Neoenergia es una de las empresas del sector eléctrico que opera en todos los segmentos de energía, desde generación, transmisión, distribución y comercialización. Con éxito en todas estas áreas, participa activamente en la transición energética del país y, por ello, siempre está presente en nuevos concursos de transmisión y generación. En busca de la innovación, la empresa trabaja en la transición hacia el mercado libre de energía, que permitirá a los consumidores negociar directamente con generadores y comercializadores.
En una fase de expansión de sus negocios, uno de los principales desafíos de la empresa era lograr el control y una mejor dinámica en las conciliaciones contables de la compañía.
En ese periodo, todo se hacía mediante hojas de cálculo en Excel, con datos registrados manualmente de las casi 90 empresas del grupo. Este gran volumen contable hacía inviable la gestión manual, ya que causaba muchos errores, retrabajos y revisiones, ralentizando el proceso e impidiendo una visión amplia del progreso. También había dificultades para realizar controles específicos, como la aplicación de la Ley Sarbanes-Oxley (Certificación SOx) en ciertas cuentas.
Por qué Neoenergia eligió Oracle
El proceso de compra de Neoenergia se realizó por licitación, en la que se evaluaron tres herramientas del mercado. Entre ellas, la empresa encontró un competidor muy rígido, con alto costo y necesidad de contratación en moneda extranjera, lo que la hacía vulnerable a la variación cambiaria. Otro competidor era demasiado personalizable, lo que habría requerido un gran trabajo operativo y profesionales más capacitados, algo que no correspondía al perfil del equipo de TI de Neoenergia.
Rômulo Motta, supervisor contable de Neoenergia
Al evaluar Oracle Cloud EPM Account Reconciliation, Neoenergia percibió que era una solución y no un kit de herramientas como las de los competidores, ya que no dependían de amplios conocimientos en TI, y la visualización y navegación de la herramienta eran mucho más prácticas e intuitivas que las demás.
De este modo, Neoenergia optó por contratar el módulo de comparación de saldos de Oracle Cloud EPM Account Reconciliation para documentar fácilmente lo conciliado y no conciliado de manera rápida y eficiente.
Resultados
En general, la conciliación contable sirve para verificar, analizar y gestionar las transacciones financieras, con el objetivo de reducir pérdidas. Todo este proceso se realizaba manualmente en Neoenergia, ya que antes de la implementación no había ninguna tarea automatizada.
Oracle Cloud EPM Account Reconciliation aceleró la rutina contable de Neoenergia. Este recurso automatizado permitió comparar transacciones en minutos y cumplir con los requisitos de conformidad. Ahora todo es visible en el panel de control, agilizando el proceso de comparación de transacciones, sin necesidad de verificación manual ni aprobaciones por correo electrónico, por ejemplo. Además, a diferencia de las hojas de cálculo en Excel, actualmente todas las modificaciones en el sistema quedan registradas, manteniendo los datos financieros más seguros y aumentando la conformidad y confiabilidad de la empresa.
También se notó una gran diferencia en el tiempo empleado en el control interno SOx, realizado trimestralmente en Neoenergia para garantizar transparencia en la gestión empresarial y reducir riesgos de errores contables. Anteriormente, este proceso, realizado manualmente mediante Excel, tardaba un mes entero. Con la implementación, se finaliza en una semana, lo que equivale a una reducción del 50% en las horas trabajadas solo en este proceso.
Al simplificar y automatizar el proceso de identificación de cuentas SOx, Oracle Cloud EPM Account Reconciliation liberó al equipo de contabilidad, que ahora tiene más tiempo para atender, verificar y analizar otras cuentas.
El tiempo libre se invirtió en otros puntos importantes para la empresa, como identificar y evaluar valores que no se habían detectado en meses anteriores, proponiendo así ajustes que influyen directamente en los resultados financieros, haciendo que las decisiones de la dirección contable sean aún más acertadas y alineadas con los negocios de la empresa.
El uso de Oracle Cloud EPM Account Reconciliation también permitió un mejor diagnóstico de la salud financiera de Neoenergia, ya que posibilitó analizar con mayor detalle cuáles son los procedimientos que la empresa necesita adoptar y cuáles no se están realizando, mejorando la directriz contable de Neoenergia para medir con seguridad si está alineada con lo planeado.
Partner en este proyecto
Neoenergia contrató a PWC, que sirvió como puente con el equipo de TI de Neoenergia para estandarizaciones, selección de datos y creación de perfiles. El equipo ofreció un preentrenamiento para que cada colaborador aprendiera la mejor manera de utilizar la herramienta, generando una biblioteca de soporte personalizada que pudiera consultarse en caso de dificultades. Todo el proceso tomó solo 6 meses, y hoy Neoenergia utiliza Oracle Cloud EPM Account Reconciliation al 100 % en su día a día, sin depender de terceros en el proceso.