servidores físicos que en cualquier momento retrasarían las actividades de funcionamiento de la institución educativa.

El servicio de la nube, en conjunto con el equipo de soporte de Oracle, hizo que la universidad pudiese enfocar sus esfuerzos en mejorar la vida académica de sus estudiantes.

Oracle representa para nosotros una ventaja competitiva. Nos permitió optimizar nuestros procesos y plantear nuevas estrategias orientándolas a nuestros servicios académicos. Somos más efectivos y podemos enfocarnos en planear nuevos proyectos. 

Fred Paolo Moya Espinoza, director de sistemas de información de la Universidad San Juan Bautista

Los resultados

Con la migración de la información de los sistemas heredados de la universidad a OCI, la institución obtuvo beneficios en el rendimiento de cada uno de sus procesos, tanto en el ámbito académico, como en el tecnológico y el financiero.

Desde su primer día en funcionamiento, la organización vio la reducción de tiempo en ejecución de transacciones y pagos en más de un 50%. Aquellas solicitudes financieras que podían tomarles horas e incluso días, ahora se realizan en minutos e incluso de inmediato.

Gracias a que la información se maneja en la nube de Oracle, la universidad también invirtió menos tiempo en el cierre de la programación académica. En simultáneo, vio un ahorro del 40% de recursos de mantenimiento del sistema al dejar atrás los servidores físicos.

Además, el nombre y reputación de la universidad ante los estudiantes se impulsó luego de la implementación de OCI y su trabajo en conjunto con PeopleSoft. Con la seguridad del Firewall y la fluidez de la nube, los miembros de la comunidad ya no experimentan errores y tiempos altos de espera al intentar acceder a su información en las diferentes plataformas del campus.

Así mismo, la adaptabilidad de las aplicaciones del campus para su funcionamiento en móviles fue uno de los cambios más destacados para la comunidad educativa. Los estudiantes ahora logran visualizar sus notas, horarios y realizar la solicitud de certificados o trámites desde sus celulares, obteniendo una experiencia académica fluida y novedosa como lo promete la universidad, evitándoles el gasto de tiempo de ir a sus facultades físicamente.

Como resultado, la Universidad Privada San Juan Bautista logró recortar gastos, mejorar sus procesos administrativos y entregarles a sus miembros una experiencia dentro de la institución digna de su categorización profesional.