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Cinco pasos para la continuidad del negocio en tiempos de la COVID-19

Guest Author

Este artículo fue originalmente publicado en AICPA Insights

Por Ash Noah, CPA, CGMA, FCMA, Managing Director - Learning, Education & Development, Association of International Certified Professional Accountants 

Como ex CFO, he afrontado distintas crisis, incluida la Guerra del Golfo, el 11 de septiembre y la debacle financiera de 2008. Pero la disrupción económica causada por el coronavirus (COVID-19) no tiene precedentes. Nuestro sistema económico y social global está operando en un territorio desconocido.

A pesar de la incertidumbre, la función financiera puede crear valor y elevar su papel como socio estratégico de negocio. Como titulares de designaciones de CPA y CGMA®, nuestra capacitación y experiencia nos proveen de la experiencia y las habilidades precisas para mitigar los riesgos y liderar los esfuerzos de recuperación para nuestras organizaciones, empresas y comunidades.

Para contribuir con directrices, la Association of International Certified Professional Accountants®, la voz global de AICPA® y CIMA®, está llevando a cabo una serie de seminarios web a cuatro voces con líderes financieros en varias semanas para ofrecer una visión experta sobre planificación de cara a ayudar a liderar organizaciones en esta crisis. La serie incluirá aprendizajes de Oracle sobre cómo los clientes están aprovechando las mejores prácticas tecnológicas no solo para superar la tormenta actual, sino también para incrementar la capacidad de recuperación del negocio en los próximos meses.


Un plan de cinco pasos para la continuidad del negocio

En el primer webcast de esta serie (también disponible como podcast), Chris Kite, vicepresidente de estrategia global de Oracle, compartió su enfoque sobre la continuidad del negocio, que comienza con un plan de continuidad del negocio (Business Continuity Plan o BCP). Si su organización no tiene uno, verifique si tiene un plan de recuperación ante desastres (Disaster Recovery Plan o DRP) que se pueda aprovechar. Si no tiene ninguno, es hora de comenzar de cero. Una vez que tenga su BCP, es preciso seguir estos cinco pasos para garantizar su efectividad:


1. Realizar un análisis de impacto empresarial (Business Impact Analysis o BIA).

Un BIA puede ayudar a su organización a determinar y evaluar los posibles efectos del coronavirus en las operaciones de negocio. Este proceso implica realizar un análisis de brechas para evaluar la preparación de su organización en operaciones continuas. Al realizar este análisis, considere el impacto en los siguientes grupos de stakeholders:

Empleados — su fuerza laboral debería ser su principal preocupación. El modo en que gestiona a su personal ahora puede tener un impacto a largo plazo en la lealtad y retención. Comience por identificar los procesos "críticamente importantes" y los miembros del personal que los ejecutan. Luego, determine si estos procesos deben llevarse a cabo en las instalaciones o si pueden realizarse de forma remota. También contemple cualquier acción que permita a la mayoría de su organización trabajar de forma remota. Es vital comenzar a desarrollar la capacidad de respaldo, ya que es posible que una parte de su fuerza laboral enferme por el virus.

Clientes — la forma en que su organización responde y sirve a sus clientes ahora es crucial para generar lealtad a largo plazo. Un paso en falso podría dañar la reputación a largo plazo. Monitorice de cerca los niveles de deuda de los clientes y evalúe regularmente su riesgo de crédito. No utilice puntuaciones de crédito estándar que ahora no son precisas, pero las convencionales le ayudarán a determinar si una empresa cliente será una preocupación continua una vez que regrese la normalidad.
 
Proveedores — Con las cadenas de suministro globales interrumpidas, debe determinar qué suministros o proveedores son "críticamente importantes" para mantener sus operaciones en funcionamiento. Revise todos los contratos de su proveedor, comprenda las implicaciones y determine si hay otras formas de continuar sus operaciones si uno de sus proveedores no puede entregar los productos. Ahora es el momento de repensar y reconsiderar todo. Esta es su oportunidad de desafiar el pensamiento convencional. Fomentar la innovación y la creatividad.

