Al combinar Oracle Transportation Management (OTM) y Oracle Cloud ERP, la compañía estructuró sus procesos de transporte y back-office y redujo el costo de transporte.
Tractocar Logistics es una empresa colombiana que ayuda a los generadores de carga a reducir sus costos logísticos y optimizar la eficiencia de sus operaciones, actuando como operador 4PL para clientes de alto volumen en sectores como consumo masivo, plásticos y retail. Con un portafolio que incluye servicios de importación, distribución nacional, operaciones tienda a tienda y recaudo de efectivo, la compañía gestiona mensualmente entre 14.000 y 15.000 millones de pesos en operaciones logísticas.
A medida que el negocio crecía, también aumentaba la complejidad: más clientes, más puntos de entrega, más tipos de mercancía de gran volumen y bajo peso y mayor exigencia por parte de las áreas de compras y finanzas de sus clientes. Tractocar necesitaba controlar mejor sus costos, entender la rentabilidad por cliente y por operación y tomar decisiones basadas en datos casi en tiempo real. Sin embargo, se enfrentaba a procesos de planeación de transporte con mucha intervención manual, sistemas poco integrados que dificultaban conectar la operación de transporte con la información financiera, una alta dependencia de tareas administrativas para consolidar datos, generar reportes y preparar la facturación y una dificultad general para aprovechar la información histórica como insumo para pronósticos y mejora continua.
Para sostener su crecimiento y seguir siendo competitiva frente a otros operadores logísticos, Tractocar decidió modernizar sus tecnologías de gestión de transporte y gestión financiera con una plataforma en la nube que integrara el día a día operativo con el back-office y, al mismo tiempo, creara una base sólida para futuras iniciativas de automatización e inteligencia artificial.
“La combinación de OTM y Oracle ERP nos ayudó a poner orden en los datos y a entender con mucha más claridad cuánto nos cuesta cada operación. Reducimos el costo de transporte por metro cuadrado, pasamos de reportes que tardaban hasta cuatro horas a informes listos en alrededor de 90 minutos y, además, tenemos una plataforma preparada para seguir incorporando automatización e inteligencia artificial en la facturación y en el forecast.” — Gustavo Ramos Castiblanco, Gerente TI, Tractocar Logistics
¿Por qué Tractocar eligió a Oracle?
Tractocar eligió a Oracle como su socio tecnológico tras una evaluación amplia y criteriosa de las opciones disponibles en el mercado. La junta directiva buscaba una plataforma capaz de soportar tanto la complejidad del transporte como las necesidades financieras y contables del negocio, con un enfoque claro en estandarización, integración y evolución hacia analítica avanzada.
La combinación de Oracle Transportation Management (OTM) y Oracle Fusion Cloud ERP fue decisiva porque ofrecía, en una misma base tecnológica, el “cerebro” de la planeación de transporte y el sistema financiero central, reduciendo interfaces manuales y puntos de falla. La robustez del motor de optimización de OTM apoyaba la definición de rutas, secuencias de entrega y aprovechamiento de vehículos de manera más eficiente, mientras que la madurez de Oracle Cloud ERP en procesos estandarizados, como compras, cuentas por pagar y contabilidad, facilitaba la adopción y la capacitación de los equipos internos. Además, la hoja de ruta de producto de Oracle estaba alineada con el uso creciente de datos, automatización e inteligencia artificial, un aspecto clave para los planes de Tractocar de avanzar hacia rentabilidad en tiempo casi real y pronósticos más precisos. El acompañamiento cercano del equipo de Oracle en la etapa de pre-venta y diseño de la solución reforzó la confianza de la organización para ejecutar un proyecto que incluía la implementación simultánea de ERP y OTM, con impacto directo en la operación diaria y en la gestión financiera.
“Uno de los principales diferenciadores de Oracle frente a otros competidores es que sus soluciones son altamente adaptables, lo que nos permite obtener la información de manera rápida y precisa, incluso con los cambios regulatorios en el sector del transporte. Esto es muy positivo tanto para los clientes como para los empleados y las personas que operan el sistema.”— Angélica de la Peña Cerna, vicepresidenta comercial, Tractocar Logistics.
