Innumerables documentos y mayor riesgo
Como puede atestiguar cualquier profesional experimentado, el sector está inundado de documentos y el volumen sigue creciendo. La incapacidad de localizar eficazmente, compartir de forma segura y validar que todas las partes trabajan con las versiones más recientes aumenta el riesgo en un sector que ya tiene más de lo que debe.


La buena noticia es que, hoy en día, la gestión de documentos puede digitalizarse casi por completo, eliminando la montaña de papel y la complejidad y el riesgo que la acompañan. La noticia no tan buena es que, incluso con la automatización, los documentos pueden seguir siendo difíciles de encontrar y gestionar porque la mayoría de los sistemas no están diseñados específicamente para el sector de la construcción.


Estas son algunas de las formas en que la gestión de documentos de construcción puede desviarse y lo que tu organización debe tener en cuenta a la hora de buscar una solución.


1. Jugar a “objetos perdidos”
Trabajar en una versión incorrecta de un documento cuesta mucho dinero a las empresas; despistarse con los documentos cuesta mucho tiempo. La búsqueda rudimentaria en carpetas de servidores de archivos y la comparación manual de versiones de documentos es tediosa, depende de la memoria humana y es propensa a errores.


Sin embargo, un sistema de control de documentos de construcción sin carpetas, con capacidades completas de búsqueda de metadatos puede hacer el trabajo en tu lugar y eliminar la probabilidad de duplicación o extravío de carpetas o documentos que arriesga a los miembros del equipo a utilizar información desactualizada.


2. El impuesto oculto sobre las aprobaciones y la entrega
La verdadera gestión de documentos de construcción es algo más que almacenar archivos en un servidor. Un servidor de archivos no puede organizar los procesos de aprobación, y cada pausa para dar marcha atrás en la aprobación se convierte en arenas movedizas durante el camino del proyecto.


Un sistema que haga un uso inteligente de los metadatos de los documentos puede permitir a un usuario introducirlos fácilmente en un flujo de trabajo predefinido, pero configurable por el usuario, y luego bloquearlos para que no se modifiquen en mitad del proceso.


Además, el sistema debe ser capaz de etiquetar los documentos para su entrega a medida que avanza el proyecto, simplificando ese paso final. Al final del proyecto, este etiquetado puede utilizarse para colocar todos los documentos pertinentes en un único catálogo de referencia con una interfaz de usuario que muestre lo que se ha incluido, con enlaces para simplificar la revisión.


3. Sistemas dispares y en conflicto
Un verdadero control documental requiere que todos los agentes utilicen el mismo sistema. Si todas las partes interesadas de un proyecto no están en el mismo sistema, la recuperación de documentos puede ser extremadamente complicada y costosa.


Además, puede resultar casi imposible auditar eficazmente los cambios y reconstruir los acontecimientos clave. El historial documental puede perderse y pueden desaparecer documentos importantes, lo que aumenta el riesgo financiero y la posibilidad de litigios.


Mantener los documentos de todos los participantes en un sistema único y centralizado facilitará y acelerará la entrega del proyecto, al tiempo que proporcionará un historial completo y auditable para apoyar la gestión futura del activo.


4. Descontento a la vista
La colaboración eficaz es fundamental para el éxito de un proyecto. Sin embargo, muchas de las soluciones actuales se basan en arquitecturas “hub-and-spoke” que dificultan la confianza entre las partes interesadas, y la confianza es esencial para el éxito de la colaboración.


Estas soluciones suelen permitir que el contratista general o el propietario que financia tengan acceso administrativo a todos los documentos, independientemente de los deseos de los demás interesados. Los equipos de proyecto necesitan condiciones equitativas basadas en la justicia universal.


Un sistema colaborativo único es ideal y factible, ya que proporciona a todas las partes interesadas el control de sus datos, sin que ninguna tenga ventaja sobre otra.


5. Grietas en las paredes
La mayoría de los sistemas tradicionales de gestión de documentos dejan por defecto todas las carpetas abiertas, lo que obliga a una organización a asumir el riesgo y la responsabilidad de proporcionar y administrar correctamente los permisos de acceso.


Es fácil cometer un error que podría dar a alguien acceso a contenidos de otros que no debería tener, lo que podría llevar, en el mejor de los casos, a situaciones embarazosas y, en el peor, a problemas legales y contractuales, daños financieros y retrasos en el proyecto.


Con una solución de gestión de documentos creada para fomentar la equidad universal, como Oracle Aconex, cada organización tiene su propio espacio de trabajo privado que se configura en el sistema automáticamente y no se puede romper. Cada organización posee y controla sus propios datos en su espacio de trabajo y controla sus propios permisos y accesos para el personal.


Además, todos los derechos de acceso son transparentes para el editor. Este enfoque fomenta una mayor confianza y colaboración.


El proceso es la clave
El proceso es primordial, y el valor de la gestión de documentos va mucho más allá de las simples tareas de digitalizar, cargar y almacenar lo que antes eran documentos en papel. Las mejores soluciones permiten procesos eficaces de control de documentos, al tiempo que facilitan el acceso de los equipos a información correcta y fiable.


Los equipos de proyecto deben poder ver todo el historial de su trabajo (qué cambios se han realizado a lo largo del proceso, quién los ha hecho y cuándo) con todos los artefactos accesibles en el mismo sistema para mostrar todo el historial de decisiones y el progreso del trabajo de principio a fin.


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