2. Crear escenarios (modelado)

A continuación, querrá crear modelos para los casos de escenario "peor" y "más probable". Esto proporciona un rango adecuado de resultados a considerar por la empresa. Por ejemplo, si observa a sus stackeholders clave y los riesgos que ha identificado para cada uno, debería poder detectar posibles resultados estratégicos, operativos y financieros para los próximos tres, seis o 12 meses. La herramienta de planificación de escenarios CGMA es un gran recurso para guiarle en este proceso. No olvide comprobar también los riesgos al alza. Puede haber modelos de negocio alternativos o nuevas formas de servir a sus clientes.

3.    Análisis del rendimiento y mapeado 

En este paso, debe considerar escenarios (creados en el paso anterior) para ayudarle a identificar nuevos riesgos. Esto ayudará a construir escenarios robustos. Considere también otros riesgos potenciales, incluidos los financieros, estratégicos, operativos y externos, y la probabilidad de que suceda. El mapa CGMA Risk Heat  puede guiarle en este esfuerzo.

4.      Asegure la alineación organizacional y la comunicación

Si su organización aún no tiene uno, cree un equipo de respuesta a pandemias multifuncional. Esto asegurará la alineación organizacional en torno a objetivos clave. También querrá asegurarse de que haya aprobaciones para ejecutar el plan de continuidad que cumpla con los requisitos de gobernanza. 

La comunicación con los stakeholders también es un paso vital de cada BCP. Identifique el contenido y la frecuencia con la que desea comunicarse con sus grupos de interés. Es extremadamente útil crear landing pages específicas para empleados, clientes, inversores, etc., con recursos y guías. 

5.    Desarrollar un plan de acción con monitorización continua

Un BCP eficaz también se centra en los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los procesos prioritarios. Eleve la frecuencia de medición y monitorización de la liquidez, ventas, stock, etc, a diario y / o semanalmente. Aproveche las fuentes de datos para obtener respuestas rápidas a los riesgos cambiantes. Intente habilitar el pronóstico continuo en las funciones clave y siga ajustando. Como ya se mencionó, la liquidez es la clave. También es importante la fuerza laboral, la capacidad de continuar sirviendo al cliente, así como el mantenimiento de las líneas de producción y la cadena de suministro.

COVID-19: Planificación de escenarios y modelado estratégico de inmersión profunda

El 9 de abril realizamos el segundo webinar de nuestra serie de seminarios web de continuidad de negocio COVID-19. Puede ver la transmisión on-demand webcast o unirse en directo en las fechas seleccionadas para obtener créditos de CPE gratuitos  para una inmersión profunda en la planificación de escenarios y las técnicas de modelado estratégico que puede usar mientras reúne sus recursos actuales en torno a su plan de acción, así como afrontar los cambios en su negocio e industria en un mundo post-COVID. Contamos con Marc Seewald, vice president of Enterprise Performance Management (EPM) Product Management en Oracle, y veterano de la industria con más de veinte años de experiencia en arquitectura y entrega de soluciones líderes de planificación y presupuesto.

Los objetivos de aprendizaje específicos incluyen cómo la planificación de escenarios puede ayudar a su organización, el papel de las finanzas en la planificación de escenarios, qué enfoques y metodologías aplicar, y qué herramientas están disponibles para apoyar sus necesidades de planificación de escenarios. Marc ha compartido las mejores prácticas en la planificación de escenarios y ha guiado a los asistentes sobre cómo pasar de la gestión de emergencias y crisis de hoy a la planificación y modelado para una variedad de escenarios de continuidad y recuperación.

Las partes III y IV de nuestra serie de webinars de continuidad de negocio COVID-19 analizarán el rol del juicio profesional en la gestión de crisis y recuperación, y las estrategias de gestión del capital humano. Visite el AICPA COVID-19 Resource Center  para ver las repeticiones o los próximos seminarios web de esta serie.
 

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