La transformación de la Bolsa Mercantil de Colombia no solo digitalizó procesos, sino que reinventó la manera en que la empresa gestiona su información financiera. Al migrar a Oracle Cloud EPM, la Bolsa Mercantil eliminó tareas manuales, redujo drásticamente los tiempos de generación de reportes y empoderó a su equipo con herramientas y formación para aprovechar al máximo la nueva tecnología. Además, su capacidad para monitorear costos y rentabilidad en tiempo real que le otorga una ventaja estratégica fundamental en un sector donde la agilidad y la precisión marcan la diferencia.
Acerca de Bolsa Mercantil de Colombia y los desafíos
La Bolsa Mercantil de Colombia es la única bolsa de productos y servicios del país. A través de sus plataformas crea y habilita espacios para la negociación de productos, bienes y servicios agropecuarios, industriales, minero-energéticos, y títulos valores, entre otros, conectando agentes de diferentes sectores de la economía que necesitan financiación o desean negociar sus productos de manera confiable y transparente. Por allí se registran cerca de 65 billones de pesos en productos agroindustriales (aproximadamente el 43% del PIB agrícola) a través de los registros de facturas. Recientemente, la Bolsa Mercantil lanzó Atra-e, su mercado bursátil de negociación de facturas electrónicas, que abarca múltiples sectores de la economía y se espera que alcance un volumen de negociación superior a 1 billón de pesos. La entidad también cuenta con un mercado de compras públicas, en el que las entidades del Estado pueden adquirir bienes y servicios a través de un mecanismo de subasta. En este segmento, se mueven alrededor de 2 billones de pesos al año. La Bolsa Mercantil de Colombia ha trabajado en los últimos años para optimizar y mejorar sus productos y plataformas, con el objetivo de hacer que el acceso a sus sistemas de negociación sea cada vez más ágil y digital. Sin embargo, hasta 2023, la empresa aún mantenía una gran cantidad de procesos internos manuales. El proceso de planificación, presupuestación y modelación financiera, por ejemplo, se realizaba en hojas de cálculo y se basaba en grandes volúmenes de información extraída de distintos sistemas transaccionales. Esto generaba procesos poco eficientes y cuellos de botella significativos en la integración de datos de diferentes áreas. Se perdía mucho tiempo en el procesamiento de la información y en la generación de reportes, lo que dejaba poco margen para el análisis y afectaba tanto la calidad como la eficiencia de la reportería financiera. Esto llevó a la empresa a buscar soluciones de gestión financiera más eficientes en la nube que les ayudaran a automatizar procesos y reducir los tiempos, mejorando así la calidad de la reportería.
¿Por qué Oracle?
La Bolsa Mercantil de Colombia evaluó diferentes opciones de herramientas de gestión financiera en el mercado con el objetivo de reducir la manualidad de sus procesos y la dependencia de las hojas de cálculo. Eligió Oracle Cloud Enterprise Performance Management (EPM) porque lo consideró la opción que le generaba mayor valor y que mejor se adaptaba a su infraestructura y a sus necesidades en términos de reporting. Además, seleccionó a Oracle como su socio tecnológico no solo por su experiencia, sino también por su esfuerzo en comprender a fondo las dinámicas de sus procesos, el negocio en el que operan y sus necesidades específicas, así como el modelo de cloud que se alinea plenamente con la estrategia tecnológica de la compañía.
“Con Oracle Cloud EPM, tengo mayor visibilidad de los datos estratégicos, lo que nos permite mejorar nuestra capacidad de reacción ante cualquier inconsistencia y tomar decisiones más rápidas y precisas. Además, es tan flexible que nos permite optimizar continuamente nuestro proceso de reporting “
— Juan Camilo Suárez, CFO, BMC.
Resultados
La Bolsa Mercantil de Colombia ha dejado atrás las hojas de cálculo. Con Oracle Cloud EPM, ahora opera con una herramienta moderna que le permite realizar procesos de control interno de manera mucho más precisa, eficiente y confiable, reduciendo los riesgos operativos asociados al procesamiento de la información y a la generación de reportes. Con los datos disponibles casi en tiempo real, logró acelerar la generación de informes y mejorar la capacidad de reacción ante posibles errores o inconsistencias financieras. Los impactos ya son evidentes en los informes sobre los volúmenes de operación de cada producto negociado y los ingresos generados por ellos. Antes, la Bolsa Mercantil tenía que esperar hasta una semana para obtener esa información consolidada. Ahora, la tiene casi en tiempo real. De la misma forma, el proceso de elaboración de reportes se redujo a casi la mitad. Por otra parte, el proceso de presupuestación ahora es mucho más confiable porque tiene la información de diferentes áreas integrada en una única herramienta, eliminando el riesgo de manejar múltiples versiones de un mismo archivo. Con eso, logró reducir el número de personas involucradas en el trabajo de planeación financiera, con más personas dedicándose a actividades más analíticas, proporcionando a la alta gerencia y a la junta directiva información más estratégica. Asimismo, con Oracle Cloud EPM, la Bolsa Mercantil de Colombia puede monitorear los costos y la rentabilidad de sus productos casi en tiempo real. De la misma forma, el proceso de elaboración de reportes, que solía tardar hasta 14 días, ahora se completa en ocho. Esto le permite tomar decisiones anticipadas, evitar gastos innecesarios y lograr una mayor rentabilidad.
Con Oracle Cloud EPM, la Bolsa Mercantil de Colombia eliminó procesos manuales, ganó eficiencia y confiabilidad en la generación de reportes, mejorando su control interno y la toma de decisiones.
Partners en el proyecto
La Bolsa Mercantil de Colombia contó con el apoyo de Exis Consulting para migrar e integrar sus datos y sistemas en Oracle Cloud EPM, en un proyecto que duró alrededor de cinco meses. Su equipo y su metodología de gestión de proyectos fueron fundamentales para que la transición fuera sencilla, transparente y rápida, así como para que el entrenamiento y la capacitación de los funcionarios encargados de la herramienta fueran detallados y rigurosos. Esta transferencia de conocimiento permitió que la Bolsa Mercantil de Colombia redujera su dependencia de las hojas de cálculo al mínimo y adquiriera la independencia necesaria para operar la aplicación una vez finalizado el proyecto. De la misma forma, la buena integración del equipo consultor de Exis Consulting con los equipos de la Bolsa Mercantil también ha sido clave para el entrenamiento y la capacitación de las personas encargadas de formar a otros colaboradores de la organización. Además, para facilitar la adaptación de sus empleados al uso de la nueva herramienta, la Bolsa Mercantil desarrolló internamente plataformas de formación en línea con contenidos de baja, media y alta complejidad.