Depuis le 1er janvier 2019, la norme IFRS 16 impose de comptabiliser tous les contrats de location au bilan. Il s’agit de faire figurer un actif représentant le droit d’utilisation du matériel loué (véhicule, bureau, usine, outil de production….) pendant la durée du contrat, en contrepartie d’une dette financière représentant l’obligation de paiement des loyers. Les contrats de faible valeur ou d’une durée inférieure à 12 mois ne sont pas concernés par cette norme, mais pour tous les autres, elle impose des schémas comptables complexes et des jeux d’écritures mensuels fastidieux.
My Money Bank, utilisateur d’Oracle Cloud Financials depuis 2017, cherchait à gagner en productivité avec une solution permettant de recenser et de gérer les contrats de location existants, et d’automatiser les calculs et les jeux d’écritures.
Les utilisateurs comptables chargés de ces opérations envisagent alors de recourir à une solution spécialisée dans la gestion des contrats de location IFRS 16, qui apparaît simple d’utilisation et conforme à la réglementation. Mais elle n’est pas interfacée avec la comptabilité.
“Cette solution ne répondait pas totalement au besoin car nous voulions aller jusqu’au bout du processus, et il nous fallait pour cela automatiser la saisie des écritures comptables.” explique Judith Collongues, e-Finance Leader chez My Money Bank
Le groupe découvre alors qu’Oracle a fait évoluer son module de gestion des immobilisations Assets Management Cloud en ajoutant la fonctionnalité Lease Management pour gérer nativement la norme IFRS 16. Oracle Cloud Financials bénéficie en effet de mises à jour trimestrielles qui prennent en compte les évolutions légales, mais également des fonctionnalités suggérées par les utilisateurs et auxquelles tous ses clients ont accès instantanément et sans surcoût. Après un test concluant de ces fonctionnalités par les utilisateurs, My Money Bank décide donc de mettre en place le module.
Un projet accompagné par les experts d’Oracle Financials
Pionnier dans l’utilisation de cette nouvelle fonctionnalité en France, My Money Bank a bénéficié d’un accompagnement par les experts d’Oracle qui ont su apporter les conseils nécessaires pour la reprise de l’existant et le paramètre de la structure comptable et du calendrier sur toute la durée des contrats. Par ailleurs, grâce à la persévérance et l’expertise de Judith Collongues, My Money Bank a rapidement appréhendé la logique du paramétrage à mettre en œuvre.
L’entreprise a également souhaité automatiser un maximum de traitements : les régularisations, révisions et terminaisons de contrats, les paiements et la comptabilisation au grand livre. Les états ont également été adaptés. “Grâce à la personnalisation du reporting, les utilisateurs métier accèdent à des états qui correspondent totalement à leurs besoins, constate Judith Collongues ce qui facilite l’adoption de la solution.” De plus, l’interface simple et conviviale du logiciel permet de rechercher et de trier facilement tous les contrats de location, ce qui s’avère très utile dans la relation avec les fournisseurs.
Un gain de productivité et de fiabilité
Les apports d’Oracle Asset and Lease Management Cloud répondent précisément aux enjeux de My Money Bank : fiabiliser le processus et gagner en productivité. Avec une gestion complète des contrats de location, incluant tous les recalculs conformes à la norme IFRS et l’intégration automatique des écritures dans la comptabilité, les utilisateurs gagnent plusieurs heures par mois et peuvent se consacrer ainsi à l’analyse et à la prise de décision sur ces contrats.
Pour la suite, My Money Bank envisage de relier cette fonction avec Oracle AP, pour la gestion des paiements fournisseurs, et souhaite explorer plus en profondeur les facilités de gestion qu’offre l’outil pour les gestionnaires de contrats.
Découvrez Oracle Cloud ERP au travers d’un tour d’horizon de la solution.