Sediada em Franca (SP), a Âncora Consórcios é uma das 15 maiores administradoras de consórcio independentes do Brasil. Desde 2018 até o ano passado, a companhia multiplicou o seu faturamento de R$ 320 milhões para R$ 1,9 bilhão e muito do seu crescimento está ligado a sua inserção digital, tanto nas áreas de comunicação e marketing, quanto de vendas por call center e atendimento por chat e aplicativos, o que ampliou o alcance para novos clientes.  A empresa também foi eleita pelo segundo ano seguido entre as melhores para se trabalhar pelo GPTW e certificada pelo ISO 9001.

No entanto, mesmo com o salto no faturamento, a Âncora tinha todos os seus controles financeiros e de planejamento baseados em planilhas de Excel. Até 2020, ela contava com uma empresa parceira que desenvolvia planilhas customizadas, que faziam link com seu banco de dados e seu ERP, para que o departamento Financeiro da companhia conseguisse fazer cálculos e planejamento a partir da extração dessas informações. 

Esse sistema, no entanto, não tinha a robustez compatível com o tamanho que a Âncora já atingira e pretendia alcançar nos próximos anos. A segurança de dados era baixa e as planilhas muito pesadas, demorando várias horas para entregar informações e atualizar. A captação de dados com as áreas e a forma de imputar  os mesmos em seu sistema eram lentos e não conseguiam mais acompanhar o crescimento da empresa. 

Por que a Âncora escolheu a Oracle

Para automatizar e imprimir agilidade aos seus processos e planejamento financeiro, a Âncora escolheu o Oracle Fusion Cloud EPM. Após avaliar diversas opções no mercado, a solução Oracle se destacou pela sua flexibilidade, uma vez que ela pode ser adaptada às particularidades contábeis e de controladoria do setor de consórcios. 

Isso porque, diferentemente de que ocorre em outras áreas, as vendas feitas pelos consórcios não são um fim em si, mas um dos KPI geradores de receita. O Oracle Cloud EPM foi apresentado à Âncora como uma tela em branco, com possibilidades ilimitadas de construção e que pode ser adaptada aos mais diversos cenários. 
 

“Graças ao Oracle EPM, nós conseguimos hoje fazer análises de oportunidades de negócio com muito mais precisão. Planejamentos e fechamentos mensais estão muito mais rápidos, já que não precisamos mais elaborá-los no Excel. Hoje nós revisamos os números, rodamos os cálculos e temos tudo pronto na palma da mão” 
Ricardo Dias, Analista de Controladoria, Âncora Consórcios


Outro aspecto que chamou atenção da Âncora foi a multidimensionalidade da ferramenta, permitindo uma visão 360 graus de sua operação, com integração dos resultados nos seus diferentes canais de vendas. Algo que no Excel era muito mais complexo de elaborar e visualizar.

Resultados 

O uso do Oracle Cloud EPM trouxe ganhos significativos na velocidade para execução do planejamento da Âncora. Uma vez captados os dados nas áreas, o processo demorava em torno de uma semana para ser concluído – agora essa mesma operação é preparada em cerca de seis horas. 

Além do planejamento, o fechamento contábil da Âncora, que era feito em, no mínimo, uma semana, passou a ser realizado em 48 horas, após encerramento do mês com a solução da Oracle.

Além da automatização de cálculos de receitas e despesas, o planejamento da Âncora  ainda contém inputs de gastos de insumos como energia elétrica e material de escritório no Oracle EPM, para que a ferramenta passe a usar os algoritmos preditivos, ajudando a companhia a planejar seus gastos fixos. . O cálculo dos impostos de toda a operação também são feitos e rateados automaticamente utilizando o Oracle EPM.

O Oracle EPM também permitiu o desmembramento das vendas da Âncora por canal e por produto, algo que antes era obtido via extração manual no Excel. E muitas vezes, no processo anterior a atualização desses relatórios demorava cerca duas horas – hoje, com a solução da Oracle, ele é feito em poucos segundos, de maneira quase instantânea.

Com mais facilidade para extrair dados, fazer cruzamentos e montar relatórios, as equipes da Âncora passaram a ter mais tempo para se dedicar a análise dos resultados. O processo não apenas ficou mais rápido, mas também mais preciso, apontando para a empresa quais ações devem ser tomadas. Houve ainda um incremento na colaboração entre as áreas, trazendo mais clareza sobre eventuais gargalos da operação e evidenciando oportunidades de negócio. 

A correção de rumos e o replanejamento podem agora ser adotados em tempo hábil para reverter ou minimizar prejuízos, já que agora é possível visualizar diariamente prévias de fechamento no mês. Antes, para ter essa previsão, a Âncora demorava, pelo menos, 24 horas para ter acesso a esses mesmos dados referentes ao dia anterior. De modo geral, o Oracle Cloud EPM permitiu que a empresa deixasse de ter uma postura de gestão meramente reativa e passasse a prevenir problemas. 

Implementação

A implementação do Oracle Cloud EPM na Âncora durou em torno de seis meses. Ela foi iniciada e contou com a parceria de um consultor para desenhar a aplicação da forma como está hoje. Depois disso, a empresa teve o suporte da Avvale (antiga TechEdge) para fazer melhorias nas funções mais complexas, como a integração entre realizado e planejado e na automatização dos forecasts, processo que ainda está em evolução. 

 

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