Resultados
Con Oracle Transportation Management (OTM) y Oracle Cloud ERP, Tractocar Logistics construyó una plataforma integrada para administrar tanto la operación de transporte como los procesos financieros asociados. La empresa pasó de flujos fragmentados y tareas manuales a procesos modelados en reglas de negocio, con datos consistentes y trazabilidad de extremo a extremo. En transporte, Oracle OTM se consolidó como el motor de planeación: el sistema considera puntos de entrega, ventanas horarias, capacidad de los vehículos y características de la mercancía para proponer combinaciones más eficientes de rutas y recursos. Actividades que antes dependían de la experiencia individual, como agrupar pedidos, decidir qué camión atiende a cada zona o ajustar las secuencias de entrega, ahora se realizan dentro del sistema, lo que mejora el uso de la flota, reduce errores y hace más predecible la operación en centros de distribución con alto volumen urbano.
Las integraciones de OTM con otros sistemas permitieron a Tractocar reducir el costo de transporte por metro cuadrado, registrando disminuciones de entre cuatro y ocho pesos por m² mes a mes. Al mismo tiempo, ayudaron a disminuir el tiempo necesario para generar reportes financieros, operativos y contables sobre las operaciones de sus clientes: si antes esos informes podían tardar hasta cuatro horas en producirse, ahora, con OTM y Oracle Cloud ERP trabajando de manera integrada, se generan en aproximadamente 90 minutos. Este salto de eficiencia contribuyó a un incremento significativo en las ventas y a que Tractocar se consolide como la opción preferida para grandes empresas del país, gracias a una operación más controlada y a información más oportuna.
Sobre esta base de datos estandarizados, Tractocar empezó a introducir automatizaciones apoyadas en inteligencia artificial y automatización . Cuando un vehículo termina su ruta, la empresa sabe en qué punto del proceso se encuentra y envía automáticamente una notificación al conductor por WhatsApp para solicitar la imagen del comprobante de entrega. Esa información llega a una plataforma intermedia, donde se clasifica y se encamina al sistema correspondiente, reduciendo llamadas, búsquedas manuales de documentos y digitación. El objetivo es que, en las siguientes fases, esta lógica se complemente con automatización y reglas de negocio para que la validación de documentos y la facturación se acerquen cada vez más al tiempo real, acortando el ciclo financiero y liberando al equipo para tareas de mayor valor agregado.
Mirando al futuro, Tractocar planea usar los datos históricos consolidados en ERP y OTM para construir modelos de forecast por cliente, zona y temporada, por ejemplo, proyectando el comportamiento de un mes con base en los últimos dos años, dimensionar mejor sus recursos y avanzar hacia una visión de rentabilidad casi en tiempo real por operación. Aunque todavía no explota de forma intensiva las funcionalidades nativas de inteligencia artificial de OTM, la compañía ya utiliza su motor de optimización como base para decisiones más inteligentes de transporte y se prepara para incorporar nuevas capacidades de IA a medida que la solución evoluciona, consolidando una plataforma lista para la próxima ola de automatización y analítica aplicada a la logística.
Socios
La implementación de OTM y Oracle Cloud ERP contó con el apoyo de partners y consultores especializados en logística y transporte, además de los equipos de Oracle. La adopción del ERP fue relativamente directa, al tratarse de procesos financieros estandarizados como cuentas por pagar, compras y contabilidad.
A lo largo del proyecto, la compañía trabajó con consultores regionales, incluyendo un equipo de especialistas mexicanos con amplia experiencia en transporte, para ajustar el modelo de OTM a la realidad del negocio y evolucionar las integraciones entre los sistemas de transporte y financieros. Paralelamente, Tractocar Logistics invirtió fuertemente en gestión del cambio y capacitación, formando a casi 300 usuarios finales en los nuevos procesos y herramientas. Este trabajo conjunto entre partners, Oracle y los equipos internos fue decisivo para que la organización pasara de plataformas fragmentadas y procesos manuales a un modelo integrado, listo para escalar nuevas automatizaciones y casos de uso de inteligencia artificial.
Acerca del cliente
La innovación es una constante en Tractocar, que ha sido reconocida por su contribución a la modernización del sector al recibir el “Premio Tecnología e Innovación” en el Congreso Colfecar 2023. El reconocimiento destaca iniciativas que impulsan la competitividad, la productividad y la sostenibilidad en el ámbito de la logística y el transporte, reforzando el papel de la empresa como referente en eficiencia, uso estratégico de la tecnología y compromiso con la logística verde.