[社内連絡] 効率の良いスケジュール調整をしよう

This entry is for internal people only. The links are not accessible for external persons.

本来ここに書くべきことではありませんが、社内のブログは書いてないので;

むか~~~しから思っていたんだけど、どうもほとんどの人たちのスケジュール調整時のやり取りの効率が悪いです。複数の人たちが参加する打ち合わせ時間合わせをするときに、以下のようなものがメールの本文についてきたりします。
         2/9 Mon   2/10 Tue   2/11 Wed
         AM   PM   AM    PM   PM    PM
山中     ○   ○   ×    ○   ×    ○
田中さん 
山田さん
佐藤さん
鈴木さん
山本さん
毎回このメールが来るとウンザリするのは私だけではないはずです。で、これをやろうとすると毎回皆の○×が埋まるまでものすごい時間がかかります。場合によっては、返事が来ない人に対して、営業の人から催促のメールが来たりします。「鈴木さん、ご都合如何でしょうか?ご連絡お待ちしております。」って。さらには、先方から候補日を貰っていたにも関わらず、その時間が都合つかなくなったという連絡を受けて、再度別の候補日で○×が始まるわけです。

皆さん、金輪際これをやめませんか?

Time Is Money. 是非効率的なスケジュール調整を、NameFinder のカレンダー・サービス を活用してやってほしいです。そうすれば、「皆さん、カレンダーをアップデイトしてますよね?カレンダー見て来週月曜の午後で調整しますので、都合の悪い方は一報下さい。」といった一言で終わるはずです。

第一に;
  • NameFinder の右上にある "Allow/Disallow Viewing Your Calendar" を Yes にする
  • NameFinder のカレンダーにその都度スケジュールを入れる習慣にしておく
そして、スケジュール調整するときは;
  • よく一緒に行動する人の NameFinder を表示させ、e-mail address 横の "+" ボタンでリスティング
  • MySerections にリストされている人でカレンダーを見たい人を ctrl キーを押しながら、複数選択
  • "カレンダー" ボタンを押して表示
とするとこんな感じで表示ができ、あらびっくり関係者の空きスケジュールのアンドがすぐ取れちゃいます。これって、私の所属する部では昔から当たり前のようにやってきたやり方なのですが、どうも社内での広がり具合が悪いので、敢えてブログに書きました。こういった小さなところからカイゼンを。まあ、一日以上カレンダーのアップデイトができない状況だったりすると、まれにダブル・ブッキングになったりするんですけどね。

というわけで、明日から私に○×表を送りつけてきた輩様には、私のカレンダーのポインタと共にもれなくこのブログのエントリも送り返してあげますので、何卒これからも一緒にお仕事して下さい。お願いします :-)

これを実行しない人は、Shain 1.0 と呼ばせてもらいます。
投稿されたコメント:

Of course, Namefinder is useful to people outside Sun, since it ships in the Directory Server Enterprise Edition. Documentation is here.
Here are my favourite Namefinder tips:
  • You can find all the members of a mailing list by seaching for alias:mailinglistname. You don't need the @domainname suffix.
  • If you're using Firefox or Mozilla, create a bookmark with Location (URL) <span style="font-family: monospace">http://namefinder/Namefinder?nfquery=%s</span> and Keyword (shortcut) <span style="font-family: monospace">n</span>. Now you can just type <span style="font-family: monospace">n Fred Bloggs</span> into the Location bar of Firefox and go straight to the relevant Namefinder results.

Posted by Superpat on 2月月 09日, 2006年 at 09:32 午前 JST #

コメント
  • HTML文法 不許可
About

shingoy

Search

Archives
« 4月 2014
  
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
   
       
今日