Há 14 anos no mercado, a Galápagos é uma distribuidora de jogos de tabuleiro, livros de RPG e outros produtos de entretenimento. A companhia tem como propósito inspirar pessoas a viver experiências fantásticas, para que juntas, criem conexões mais valiosas. 

Com uma fatia relevante do mercado, a empresa já tinha em seu DNA, uma cultura de transformação digital desde 2012, com foco na contratação de soluções cloud native, que permitem maior escalabilidade. Nos últimos três anos, ela passou por um crescimento exponencial, o que implica na necessidade de aperfeiçoar seus processos, não apenas em relação ao consumidor final, mas, também, internamente. 

Até 2018, a Galápagos não tinha uma amplitude na visão geral de gerenciamento por limitações do sistema, o que prejudicava suas tomadas de decisão e poderia impactar na expansão da organização. Com isso, a adoção de uma nova ferramenta de ERP foi, em boa parte, condicionada a descontinuidade da solução que ela utilizava anteriormente.

Por que a Galápagos escolheu a Oracle

A Galápagos escolheu a Oracle como parceira para otimizar suas operações, tanto de backoffice, quanto para o seu cliente externo. Com isso, a empresa adotou soluções como o Oracle Commerce Cloud (OCC), o Oracle Cloud Infrastructure integration e o Oracle Fusion Cloud ERP. 

No caso do Oracle Cloud ERP, diversas funcionalidades chamaram a atenção da Galápagos, como a possibilidade de adicionar e testar novos módulos – e removê-los facilmente – sem complexidade contratual. O negócio da companhia precisa desse atributo para lidar com produtos, questões de importação e distribuição de jogos. 
 

“É sempre um jogo de risco expandir. Mas, com o Oracle Cloud ERP, nós temos dados assertivos referentes ao nosso custo e estoque e isso permite tomar decisões com mais segurança para continuar a crescer”
Vitor Lima, Head de Tecnologia, Galápagos

 

Outro ponto era a possibilidade de integrações, algo que a ferramenta já oferecia em 2018, quando ela foi adotada pela Galápagos. Desde então, a solução está muito mais madura, oferecendo novas possibilidades que habilitam a companhia a automatizar e conectar cada vez mais processos em seus diversos departamentos (Financeiro, Contábil, Logística, Comercial, etc). 

Diante disso, a empresa priorizou a autonomia prometida pela ferramenta para fazer mudanças de processos de uma forma ágil, com amplas possibilidades de automatização. Soluções satélites, como o seu Warehouse Management System (WMS), que faz toda a parte de despacho, controle e recebimento de mercadoria pôde ser acoplado á ferramenta. A mudança trouxe transparência para a operação no armazém de Santa Catarina, que passou a ser apenas acompanhada pela equipe de logística em São Paulo. 

Implementação

A Galápagos iniciou o projeto de implementação do Oracle Cloud ERP em 2018. Todo o processo foi executado em cerca de 1 ano e 4 meses, em parceria com a KPMG. A empresa foi pioneira no uso da solução em sua versão cloud no Brasil e, apesar dos desafios de treinamento e capacitação dos times, a implementação alcançou os resultados pretendidos pela empresa. 

Resultados

Os principais ganhos da adoção do Oracle Cloud ERP pela Galápagos estão relacionados à eficiência operacional e automação, principalmente na área de Logística. As melhorias foram possíveis graças à integração de sistemas satélites, que permitiram que entre 30% e 35% dos processos de backoffice – sem considerar a parte financeira – fossem automatizados. Está nos planos de curto prazo da empresa automatizar também operações nas áreas de Contas a Pagar e Contas a Receber. 

Atualmente, 20 pessoas manuseiam o Oracle ERP dentro da Galápagos. Com a integração ao seu WMS e a implementação das automações, a empresa conseguiu escalar sua operação de Suply Chain sem aumentar significativamente o headcount do seu setor logístico nos últimos anos, mesmo crescendo exponencialmente. Em 2018, a equipe de Logística contava com duas pessoas e, até hoje, precisou acrescentar apenas mais um profissional a seu staff. Já o time de Armazém teve um crescimento maior, uma vez que as vendas da Galápagos cresceram significativamente no período em questão, gerando um volume maior de expedições.

A integração das áreas de Logística com Financeiro proporcionada pelo Oracle Cloud ERP também exigiu mais colaboração entre as equipes. Isso não foi um problema porque a solução habilita a comunicação e permite uma visão de toda a cadeia pelos times. Os gargalos se tornaram mais fáceis de identificar e podem hoje ser endereçados de forma assertiva, com suporte da Oracle, em fóruns quinzenais. 

Por fim, a adoção do Oracle Cloud ERP permitiu ainda uma melhora nas tomadas de decisão, com dados de todos os processos sendo puxados de dentro do ERP e, otimizados a partir do Oracle Transactional Business Intelligence (OTBI), que é utilizado pelas áreas de negócios da Galápagos de maneira autônoma. Isso permitiu às áreas da companhia acessar informações com mais independência e sem burocracia interna. Com isso, é possível gerar relatórios com baixa complexidade de uso.