Fundada em 2020, a Vision One é uma rede nacional de hospitais especializados em oftalmologia. Entre seus fundadores, estão médicos das mais respeitadas instituições de saúde de olhos do país e cujo objetivo é construir uma uma empresa forte, líder, com foco em qualidade e, assim, inspirar os mais altos padrões de cuidado, humanização, valorização médica e gestão.
Controlada pelo private equity da XP, a proposta da Vision One foi integrar e consolidar o mercado de hospitais oftalmológicos, pensando numa rede nacional com alta qualidade e bons médicos. Atualmente, a rede conta com 2.100 colaboradores, 39 unidades espalhadas no Brasil, presentes em 8 Estados, 1.200 médicos e realiza 3,2 milhões de procedimentos por ano. A Vision One visa um tratamento integrado de saúde ocular, trazendo as principais especialidades como, catarata, retina, córnea, glaucoma, pediatria oftalmológica, uveíte, entre outras.
Como o crescimento da Vision One vem através da aquisições de redes de hospitais oftalmológicos, o grande desafio da rede é fazer com que todos os sistemas legados funcionem de forma integrada. Até pouco tempo, essa unificação de dados ocorria de forma manual, sendo bastante trabalhosa, sem uma plataforma na nuvem que pudesse integrar todas as informações, com escalabilidade e disponibilidade. E que ainda funcionasse de forma sincronizada com o software de front office da rede.
Logo, era necessário buscar um sistema de ERP que entregasse todas essas características.
“Quando começamos a buscar uma solução de ERP, olhamos muito para requisitos específicos da área de saúde, e queríamos uma plataforma que integrasse muito bem as informações entre o front office e o back office, tanto do nosso sistema, quanto dos sistemas legados dos hospitais que já integram ou integrarão a nossa rede”, declarou Leandro Pinheiro, CFO da Vision One. “Então precisávamos de um sistema robusto, que aguentasse esse volume de informações, que pudesse ser acessado de qualquer lugar e que fosse escalável. E um sistema em cloud seria o ideal para armazenar e gerenciar esses dados focados em saúde”, completa.
Por que a Vision One escolheu a Oracle
A Vision One optou pelo Oracle Fusion Cloud ERP depois de avaliar diversas opções, uma vez que a empresa buscava um sistema que estivesse consolidado no mercado. Outro diferencial é o fato de ser uma solução 100% cloud, o que possibilita às suas equipes de tecnologia, negócios e operações não focar em infraestrutura, mas sempre no negócio.
“A ideia é que fosse uma ferramenta 100% cloud native e que a gente não se preocupasse com estabilidade e gerenciamento de infraestrutura. E o Oracle Cloud ERP se mostrou uma das principais ferramentas do gênero para o que precisávamos o que já facilitaria todas as integrações.”, afirmou Rafael Galdino, Head de Tecnologia da Vision One. “Além disso, somos o primeiro grupo hospitalar a adotar Oracle Cloud ERP para nossa operação. Isso foi um diferencial, já que pudemos integrar o nosso sistema proprietário – o Healthcare Information System (HIS) – na infraestrutura Oracle, por meio do Oracle Integration Cloud (OIC). Isso foi uma fator essencial para que essa integração fosse mais fácil, do dado que nasce na ponta hospitalar e chegue dentro do nosso back office (Oracle ERP) sem gargalos. Então uma cadeia Oracle 100% integrada foi primordial para nos definirmos pela solução”, completa.
Outro ponto que motivou a escolha pela solução da Oracle foi a necessidade da Vision One em ter um barramento de integração nativo e que o Cloud ERP oferece. “O Oracle ERP possui uma barramento de integração nativo, o que facilita muito na integração de sistemas satélites. Isso é essencial para a Vision One, já que nós crescemos a partir da aquisição de outros hospitais. E com pouco mais de quatro meses de operação, nós já podemos observar maior eficiência operacional”, continua Galdino. “O Oracle ERP também realiza tratamento e análise de dados em tempo real, o que facilita a tomada de decisões no back office. Por fim, a ferramenta apresenta o melhor custo-benefício em relação a outros players”, completa o executivo.
