Com mais de 20 anos no mercado, a Afya é líder no ensino de medicina no Brasil e pioneira na adoção de práticas digitais voltadas para a aprendizagem contínua e suporte ao exercício da prática médica. Única empresa que se relaciona com o médico em todas as etapas da carreira, a Afya está presente em 19 estados brasileiros e no Distrito Federal com 32 Instituições de Ensino Superior, sendo 30 com oferta do curso de medicina, e 15 unidades de pós-graduação e educação continuada na área médica e de saúde, cobrindo todas as regiões do Brasil. 

Crescendo exponencialmente nos últimos anos, principalmente a partir da aquisição de outras empresas do setor de Saúde, a Afya precisava estruturar o seu controle de consolidação contábil e reporting, que era feito basicamente a partir de planilhas de Excel, com a inserção de dados ocorrendo de forma manual. Isso tomava horas da equipe do setor de Controladoria e Finanças, exigia inúmeras checagens e, ainda assim, sempre havia o risco de erros. 

E com a abertura de capital na Nasdaq, em julho de 2019, e a chegada de novos acionistas, a Afya precisava implementar uma solução que fizesse essa consolidação contábil e financeira de forma confiável, integrasse em seu sistema as mais de 40 empresas do grupo com agilidade e que tivesse padrões de segurança rígidos, reconhecidos internacionalmente.

Por que a Afya escolheu a Oracle

Para cumprir esses objetivos, a Afya foi ao mercado à procura de uma solução que fosse referência até mesmo entre seus atuais parceiros de negócios e empresas que já utilizavam a Oracle. Após avaliar vários sistemas, ela escolheu o Oracle Cloud Financial Consolidation and Close (FCC), módulo pertencente ao Oracle Cloud EPM. 

Um dos destaques da ferramenta são suas certificações de segurança no padrão SOX, que mitigam os riscos que o input manual de dados trazia uma vez que a própria Afya possui certificação SOX – Sarbanes-Oxley  desde 2020.  

“Nós vemos a implementação do Oracle FCC como um case de sucesso, principalmente nesse momento de crescimento da Afya. Nossa área de controladoria e finanças tem, hoje, uma estrutura que vai acompanhar essa evolução da companhia. A solução implementada nos proporcionou um ganho de agilidade incrível para fechar nossos números e facilitar as tomadas de decisão”
Welder Santos, Diretor de Controladoria e Impostos da Afya

A possibilidade da automatização dos processos, trazendo mais rapidez para os fechamentos e auditoria externa, bem como a integração com as demais ferramentas já utilizadas pela Afya também foram pontos importantes para a escolha do Oracle FCC.

Por fim, o fato de ser uma solução 100% baseada em cloud também fornece a escalabilidade necessária para o momento de expansão da empresa. 

Resultados

A partir do uso do Oracle FCC, a área de controladoria e finanças da Afya conseguiu automatizar 85% dos seus processos para realizar o fechamento do consolidado contábil. Com isso, a empresa consegue finalizar essa operação em apenas dois dias sendo que, antes da implementação, a mesma ação levava em torno de 14 dias para ser realizada. Hoje, o report é liberado no quinto dia útil do mês subsequente. Anteriormente, a consolidação das demonstrações financeiras ocorria apenas na segunda quinzena do mês. E esse ganho de performance foi atingido em um cenário que inclui quase 40 empresas da companhia, com diferentes combinações de negócios, eliminações de operações intercompany e atividades distinta como graduação, pós-graduação e soluções digitais.

O uso do Oracle FCC também agilizou a preparação do fluxo de caixa, tanto para a diretoria executiva quanto para os auditores externos. No cenário anterior, esse processo demorava até 20 dias para ser liberado. Com a solução da Oracle, essa mesma operação leva apenas 40 minutos. A Afya também conseguiu diminuir em torno de 40 dias a auditoria anual da companhia desde 2020, publicando os resultados dentro de um prazo menor. 

“Todos esses ganhos seguem padrões rígidos de segurança, compliance e um alto nível de assertividade nas informações, diminuindo consideravelmente a possibilidade de erros. Com o Oracle FCC, o acesso aos dados se tornou mais rápido e seguro, tanto para as áreas vinculadas à diretoria financeira da Afya, quanto para as áreas de operações e comerciais, para que as decisões sejam tomadas de forma mais assertiva e ágil”.
Juliana Diniz, especialista em controladoria da Afya

O ganho de agilidade gerado pelo Oracle FCC também permitiu à equipe de controladoria e finanças da Afya focar em tarefas mais estratégicas. Com mais tempo, os profissionais podem dar atenção exclusiva às empresas recém-adquiridas, consolidando e integrando seus sistemas contábeis ao da Afya de forma rápida, o que facilita a divulgação e a confiabilidade dos resultados. 

Implementação

A Afya contou com a Avvale para a implementação do Oracle FCC. O projeto durou quatro meses e foi cumprido dentro do prazo estipulado com uma equipe bastante técnica e comprometida com o prazo de implementação. 
Aspas que serão destacadas