“Crecimos un 16% a nivel de planilla durante la pandemia sin incrementar los recursos del departamento. No sólo eso, sino que además hicimos muchos más proyectos, al haber hecho más eficientes nuestros procesos” – Otto Peraza, Gerente de Desarrollo Organizacional
Coopenae es la cooperativa de ahorro y crédito más grande de Costa Rica por volumen activos. Coopenae ha construido su liderazgo desarrollando productos y servicios financieros con foco en el bienestar de las personas por más de 40 años. Hoy, Coopenae se enorgullece de generar y distribuir riqueza desde la economía social solidaria, beneficiando a más de 230.000 asociados a nivel nacional.
Uno de los desafíos estratégicos de Coopenae es mantener una propuesta de valor diferenciada, que le permita deleitar a sus asociados en un mercado financiero cada vez más competitivo. Para afrontar este desafío, Coopenae desarrolló una estrategia centrada en personas y tecnología, trabajando juntas por la búsqueda del bienestar y la preocupación por los demás.
Para su área de Desarrollo Organizacional, esta estrategia implicaba potenciar el desarrollo integral de sus colaboradores y fortalecer su cultura orientada al servicio, así como potenciar la gerencia basada en datos para la toma de decisiones y el asesoramiento estratégico de las distintas áreas del negocio.
Coopenae comenzó su proceso de transformación digital en procesos de gestión de capital humano y gestión de talento debido a que tenían un sistema enfocado en el procesamiento de planillas que era usado principalmente por los colaboradores del Departamento de Desarrollo Organizacional. Este sistema cumplía lo esencial, pero le dificultaba al equipo profundizar esa gerencia basada en datos que buscaban fortalecer.
Después de hacer una evaluación sobre la propuesta de Oracle y otras empresas de tecnología, vieron que Oracle HCM cumplía de forma más cercana sus necesidades y les permitiría, junto a iniciativas internas, cuidar mejor a su gente, favorecer el bienestar de sus colaboradores y promover la participación del personal en actividades que contribuyeran positivamente a la sociedad.
Con Oracle HCM, el área de Desarrollo Organizacional de Coopenae ha podido generar diagnósticos de todo tipo. “Ha sido un éxito, para nosotros se ha convertido en un instrumento clave para la estrategia de gestión de capital humano, llevamos diez procesos automatizados y vamos por más”, nos contó Maritza Chaverri, Líder Relaciones Laborales.
Debido a la automatización, el análisis de información para la toma de decisiones es mucho más fácil y rápido. Por ejemplo, ya no hay necesidad de hacer procesos manuales durante auditorias o solicitudes de información sobre cumplimiento capacitaciones regulatorias. También mejoró el porcentaje de cumplimiento de capacitaciones obligatorias, el cual pasó de un 65% a un 99% de participación, combinando digitalización con un proceso de transformación cultural del equipo de desarrollo humano.
Otro logro importante fue el habilitar un modelo de autogestión. Hoy, los colaboradores de Coopenae tienen el acceso directo a la información de sus beneficios, como balance de vacaciones, ausencias y la clínica NAE. A través de este modelo de autogestión, Coopenae logró procesar más de 6,000 transacciones en 2022, lo que tuvo un impacto directo en la productividad del equipo de Desarrollo Organizacional.
A nivel de reclutamiento, Coopenae logró mejorar la experiencia de sus candidatos externos, y digitalizar el 100% de los concursos internos para nuevas vacantes, el cual era un proceso que se realizaba de manera manual. Ahora, con Oracle HCM, los colaboradores de Coopenae pueden postularse directamente desde el portal de reclutamiento. Al ser un proceso frecuente y de alta participación, la organización ha percibido un beneficio invaluable.
“Oracle HCM ha sido un gran avance, de las grandes fortalezas que hemos alcanzado es el autoservicio. El sistema permite al colaborador auto servirse de información e iniciar procesos de forma amigable. Los colaboradores se sienten cómodos al gestionar sus propios procesos”, dijo Maritza.
Coopenae también redujo el tiempo de generación de reportes. “Antes, obtener la información era un proceso que tomaba una semana e involucraba a diferentes áreas, tanto de TI como de Negocio. Ahora toma minutos y la información se encuentra dentro de nuestra área. Esto nos permite dar información rápida y oportuna a otros departamentos” nos contó Juan Pablo Mata G. – Gestor de Relaciones Laborales.
La implementación fue realizada con Datco. Ellos se enfocaron en encontrar la similitud en los procesos entre Coopenae y la herramienta de Oracle. También demostraron la experiencia y el conocimiento que tienen sobre la aplicación, lo cual fue fundamental en el éxito del proyecto.
Otto Peraza, Gerente de Desarrollo Organizacional, asegura que la gestión de proyectos fue estricta y hubo mucho énfasis en el cumplimiento de la metodología y tiempos de entrega. También se involucró a todo el equipo, tanto el personal de Desarrollo Organizacional, quienes tuvieron que capacitarse en las características de la aplicación, como los líderes de la organización, lo que les permitió tomar decisiones oportunas. La experiencia entre Oracle y Coopenae se ha basado en cuidar la relación y mantener el apoyo en todo el proceso. “Es legítima la preocupación por el equipo, me enseñaron sobre las plataformas de conocimiento y aprendí a autocapacitarme en los conocimientos y eso es estratégico, ha sido muy agradable” Juan Pablo Mata.