Implementação
O projeto de implementação do Oracle ERP contou com a parceria da KPMG. O plano era implantar a solução em oito meses (entre maio de 2022 e janeiro de 2023), objetivo alcançado com o apoio tanto do parceiro, quanto da Oracle.
A plataforma Oracle começou a rodar primeiramente no HOPE – Hospital de Olhos de Pernambuco, em Recife, em janeiro de 2023.
Na capital pernambucana encontra-se ainda a sede do CAV – Centro Administrativo Vision One – que comporta as áreas Administrativa, Financeira, Contábil e Tecnologia do grupo, sendo que seu uso será expandido para outros hospitais e clínicas da rede no decorrer de 2023 e nos próximos anos.
“É impressionante o quanto a Oracle evoluiu na prestação de serviço, buscando sempre a nossa satisfação, e fazendo com que o projeto fosse entregue no menor prazo possível em conjunto com os parceiros contratados”, disse Leandro Pinheiro. “Foram essenciais a entrada e a participação da equipe de CSM da Oracle, o quanto eles estiveram à disposição durante todo o projeto. Então, junto com a KPMG, eram reuniões diárias de alinhamento do projeto, onde, em todas elas, o time Oracle participava e entrava em contato com parceiros envolvidos para alinhar e cobrar metas. Ações sempre voltadas ao cliente, focadas em oferecer soluções com fácil adequação e implantação e que, claro, fizessem sentido para todo o negócio”.
Expectativas e Resultados
Ainda que o Oracle Cloud ERP esteja rodando há pouco tempo na Vision One, alguns benefícios já foram percebidos por seus executivos. Com pouco mais de quatro meses de operação, a companhia já obteve maior eficiência operacional. Isso envolve automatização de processos administrativos, importação de notas fiscais e fechamento contábil mais ágil, o que reduz consideravelmente as chances de erros, minimizando os riscos.
Muitos processos, que eram manuais, agora são feitos de forma automatizada dentro sistema com todo rastreamento e integração das áreas. O fato de ser uma ferramenta 100% na nuvem também permite maior colaboração entre os times, já que é possível saber que o processo que iniciou no atendimento ao paciente na ponta vai terminar num back office, com uma cadeia toda preenchida e interligada.
“Podemos dizer que estamos muito felizes com os primeiros resultados do Oracle ERP. Agora, com a maior visibilidade e controle, os gestores vêm acompanhando os resultados financeiros da operação em uma ferramenta única, dentro de uma cadeia integrada. Isso vem sendo essencial para o nosso dia a dia e traz benefícios diferenciados para a Vision One”, declara Rafael Galdino. “O fechamento contábil também está muito mais rápido, com as informações mais integradas. Então a partir do faturamento que sai do Qvis, que é o nosso sistema de front, ele entra no Oracle ERP e já tenho isso preparado e contabilizado. A construção da integração foi muito bem-feita”.
“Nos dois primeiros meses, a operação do Oracle ERP ocorreu de forma assistida junto com a KPMG, onde aparamos algumas arestas e fizemos adequações. Mas, já no terceiro mês, percebemos uma eficiência muito grande da ferramenta”, afirma Pinheiro. “Como no processo de compras: antigamente mandávamos e-mail para o fornecedor com novos pedidos, mas não recebíamos retorno, porque a mensagem, por exemplo, caía no spam. Então o processo era muito mais lento e envolvia várias pessoas de diversas áreas. Com a solução da Oracle, a gente tem toda a cadeia integrada, logo, assim que uma unidade da rede necessite de algum item, o sistema dispara essa comunicação para o fornecedor, pois já temos o contrato negociado cadastrado. Com isso, o fornecedor recebe o pedido e já despacha a mercadoria para o hospital. Tudo muito mais rápido, com economia na gestão de processos e pessoas”, completa.