Papelada sem fim e risco nas alturas
Assim como todo profissional sazonal pode afirmar, o setor está afundado em papelada e o volume não para de aumentar. A incapacidade de localizar com eficiência, compartilhar com segurança e validar se todas as partes estão trabalhando com as versões mais atuais aumenta o risco em um setor que já tem mais do que sua cota para gerenciar.


A boa notícia é que, hoje, o gerenciamento de documentos pode ser quase totalmente digitalizado, eliminando a montanha de papel e a complexidade e os riscos que a acompanham. A notícia não tão boa é que, mesmo com a automação, os documentos ainda podem ser difíceis de encontrar e gerenciar porque a maioria dos sistemas não é construída especificamente para os rigores da indústria da construção.
Aqui estão algumas das maneiras pelas quais o gerenciamento de documentos de construção pode se desviar e o que sua organização deve considerar ao procurar uma solução.


1. Brincar de “esconde-esconde”
Trabalhar com a versão errada de um documento custa muito dinheiro às empresas; brincar de achados e perdidos com documentos custa muito tempo. A pesquisa grosseira de pastas em servidores de arquivos e a comparação manual de versões de documentos são tediosas, dependentes da memória humana e propensas a erros.


No entanto, um sistema de controle de documentos de construção sem pastas com recursos completos de pesquisa de metadados pode fazer isso por você e eliminar a probabilidade de duplicação ou extravio de pastas ou documentos que colocam em risco os membros da equipe usando informações desatualizadas.


2. Impostos escondidos nas aprovações e atribuições
Uma verdadeira gestão de documento de construção vai muito além de armazenar os arquivos em um servidor. Um servidor de arquivos não pode organizar processos de aprovação, e cada pausa para voltar atrás para aprovação é mais um centímetro de areia movediça no caminho do projeto.


Um sistema que faz uso inteligente de metadados de documentos pode permitir que um usuário coloque facilmente documentos em um fluxo de trabalho predefinido, mas configurável pelo usuário, e depois bloqueie-os, para que não sejam alterados no meio do processo.
Além disso, o sistema deve ser capaz de marcar documentos para entrega à medida que o projeto avança, simplificando a etapa final. No final do projeto, essa marcação de transferência pode ser usada para colocar todos os documentos relevantes em um único catálogo de referência com uma interface de usuário mostrando o que foi incluído com links para simplificar a revisão.


3. Sistemas incompatíveis e incongruentes
Um controle verdadeiro sobre os documentos requer que todas os envolvidos usem o mesmo sistema. Se todas as partes interessadas em um projeto não estiverem no mesmo sistema, a recuperação de documentos pode se tornar extremamente trabalhosa e demorada.
E mais, pode se tornar impraticável auditar as mudanças e reconstruir os principais eventos com eficiência. O histórico de documentos pode ser perdido e documentos importantes podem desaparecer, causando maior risco financeiro e possibilidade de litígio.
Manter os documentos de todos os participantes em um sistema unificado facilitará e acelerará a transferência do projeto, ao mesmo tempo em que fornece um histórico abrangente e auditável para oferecer suporte ao gerenciamento futuro do ativo.


4. Descontentamento com o sandbox
Uma colaboração efetiva é essencial para o sucesso do projeto. Muitas das soluções de hoje, no entanto, são construídas em arquiteturas hub-and-spoke que prejudicam a confiança entre as partes interessadas, e a confiança é um ingrediente essencial para uma colaboração bem-sucedida.


Essas soluções geralmente permitem que o contratado ou proprietário do financiamento tenha acesso administrativo a todos os documentos, independentemente dos desejos das outras partes interessadas. As equipes do projeto exigem um campo de atuação embasada em equidade universal.


Um único sistema colaborativo é ideal e alcançável, fornecendo a todas as partes interessadas controle sobre seus dados, sem que nenhuma parte interessada tenha vantagem sobre a outra.


5. Lacunas incessantes
A maioria dos sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos deixa todas as pastas abertas, exigindo que uma organização assuma o risco e a responsabilidade de provisionar e administrar corretamente as permissões de acesso.


É fácil cometer um erro que pode fornecer a uma das partes acesso ao conteúdo de outras partes que ela não deveria ter, podendo levar, na melhor das hipóteses, a constrangimentos e, na pior, a questões legais e contratuais, danos financeiros, atrasos e prejuízos ao projeto. 


Com uma solução de gerenciamento de documentos construída para promover justiça universal, como o Oracle Aconex, cada organização tem seu próprio espaço de trabalho privado, que é configurado no sistema automaticamente e não pode ser quebrado. Cada organização detém e controla seus próprios dados dentro de seu respectivo ambiente de trabalho, e também controla as permissões de acesso do seu próprio pessoal.


Além de manter todos os direitos de acesso transparentes ao publicador. Essa abordagem aumenta a colaboração e a confiança.


O processo é a chave
O processo é fundamental e o valor do gerenciamento de documentos vai muito além das simples tarefas de digitalização, upload e armazenamento do que costumavam ser documentos em papel. As melhores soluções permitiram criar processos de controles de documentos mais eficientes, além de garantir fácil acesso a informações confiáveis.


As equipes de projeto devem poder ver todo o histórico de seu trabalho – quais mudanças foram feitas ao longo do caminho, quem as fez e quando – com todos os artefatos acessíveis no mesmo sistema para mostrar toda a árvore de decisão e o andamento do trabalho do início ao fim.


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