Carvajal, multinacional de origen colombiano y con más de 120 años de trayectoria, opera en nueve países de América Latina y en Estados Unidos. Con presencia en los sectores de Papel y Empaques, Tecnología e Inmobiliario, la compañía implementó Oracle Fusion Cloud HCM para modernizar su gestión de capital humano y apoyar la evolución de su antigua área de Talento Humano, hoy llamada Experiencia de Personas, hacia un modelo de gestión más integrado y centrado en las personas. Implementando la misma plataforma de nube para sus distintas geografías, Carvajal avanzó en la estandarización de procesos de gestión de personas, lo que hizo más ágil la administración de una operación multinacional. Con Oracle Fusion Cloud HCM, digitalizó el 100% de los procesos del área, redujo hasta en un 50% el tiempo de incorporación de nuevos colaboradores en algunas operaciones y comenzó a incorporar asistentes de inteligencia artificial en lenguaje natural para simplificar interacciones en oficinas y plantas. La solución también permitió fortalecer la trazabilidad de los datos y medir la experiencia de los colaboradores en tiempo real, elevando su indicador interno de menos del 60% a niveles entre 85% y 88%

Carvajal enfrentaba el desafío de transformar la experiencia de sus colaboradores en una organización con más de 120 años de historia, operaciones en distintos países y niveles de madurez muy diferentes entre geografías. Muchos procesos de RR.HH. todavía dependían de formularios físicos, herramientas desconectadas y dinámicas manuales que generaban fricción en la relación diaria de las personas con la empresa.

Procesos como la legalización de gastos, la solicitud de beneficios, las vacaciones, el onboarding y el preboarding podían resultar lentos y burocráticos. Además, las personas ya estaban acostumbradas a experiencias digitales simples y rápidas en su vida cotidiana. En algunos casos, candidatos debían desplazarse varias veces a las oficinas para entregar documentación o firmar contratos de manera presencial.

Además de mejorar la eficiencia operativa, Carvajal buscaba impulsar una transformación más profunda en su cultura organizacional. La compañía dejó de llamar Talento Humano a su área de RR.HH. y pasó a llamarla Experiencia de Personas, en línea con el objetivo de poner a los colaboradores en el centro y construir una organización donde vida y trabajo estuvieran más integrados.

Antes de Oracle Fusion Cloud HCM, muchos procesos se realizaban con herramientas ofimáticas, como Excel, soluciones aisladas por país y flujos que no compartían información de manera integrada. La compañía entendió que difícilmente lograría mejorar la experiencia de las personas y estandarizar procesos en todas sus geografías sin un habilitador tecnológico moderno, escalable y preparado para evolucionar junto con las nuevas capacidades de inteligencia artificial.

¿Por qué Carvajal eligió a Oracle?

Carvajal ya mantenía una relación de larga data con Oracle y decidió evolucionar hacia Oracle Fusion Cloud HCM como parte de una estrategia para modernizar la experiencia de sus colaboradores y acelerar la transformación digital de sus procesos del área de Experiencia de Personas.

Uno de los factores que diferenció a Oracle fue la capacidad de ofrecer experiencias más simples y naturales para los usuarios finales. La compañía buscaba una plataforma que eliminara fricciones en procesos cotidianos y acercara la experiencia corporativa al nivel de facilidad y agilidad que las personas ya encontraban en aplicaciones digitales de uso diario.

La arquitectura de nube y la evolución constante de las capacidades de inteligencia artificial también fueron decisivas. Carvajal identificó valor en la posibilidad de incorporar asistentes de IA en lenguaje natural directamente dentro de los flujos de trabajo, además de aprovechar las actualizaciones continuas de Oracle para expandir casos de uso de autogestión, análisis de datos y Experiencia de Personas sin depender de desarrollos aislados por país o por proceso.

Oracle Fusion Cloud HCM también permitió a la compañía estandarizar procesos entre distintas geografías manteniendo flexibilidad para atender particularidades legales y operativas de cada país.

