Con sede en la ciudad de Franca (São Paulo), Âncora Consórcios está entre las 15 administradoras de consorcios independientes más grandes de Brasil. Desde 2018 hasta 2022, la compañía multiplicó sus ingresos, de R$ 320 millones a R$ 1.900 millones, y gran parte de su crecimiento estaba vinculado a su inversión digital, tanto en las áreas de comunicación y marketing como en ventas vía call center y atención al cliente, mediante chat y aplicaciones, posibilitando llegar a nuevos clientes. Great Place To Work también eligió a esta compañía por segundo año consecutivo entre las mejores para trabajar, y está certificada por la ISO 9001. 

Aún con el salto tecnológico en facturación, los controles financieros y de planificación de Âncora seguían atascados en hojas de cálculo de Excel. Hasta el 2020, contrataban a una empresa asociada que desarrollaba hojas de cálculo personalizadas, conectadas con su base de datos y su ERP, para que el departamento financiero de la empresa pudiera realizar cálculos y planificación al extraer esta información. 

Sin embargo, este sistema ya no tenía la robustez necesaria para la escalabilidad que Âncora había logrado, y mucho menos el crecimiento que pretendía alcanzar en los próximos años. La seguridad de los datos era deficiente y las hojas de cálculo muy pesadas, tardando varias horas en generar información y actualizarla. El recabado de datos con los departamentos y el método para ingresarlos en su sistema eran lentos, ya no podían seguir el ritmo de crecimiento de la empresa. 

 

Por qué Âncora Consórcios eligió Oracle

Para automatizar y agilizar sus procesos y planificación financiera, Âncora eligió Oracle Fusion Cloud EPM. Tras evaluar varias opciones en el mercado, la solución de Oracle destacó por su flexibilidad, ya que se puede adaptar a las particularidades de contabilidad y control del sector de los consorcios. 

Esto se debe a que, a diferencia de otras áreas, las ventas realizadas por consorcios no son un fin en sí mismas, sino solo uno de los KPI generadores de ingresos. Oracle Cloud EPM fue presentado a Âncora como un lienzo en blanco, con posibilidades de construcción ilimitadas y que se puede adaptar a los escenarios más diversos.

“Gracias a Oracle EPM, ahora podemos analizar las oportunidades de negocios con mucha más precisión. Las planificaciones y los cierres contables mensuales son mucho más rápidos, ya que no necesitamos elaborarlos en Excel. Hoy en día, revisamos los números, hacemos los cálculos y lo tenemos todo listo en la palma de nuestra mano”, mencionó Ricardo Dias, Analista de Contraloría, Âncora Consórcios. 

Otro aspecto que llamó la atención de Âncora fue la multidimensionalidad de la herramienta, permitiendo una visión de 360 grados sobre su funcionamiento, con integración de los resultados en sus diferentes canales de venta. Algo que en Excel era mucho más complejo de elaborar y visualizar.

Resultado 

El uso de Oracle Cloud EPM trajo ganancias significativas en velocidad para la ejecución de la planificación de Âncora. Una vez recabados los datos en los departamentos, el proceso solía tardar alrededor de una semana en ser completado, ahora esta misma operación se realiza en aproximadamente 6 horas. 

Además de la planificación, el cierre contable de Âncora, que antes se hacía en al menos una semana, comenzó a tomar solo 48 horas, después del cierre de fin de mes con la ayuda de la solución de Oracle.

Además de automatizar los cálculos de ingresos y gastos, con Oracle Cloud EPM, la planificación de Âncora también contiene ingreso de información sobre gastos de insumos como electricidad y suministros de oficina. Por lo que la herramienta puede utilizar algoritmos predictivos, ayudando a la empresa a planificar sus gastos fijos. El cálculo de impuestos para toda la operación también se realiza y evalúa automáticamente utilizando Oracle Cloud EPM.

Oracle Cloud EPM también permitió el desglose de las ventas de Âncora según el canal y producto, algo que se obtenía previamente mediante extracción manual de datos en Excel. Y a menudo, con el proceso anterior, la actualización de estos informes tardaba unas dos horas; hoy en día, con la solución de Oracle, se realiza en unos segundos, casi instantáneamente.

Con mayor facilidad para extraer datos, hacer cruces y armar informes, los equipos de Âncora ahora tienen más tiempo para dedicarse a analizar los resultados. El proceso no solo se volvió más rápido sino también más preciso, ayudando a la empresa a tomar mejores decisiones. También hubo un aumento en la colaboración entre los departamentos, aportando más claridad sobre los posibles cuellos de botella en la operación y destacando las oportunidades de negocios. 

La corrección y replanificación del curso ahora se pueden adoptar de manera oportuna; posibilitando revertir o minimizar las pérdidas, ya que ahora es posible acceder a vistas previas del cierre contable diario a lo largo del mes. Antes, para tener esta previsión, Âncora tardaba al menos 24 horas para tener acceso a estos mismos datos referidos al día anterior. En general, Oracle Cloud EPM empoderó a la empresa para pasar de una postura administrativa meramente reactiva a una proactiva forma para prevenir inconvenientes. 

Implementación

El despliegue de Oracle Cloud EPM en Âncora tardó alrededor de seis meses. Se inició y se asoció con un consultor para diseñar la aplicación tal como está hoy. Después de eso, la compañía contó con el apoyo de Avvale (anteriormente TechEdge) para realizar mejoras en las funciones más complejas, tal como la integración entre realización y planificación de pronósticos, así como su automatización, un proceso que aún está en evolución.