“Antes de la implementación de Oracle Procurement Cloud, una orden de compra descentralizada podía necesitar hasta 5 firmas y 6 días antes de que pudiera ser procesada. Ahora, con el flujo de aprobaciones que implementaron con la solución de Oracle, al Departamento de Adquisiciones le toma en promedio 2 días el procesar la requisición y convertirla a orden de compra”. Rodman Doñán – Gerente Administrativo y Adquisiciones.
Almacenes Siman nace como una pequeña venta de telas en El Salvador, que se ha transformado y expandido exitosamente por Centroamérica para convertirse en una sólida plataforma comercial de +247 mil metros cuadrados y 7mil colaboradores con presencia en Guatemala, Costa Rica, Nicaragua y El Salvador.
Desde hace más de 100 años, Almacenes Siman ha venido construyendo una historia de progreso, donde los retos han sido muchos y en todos ellos el grupo ha salido adelante de marera exitosa. Ejemplo de esto fue la pandemia, donde la organización y su equipo de liderazgo dirigido por Don Ricardo Simán, tuvo la visión de modificar su patrón de compras en un escenario de gran incertidumbre para responder a las necesidades de la gente y ayudar a la sociedad.
Pero cuando los meses de mayor incertidumbre de la pandemia comenzaron a quedar atrás y la organización recién entraba a la nueva normalidad, el Departamento de Adquisiciones decidió que era el momento de comenzar su transformación digital.
En aquel momento, Almacenes Siman contaba con la versión on-premise de la solución. Sin embargo, para adquirir las nuevas características de forma rápida y ágil, era importante migrar a la nube.
El objetivo era garantizar la calidad en el proceso de abastecimiento, identificar oportunidades de ahorro y encontrar los mecanismos para afrontar las necesidades cambiantes del mercado. También necesitaban modernizar sus reportes de compras, automatizando su construcción, incorporando proyecciones y garantizando que estos reportes se basaran en datos actualizados para la toma de decisiones, dejando atrás el análisis histórico de cuentas contables que no respondía al dinamismo requerido en la Industria de Retail. Y Oracle Procurement Cloud fue la solución elegida por la empresa para cumplir estos objetivos.
Uno de los principales beneficios que Siman obtuvo con Oracle fue contar con las mejores prácticas de abastecimiento incorporadas en la aplicación, lo que les permitió tener mejor control y visibilidad sobre las compras, desde la requisición hasta la orden de compra.
Con la solución, Siman redujo tiempos de validación de requisiciones, haciendo posible que los compradores generen las órdenes de compra con sólo realizar una revisión rápida en la plataforma. También se eliminaron tareas manuales, se digitalizaron distintos procesos y se estandarizaron los formatos por país y compañía.
Por ejemplo, antes de la implementación de Oracle Fusion Procurement Cloud, una orden de compra descentralizada podía necesitar hasta 5 firmas y demoraba más de 6 días antes de que pudiera ser validada por el Departamento de Adquisiciones. Ahora, con el flujo de aprobaciones que implementaron con la solución de Oracle, al Departamento de Adquisiciones le toma en promedio 2 días el procesar la requisición y convertirla a orden de compra. También, redujeron en un 50% de tiempo la generación de reportes facilitando la toma de decisiones.
Hoy, la gestión operativa del área de Adquisiciones es mucho más eficiente, ya que cuenta con distintas reglas que permiten automatizar la asignación del trabajo y la generación de órdenes de compra por categorías y por características del tipo de requisición.
Adicionalmente, el trabajo a nivel de aprobadores también es más eficiente. Hoy, las distintas áreas cuentan con flujos claros que facilitan el entendimiento y control por parte de los aprobadores, dejando que el proceso sea transparente de inicio a fin.
En el tema de inteligencia de datos, Almacenes Simán ha logrado identificar de patrones de compras con mayor nivel de granularidad, lo que se ha traducido en un total cumplimiento de las políticas internas de abastecimiento y una clara disminución en los tiempos de las transacciones.
Finalmente, en términos de rentabilidad, se empoderó al área para brindar un mayor acompañamiento analítico sobre las adquisiciones a las distintas áreas de negocio y así generar ahorros tangibles que benefician a la organización y a los clientes en la región.