Con Oracle Cloud ERP y OCI, la aseguradora mexicana redujo 50% los tiempos críticos y hasta 40% los costos de infraestructura tecnológica
Desafíos del negocio
HDI Seguros es una aseguradora mexicana con sede en León, Guanajuato. Fundada en 1943 como Seguros del Centro, en 2009 pasó a formar parte del grupo Talanx, uno de los mayores aseguradores de Alemania. Desde entonces, ha experimentado un crecimiento notable en el sector de seguros de automóviles, posicionándose entre las seis principales aseguradoras del país.
Con presencia nacional a través de más de 60 oficinas, su objetivo es convertirse en la aseguradora líder en México en los próximos cinco años, ofreciendo un servicio confiable y ágil a sus socios comerciales y asegurados. Para lograrlo, necesitaba una herramienta de gestión contable y financiera que soportara su crecimiento, automatizara procesos clave (como cuentas por pagar, estatus de siniestros, cobranza, comisiones de agentes, entre otros) y permitiera la adopción de los estándares contables IFRS 17, establecido por sus directivos en Alemania.
Hasta ese momento, la empresa gestionaba sus finanzas y contabilidad con sistemas desarrollados internamente, los cuales, además de costosos, requerían muchas tareas manuales. Con el tiempo, se dio cuenta de que esa no era una solución sostenible. Fue así como, hace cinco años, HDI Seguros inició su proceso de transformación digital y comenzó la búsqueda de socios tecnológicos que lo acompañen en esta nueva etapa.
“Oracle nos ha demostrado ser una plataforma robusta y confiable, dándonos la seguridad y solidez necesarias para operar con tranquilidad y cumplir con estrictas normativas de seguridad, tanto locales como las impuestas por nuestro controlador en Alemania.”
— Fernando Romero Sánchez, subdirector de transformación digital en finanzas, HDI Seguros.
¿Por qué HDI Seguros eligió a Oracle?
HDI Seguros inició su búsqueda elaborando una lista con seis opciones de herramientas en el mercado, de las cuales seleccionó tres para un análisis más detallado. Realizó varias pruebas de concepto, sesiones de demostración y entrenamientos para conocerlas mejor.
Finalmente, eligió Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), que se destacó por permitirle organizar y automatizar los procesos contables y financieros de manera fácil, práctica y rápida. Además, se trataba de una plataforma robusta y escalable, con actualizaciones transparentes cada tres meses. También migró a Oracle Cloud Infrastructure (OCI) para integrar la plataforma ERP con el core del negocio.
Resultados
HDI Seguros ahora puede integrar y habilitar nuevos procesos en mucho menos tiempo, alineando la tecnología con su operación de manera más ágil, reduciendo la necesidad de actividades manuales. Cada tres meses, sus sistemas se actualizan con nuevas funcionalidades sin que su equipo tenga que diseñarlas, desarrollarlas o configurarlas desde cero. La empresa tiene mayor visibilidad de sus procesos, conoce el flujo de datos a lo largo de las áreas y los tiempos empleados en cada parte de los mismos. T
odo esto le ha permitido reducir en más del 50% los tiempos de respuesta de procesos críticos, impactando especialmente el cierre contable. Antes, la empresa lo completaba alrededor del día 15; actualmente, la información se entrega en poco tiempo y su controlador en Alemania la recibe hasta el día 7, reduciendo el tiempo a la mitad. De igual manera, la empresa ahora dispone de herramientas de extracción y análisis de datos en tiempo real, lo que agiliza la generación de informes financieros y contables y les permite responder de manera más eficiente a las solicitudes de las autoridades o auditorías.
Antes, podía tardar más de cinco días en generar un reporte para una auditoría; hoy, lo hace en minutos. HDI Seguros también ha disminuido los tiempos de procesamiento de pagos de comisiones a los agentes. Este proceso, que antes requería mucho tiempo y personal, está ahora automatizado y se completa en menos de la mitad del tiempo. Las comisiones se pagan automáticamente por la mañana, sin complicaciones, y los agentes las reciben sin preocupaciones. Este cambio ha impulsado un aumento del 42.8% en su equipo de agentes, pasando de 7,000 a más de 10,000 — lo que significa que han ampliado su capacidad de ventas, pudiendo alcanzar más clientes potenciales y aumentar su penetración en el mercado, generando mayores ingresos y crecimiento para la aseguradora.
Asimismo, lograron optimizar los tiempos de respuesta a sus asegurados, lo que ha mejorado la percepción sobre sus productos y servicios. Si un cliente sufre una pérdida total de su auto, por ejemplo, recibe el pago en un máximo de dos días. Esto les permite atraer aún más asegurados gracias a su reputación y las recomendaciones. Además, de su infraestructura tecnológica.
Antes, la empresa necesitaba hasta 25 colaboradores para gestionar su plataforma ERP y otras herramientas internas. Actualmente, solo requiere cinco personas para administrar su arquitectura Oracle, tanto en OCI como en ERP, encargándose del desarrollo, la configuración, la creación de nuevas funciones y brindando soporte y atención a las áreas de negocio clave, logrando que las demás personas se puedan enfocar en funciones más estratégicas para la compañia. También ha dejado de ocuparse del mantenimiento de un centro de datos, lo que implicaba costos de energía, aire acondicionado, personal operativo, entre otros. Con OCI, toda su infraestructura está en la nube, lo que le ha permitido reducir en un 40% los costos tecnológicos.
Socios
La implementación de Oracle Cloud ERP tomó 12 meses. Los primeros tres se dedicaron a la planificación, alineación de equipos y definiciones preliminares, seguidos de nueve meses de trabajo activo. El principal desafío fue la contabilidad, debido al nuevo modelo que estaban adoptando y la granularidad de la información requerida para implementarlo. Además, las integraciones con los sistemas heredados fueron clave. Para llevar adelante este proyecto, HDI Seguros contó con el apoyo de los equipos de Oracle Cloud Success Services y de Quanam, que, en paralelo, les asistió con las integraciones de los sistemas core (ingresos y pagos de siniestros, administrativos, agentes. Validación de reglas fiscales, entre otros) para migrarlos a OCI. La última fase, previa a la puesta en producción, consistió en una intensa etapa de pruebas, con el sistema ya configurado e integrado, asegurando su correcta interacción con la plataforma.
Acerca del cliente
Con 16 años de presencia en el mercado mexicano, HDI Seguros cuenta con 1,900 colaboradores y atiende a casi 2 millones de clientes, ofreciéndoles soluciones innovadoras de protección en los sectores de automóviles, hogar, empresas, transporte, accidentes personales y gastos médicos mayores, a través de una extensa red de distribuidores, brokers y agentes.