En los proyectos de construcción, la fase de edificación es la que suele concentrar la mayoría de la atención. Sin embargo, no es raro que las operaciones y el mantenimiento duren 50 veces más que la propia construcción.
Resulta difícil encontrar personas que hayan trabajado en cualquier aspecto de la entrega de información de los proyectos a las organizaciones propietarias o que tengan ganas de intervenir en ella, por no decir que guarden de ella un grato recuerdo.
En el mundo digital actual, ¿cómo puede una fase tan importante estar plagada de incertidumbres e implicar tareas tan tediosas?
Leer más: Por qué un verdadero entorno común de datos (CDE) debe ser la base de proyectos basados en el modelado de información para la construcción (BIM)
¿Por qué es tan compleja la entrega?
En la mayoría de los casos, simplificar y automatizar los procesos requiere estandarización. No obstante, como cada proyecto es único, los distintos contratistas utilizan diferentes sistemas para ejecutarlo. Además, a menudo, los propietarios usan un abanico de sistemas para gestionar las operaciones y el mantenimiento de las distintas obras. Esto crea muchos cabos sueltos y dificulta la estandarización en un único sistema o proceso.
Al trabajar con distintos contratistas dispersos tanto dentro de un país como por el mundo, al reto de estandarizar los procesos se le suma la dificultad de conseguir conjuntos y formatos de datos estándar.
Así pues, ¿cómo podemos hacer frente a estos desafíos para lograr eficiencias en los más de 50 años que duran las operaciones en inmuebles?
Paso 1: Escoge una única solución de gestión de obras uniforme y flexible para todos tus proyectos
Como propietario, nadie tiene mayor interés en que el proyecto tenga éxito y el mantenimiento y las operaciones del inmueble construido se lleven a cabo correctamente. Este papel te otorga autoridad para establecer cómo se gestionará el proyecto.
Para esto, es necesario elegir una solución que respalde todos tus proyectos y programas sin importar su ubicación. Asegúrate de tomar en cuenta cuál será el idioma hablado por las personas que ejecuten el proyecto y define como criterio de selección el soporte local que vas a requerir.
Comprueba que el sistema sea lo suficientemente flexible como para admitir todos tus tipos de proyectos, independientemente de su tamaño y del modelo de contrato. Cerciórate de que te brinde capacidad para estandarizar tus proyectos, dejándote al mismo tiempo margen para personalizar la solución por tipo de obra y por proyecto, para responder a las necesidades específicas.
Por último, implementa una única solución para todos los proyectos, en la que confíen y puedan adoptar todas las partes del equipo de trabajo. Esto ayudará al grupo a disponer de un registro completo del proyecto y reducirá el riesgo de perder o duplicar la documentación, o de que esta sea contradictoria.
Paso 2: Piensa en la entrega desde el primer día del proyecto
Visualiza el resultado final de los proyectos desde el primer momento para lograr un registro más completo y preciso de cara a la entrega que debes planear desde el principio. Diseñar tu estrategia para la entrega desde el comienzo ayudará a tus contratistas a recopilar registros mucho más rápido.
Proporciona especificaciones a tus contratistas sobre la forma en la que deben etiquetar, clasificar y estructurar la documentación en función de la información que deseas que reúnan para la entrega. Especifíca no solo qué datos, documentos y planos quieres, sino también en qué formato deben estar.
Paso 3: Implementa una solución estándar para gestionar los programas de capital en todas sus fases
Opta por una solución coherente creada específicamente para responder a las necesidades de los propietarios. La solución debe permitirte gestionar el ciclo de vida del proyecto de principio a fin, desde la planificación hasta la ejecución, pasando por las operaciones.
Asegúrate de que el sistema sea flexible para poder personalizarlo, con el fin de que se ajuste a tu terminología específica y tus flujos de aprobación. Estructura tu sistema para que los datos de la entrega se ingresen de forma coherente a través de toda tu organización. Esto facilita un acceso consistente a los datos y permite al personal desplazarse fácilmente por las instalaciones sin importar la ubicación.
A continuación, algunos de los beneficios que obtendrás al automatizar tus entregas, empezar a planificar desde el primer momento y estandarizar procesos gracias a una solución flexible que satisfaga todas tus exigencias de gestión de programas de capital:
- Mejora del 90 al 100 % en la precisión de los datos, lo que reduce el riesgo de que la información sea errónea y necesite de correcciones pos entrega.
- Un 75 % menos de llamadas del propietario al contratista tras la entrega, lo que ahorra tiempo a ambas partes y reduce o elimina el tiempo de inactividad de los equipos.
- A nivel interno, 2 a 3 meses de reducción del solapamiento potencial entre el trabajo del equipo de gestión de la construcción y el del equipo de gestión de las instalaciones.
- Reducción de 1 a 2 horas por incidente por parte del departamento de mantenimiento durante el ciclo de vida del inmueble, gracias a un acceso rápido y fácil a información precisa sobre el proyecto.
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