Carvajal migró a Oracle Fusion HCM para centralizar datos de RR. HH., estandarizar procesos y mejorar decisiones, eficiencia y la experiencia del colaborador.
Desafíos del negocio
Carvajal es una multinacional de origen colombiano, con espíritu industrial y más de 120 años de trayectoria, opera en nueve países de América Latina y en Estados Unidos. Con presencia en tres sectores: Papel y Empaques, Tecnología e Inmobiliario genera más de 14 mil empleos. Su operación más grande está en Carvajal Empaques donde trabajan un poco más de 5,200 personas, lo que constituye la mayor proporción de la fuerza laboral de la Organización Carvajal. La compañía enfrentaba retos para consolidar la información sobre sus colaboradores, lo que dificultaba la toma de decisiones. Este problema se debía, en gran medida, a la falta de un sistema centralizado de datos, ya que toda la información estaba dispersa en los sistemas de nómina de cada país donde operaban. Esto no solo generaba duplicidad de esfuerzos y limitaba la experiencia de los colaboradores, sino que también hacía que la consolidación de su información se volviera un proceso muy lento. Además, la gestión de los datos de recursos humanos se realizaba mediante una herramienta propia desarrollada internamente. Aunque funcional, esta no estaba diseñada para ofrecer una integración global ni para satisfacer las necesidades de un entorno en rápida evolución. Por ello, se volvió crucial implementar una solución integral que unificara todos los procesos, mejorara la visibilidad de los datos y aumentara la eficiencia. La empresa decidió entonces migrar a una solución más moderna en la nube, alineada con las mejores prácticas del mercado, que les permitiera digitalizar y estandarizar procesos para ganar agilidad.
“Oracle se destacó por su capacidad para ofrecernos una solución integral, escalable y respaldada por su experiencia en el sector, además de su compromiso con la innovación y su enfoque centrado en el usuario”.
— Luis Gerardo Legarda García, Director Sr de Experiencia de Personas, Carvajal Empaques.
¿Por qué Carvajal eligió a Oracle?
Carvajal, llevó a cabo una revisión exhaustiva de las tecnologías disponibles en el mercado. Finalmente, eligió Oracle como socio tecnológico y Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) como su plataforma de gestión de recursos humanos, al considerar que era la opción que mejor contribuiría a alcanzar sus objetivos estratégicos a largo plazo. En el proceso de toma de decisiones, la empresa no solo evaluó los aspectos funcionales de la herramienta —donde Oracle obtuvo una excelente puntuación al integrarse naturalmente con otros módulos de Oracle, como ERP, Finanzas y Supply Chain, creando un ecosistema conectado que mejora la colaboración entre las diferentes áreas de la organización—, sino también la arquitectura tecnológica. Asimismo, analizaron los costos, teniendo en cuenta la relación de larga data que mantienen con Oracle en otras áreas. El compromiso de Oracle con la innovación tecnológica y su enfoque centrado en el usuario también fueron factores clave en la elección.
Resultados
Carvajal está reduciendo significativamente los tiempos dedicados a consolidar y procesar sus datos de recursos humanos, garantizando mayor consistencia y reducción de errores administrativos. Esto se logró al eliminar repositorios de datos aislados y reducir los tiempos y esfuerzos dedicados a tareas administrativas mediante flujos de trabajo automatizados y procesos simplificados. Los equipos del área de RR.HH. ahora pueden acceder a datos unificados y en tiempo real sobre su fuerza laboral mediante tableros y reportes dinámicos, lo que les permite visualizar y analizar información consolidada sobre la distribución geográfica, roles y antigüedad del personal con mayor precisión. Esto les facilita prever dónde es necesario fortalecer equipos, identificar necesidades de contratación y planificar la sucesión de líderes clave. En cuanto a los costos, pueden identificar oportunidades de ahorro al eliminar redundancias y optimizar procesos. La idea es que, en el futuro, la estandarización de los procesos y la consolidación de datos en todos los países en los que operan les permita obtener estadísticas comparables, identificar las mejores prácticas y replicarlas en todas sus plantas de producción, alineando estrategias a nivel corporativo. De la misma manera, al adoptar una solución centralizada y estandarizada, facilitan que los equipos de los diferentes países colaboren de manera más efectiva, compartiendo prácticas. Además, Oracle Fusion Cloud HCM ha transformado la experiencia de los colaboradores de Carvajal al implementar un modelo de autogestión robusto y accesible a través de un portal disponible en diversos dispositivos, como teléfonos móviles o kioscos de autogestión en las plantas de producción. Los empleados ahora tienen acceso inmediato a herramientas y datos relevantes, lo que les permite realizar trámites de manera ágil y autónoma, como la solicitud de vacaciones, actualización de datos personales, registro de incapacidades y consulta de comprobantes de pago, entre otros. Esta funcionalidad no solo ha reducido los tiempos de espera, sino que también ha eliminado la dependencia de intermediarios en estos procesos, liberando al equipo de recursos humanos para enfocarse en actividades estratégicas. En resumen, Oracle Fusion Cloud HCM les ha permitido pasar de un enfoque operativo a uno más analítico y estratégico, utilizando información más robusta para la toma de decisiones.
Socios
La implementación de Oracle Fusion Cloud HCM en Carvajal se llevó a cabo con Deloitte como socio estratégico y se desarrolló en etapas. Este proceso incluyó la planificación, la migración de datos, la configuración de cada módulo, así como la capacitación de todos los equipos de trabajo. El proyecto avanzó de forma escalonada, comenzando con las operaciones de Carvajal Empaques en México y Estados Unidos. Actualmente, se encuentra en la segunda etapa, que abarca Colombia, El Salvador y Perú. Todo esto se desarrolló en el marco de un proyecto más amplio dentro de la empresa, enfocado en revaluar y estandarizar todos los procesos e implementar mejores prácticas, con el objetivo de facilitar la adopción de una solución estándar como la de Oracle.
La integración de Oracle con otras plataformas se realizó a partir de un diseño y arquitectura técnica definidos desde el inicio del proyecto. Entre los principales desafíos enfrentados estuvieron el cambio cultural, la adaptación de los equipos a nuevos procesos y la complejidad de migrar información desde múltiples sistemas. Para superar estos retos, Carvajal implementó un proceso estructurado de formación denominado Train the Trainers. En este proceso, se seleccionaron líderes clave dentro de la organización, basándose en su experiencia técnica y habilidades de liderazgo, para participar en sesiones intensivas de capacitación impartidas por Deloitte. Esto les permitió adquirir un conocimiento profundo del funcionamiento de Oracle HCM. Además, se desarrolló material de soporte utilizando recursos internos, como cápsulas audiovisuales y manuales prácticos, adaptados a las necesidades específicas de los usuarios. Posteriormente, estos líderes encabezaron el despliegue y la capacitación de los usuarios finales, asegurándose de que todos los colaboradores estuvieran preparados para operar de manera eficiente en el nuevo sistema.
Acerca del cliente
A lo largo de más de un siglo y seis generaciones, Carvajal ha logrado trascender con sus productos, que hoy llegan a más de 3,000 clientes en más de 30 países. La Organización Carvajal cuenta con un amplio portafolio de marcas, entre las que destaca Norma, que incluye productos icónicos como los cuadernos Norma, Kiut y Jean Book. Además, de otras marcas como Wau en el segmento hogar, Reprograf para el segmento de impresión y escritura, Mepal para muebles de oficina.