Resultados

“Definimos desde el inicio que el éxito del proyecto no estaría en grandes ahorros o eficiencias, sino en lograr experiencias memorables para nuestros colaboradores”. – Luis Gerardo Legarda García, CHRO, Carvajal Empaques

Con Oracle Fusion Cloud HCM, Carvajal transformó la experiencia de sus colaboradores y estandarizó procesos del área de Experiencia de Personas en distintas geografías de América Latina y Estados Unidos.

Uno de los principales resultados fue el aumento del indicador interno de experiencia del colaborador, que pasó de niveles inferiores al 60% a rangos entre 85% y 88%. La compañía comenzó a medir esta experiencia en tiempo real a partir de las interacciones y transacciones realizadas dentro de la plataforma, lo que permitió revisar procesos y flexibilizar políticas internas que resultaban demasiado rígidas para la experiencia de los colaboradores.

La implementación también hablitó la digitalización del 100% de los procesos del área de Experiencia de Personas, eliminando formularios físicos y reduciendo la dependencia de herramientas aisladas y tareas manuales. Colaboradores y candidatos pasaron a gestionar solicitudes, beneficios, documentos y contratos de manera digital y autónoma desde distintos dispositivos.

En onboarding y preboarding, Carvajal logró estandarizar procesos entre países y reducir hasta en un 50% el tiempo de incorporación de nuevos colaboradores en algunas geografías. En mercados con alta rotación y bajos niveles de desempleo, como México y Perú, la compañía logró mantener procesos de contratación más ágiles, aportando mayor eficiencia al negocio y un diferencial competitivo en la atracción e incorporación de talento.

La adopción de asistentes de inteligencia artificial también comenzó a expandirse dentro de la organización. El primer caso de uso masivo fue el asistente de solicitudes de vacaciones, habilitado para todas las geografías y utilizado desde dispositivos móviles, oficinas y quioscos instalados en plantas. La solución permitió llevar experiencias digitales también a colaboradores operativos que no cuentan con computador de escritorio.

Además de mejorar la experiencia diaria de los colaboradores, Oracle Fusion Cloud HCM ayudó a Carvajal a desarrollar nuevas capacidades de People Analytics e inteligencia artificial que antes no existían dentro de la organización. La compañía también comenzó a aprovechar de forma continua las actualizaciones y nuevos despliegues de IA de Oracle para expandir capacidades de autogestión, análisis y Experiencia de Personas.

Socios

La implementación de Oracle Fusion Cloud HCM fue realizada junto a Deloitte y se desarrolló a lo largo de aproximadamente dos años y medio. El proyecto incluyó todas las unidades de negocio y geografías de Carvajal, con excepción de Carvajal Pulpa y Papel en Colombia, unidad que enfrentaba desafíos específicos de mercado y del sector papelero durante el periodo de implementación, lo que llevó a la compañía a priorizar el despliegue en las demás operaciones.

La implementación se realizó en distintas etapas y contempló procesos de estandarización, digitalización y rediseño de la experiencia de colaboradores y candidatos en diferentes países. Uno de los principales desafíos fue armonizar procesos entre geografías con distintos niveles de madurez y particularidades legales.

Después de la implementación inicial, Carvajal continuó evaluando cómo fortalecer el ecosistema Oracle HCM. Entre los próximos pasos está el análisis del módulo de Talent, especialmente por sus capacidades de inteligencia artificial para definición de objetivos, seguimiento, retroalimentación, desarrollo de equipos de alto desempeño y apoyo a la relación entre jefes y colaboradores. La compañía también busca aprovechar de forma continua los nuevos releases de IA de Oracle para elevar sus niveles de madurez tecnológica en Experiencia de Personas.

Acerca del cliente

Carvajal es una multinacional colombiana con más de 120 años de historia y operaciones en los sectores de Papel y Empaques, Tecnología e Inmobiliario.
https://www.carvajal.com