A Universidade de los Andes, fundada em 1948, é uma das instituições acadêmicas de ensino superior mais reconhecidas da Colômbia, graças aos seus pilares de alta qualidade. Atualmente, oferece uma ampla gama de programas, incluindo ciências da saúde, direito, administração, economia, humanidades e engenharia. Com um extenso portfólio de cursos de graduação, pós-graduação, mestrado, especializações e educação continuada de alto padrão, a universidade prepara profissionais qualificados para ocupar posições de destaque em diversas indústrias.
A missão da Universidade de los Andes é se tornar uma das principais instituições de ensino superior do continente. Para alcançar esse objetivo, a universidade enfrentou o desafio de encontrar uma ferramenta capaz de organizar, automatizar e tornar mais eficientes seus processos. Isso permite que a instituição concentre seus esforços em aperfeiçoar a aprendizagem de seus alunos, tanto nacionais quanto internacionais.
Por que a Universidad de los Andes escolheu a Oracle?
De acordo com seu Programa de Desenvolvimento Abrangente, a Universidade de los Andes planeja operar sob suas promessas de treinamento, bem-estar e impacto significativo até 2025, utilizando a transformação digital da Oracle como base. Os serviços da Oracle eram a solução necessária para atingir esse objetivo.
A instituição, que possui várias filiais e investimentos financeiros significativos, precisava garantir um sistema de compras eficaz. A solução de Supply Chain Management (SCM) da Oracle ofereceu as melhores alternativas para centralizar seus processos de pedidos de compra, proporcionando eficiência e controle aprimorados.
A Oracle forneceu à Universidad de los Andes uma solução capaz de dar suporte à sua cadeia de processos de compras.
Uma das principais razões pelas quais a Universidade preferiu este sistema foi sua operação na nuvem, garantindo serviço e suporte contínuos ao longo dos anos.
Para cumprir sua missão, a compatibilidade do SCM com o módulo de autoatendimento para usuários universitários foi um atrativo especial, acrescentando uma qualidade extra que influenciou a decisão da gerência. Além disso, a universidade optou por um sistema com uma interface amigável e intuitiva, permitindo uma revisão mais dinâmica de todos os seus serviços de compra.
Resultados
Desde o primeiro dia de operação do SCM, a Universidade de los Andes tem observado melhorias significativas no tempo de todos os seus procedimentos de compra. Agora, quando a instituição recebe solicitações de seus usuários, consegue realizar aprovações internas e atender às demandas em um curto espaço de tempo.
Além disso, o uso do portal do fornecedor aprimorou a comunicação da universidade com sua cadeia de suprimentos, reduzindo a necessidade de atualizações manuais no fluxo de trabalho, graças à apresentação omnicanal das informações.
A solução SCM permitiu que a Universidade de los Andes executasse ordens de compra em menos tempo, aumentando a agilidade na resolução de solicitações dos usuários.
A apresentação de informações em tempo real, viabilizada pela operação na nuvem, economizou os investimentos da instituição em manutenção e suporte de soluções legadas.
Além disso, a adaptabilidade do sistema SCM aos aplicativos nativos permitiu que a equipe de TI da organização criasse um módulo de autoatendimento, oferecendo à comunidade uma experiência perfeita de criação de solicitações e visualização de atualizações de todo o ciclo de compra, do início ao fim.
Graças à sua adaptabilidade, a facilidade de visualização e rastreabilidade das informações no sistema permitiu que todas as áreas envolvidas no processo de compra, como contas a pagar, tesouraria e fornecedores, estivessem cientes do status dos pedidos, reduzindo a possibilidade de erros.
Lissel Fátima Vergara Yepes, Coordenadora de Compras, Universidad de los Andes
Da mesma forma, ter uma plataforma licenciada, reconhecida e com um custo de mercado competitivo permitiu que a entidade reduzisse suas despesas com infraestrutura computacional sem negligenciar funcionalidades essenciais. Em resumo, ao transformar sua plataforma de gerenciamento de compras, a Universidade de los Andes conseguiu realizar um fluxo de aplicações mais rápido e preciso, cumprindo uma parte fundamental de sua visão operacional futura.
A Universidade dos Andes decidiu fazer uma implementação de longo prazo na interface do SCM da Oracle, em um esforço conjunto de uma equipe interdisciplinar da instituição e da Oracle Consulting, começando em setembro de 2019 e lançando oficialmente sua operação em janeiro de 2021.
Esse processo foi realizado transferindo os dados e instalando os recursos de compra necessários, com manuais e recursos escritos da Oracle, facilitando a instalação.
A equipe de TI da organização também foi responsável pela implementação de seu módulo de autoatendimento que funciona em sincronia com a solução SCM.