A Prumo Logística é a holding de um grupo econômico responsável por desenvolver os negócios do Porto do Açu — o único empreendimento de soluções de infraestrutura para o setor de Óleo e Gás totalmente privado do país —, que abriga 18 empresas, responde pela exportação de 30% do petróleo nacional e abriga o maior parque termelétrico da América Latina.

O porto é localizado no norte fluminense e é um benchmarking mundial, já que a operação foi mantida com segurança durante a pandemia — que se transformou em uma oportunidade para reforçar os laços com a comunidade — e ainda bateu recordes de movimentação. 

                               

Desafios

O desafio principal da Prumo era melhorar a eficiência de processos de forma a ampliar os negócios digitais no Porto do Açu.

Quando a companhia buscou a Oracle, precisava de um sistema confiável e ágil, que permitisse controlar os custos: em que, quanto e como. A decisão veio a partir da análise da proposta técnica e a Oracle Cloud Enterprise Performance Management (EPM) foi a solução adotada pela empresa. 

Por que a Prumo escolheu a Oracle

Um dos principais destaques da ferramenta é a segurança, já que permite definir quem tem acesso a centros de custos, por exemplo, para que não haja compartilhamento indevido de informações. Além disso, fornece acesso tanto ao orçamento quanto ao acompanhamento para análise mensal das justificativas de variação. O sistema oferece, ainda, detalhes sobre a diretoria, a área, o tipo de despesa e outros — dados que garantem mais agilidade.

"Outro aspecto crucial é a flexibilidade oferecida pela Oracle EPM: é possível incluir novos projetos e funções a qualquer momento. Essa adaptação à realidade do negócio é muito importante para a gente”

Paula Martins, coordenadora de orçamento da Prumo Logística.

Além disso, o processo de implementação da ferramenta, realizada em parceria com a TO Brasil, foi bastante eficiente. A parceira garantiu uma implementação bastante fluida e flexível, qualidades que são mantidas até hoje, sempre que a Prumo precisa de novas solicitações. “A TO Brasil sempre se mostrou presente em nossas necesidades de adaptação do EPM, com muita agilidade para inserção de novos formulários, sempre que tínhamos um novo negócio ou projeto, com necessidades diferentes”, afirmou Paula. 

Resultados

Após a implantação do EPM, o envio manual de informações de orçamento estimadas e reais foi eliminado. Antigamente, a área responsável pela tarefa levava de um a dois dias para liberar o processo de “Orçado x Realizado” – um relatório importantíssimo usado na gestão orçamentária para compras e produção e torna possível verificar se as estimativas de valores estão de acordo com o planejamento. Com o Oracle EPM, esse processo, que antes levava até dois dias para ficar pronto, agora é entregue em, no máximo, uma hora.

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A partir do Oracle EPM, as planilhas — uma para cada centro de custo, antes feitas em Excel — agora estão automatizadas: cada gestor recebe um e-mail para acompanhamento do mês, do acumulado e do ano. “Isso elimina o tempo perdido na montagem de planilhas e no envio de e-mails, que levava cerca de dois dias, e traz confiabilidade. Quando extraímos a base do orçamento, como já está tudo classificado, podemos fazer reuniões mais rápido”, conta Paula. “Hoje, isso ocorre em horas, já que basta atualizar o realizado.”

Com a adoção do EPM, as alterações, antes feitas manualmente, passaram a ser incluídas diretamente na ferramenta. Em 2021, por exemplo, foi criado um filtro relacionado a criticidade, para que cada área informe se um gasto é crítico, necessário ou desejável. Ou seja, sempre que há uma nova necessidade, é possível transferi-la para o sistema. “Tudo isso facilita as análises e ajuda a construir uma base consistente”, continua Paula.
 

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Como a solução é bastante amigável, quem entra na empresa passa por um treinamento interno e, rapidamente, consegue usá-la. Se as áreas fizerem a inclusão de dados detalhada, não é necessário procurar os profissionais para entender o que é cada orçamento. Isso economiza tempo e garante maior eficiência sem necessariamente ter tantos gastos — especialmente aqueles relacionados a viagens, já que o escritório está adaptado para reuniões online. 

“A digitalização é parte da estratégia de crescimento da Prumo e suas subsidiárias. No momento está em andamento o Plano Diretor de Digitalização, que visa maior eficiência nos processos internos e a estruturação de novos negócios digitais no Porto do Açu”. 
, destaca Paula. 

 

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