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Einwohner, Finanzen, Integration, Bildung: Kommunale Entscheidungen mit Business Intelligence

Zukunftskongress Staat und Verwaltung 2018: Auf Oracle-Technologie basierende Steuerungssoftware „KLAR“ der Stadt Kaiserslautern ausgezeichnet

Autor: Michael Weschke, Account Manager Public Sector, Oracle Deutschland

Auch in diesem Jahr wurden im Rahmen des Zukunftskongresses Staat und Verwaltung von 18. - 20. Juni 2018 innovative Digitalisierungsprojekte ausgezeichnet. In der Kategorie „Bestes Modernisierungsprojekt“ des 17. eGovernment-Wettbewerbs prämierte das Gremium die Steuerungssoftware „KLAR“ (KaisersLautern – Analyse – Recherche) der Stadt Kaiserslautern. Mit dem System verfügt die Stadt über ein hocheffizientes Instrumentarium, um Daten aus allen Bereichen der Stadtverwaltung zusammenzuführen und auszuwerten. Auf diese Weise können städtische Entscheidungsträger jederzeit aktuelle Analysen abrufen und in ihre Entscheidungen einfließen lassen. Grundlage des Systems bildet die Oracle Business Intelligence.

Entscheidungen informationsbasiert treffen

„Den Grundstein des Projektes haben wir bereits 2016 mit der Gründung der Stabstelle Zentralcontrolling gelegt“, erklärt Dirk Andres, Leiter der Stabstelle Zentralcontrolling der Stadt Kaiserslautern. „Zuvor mussten wir beispielsweise bei den Einwohnerzahlen auf Angaben des Statistischen Landesamts zurückgreifen – diese genügen aktuellen Ansprüchen in der Praxis jedoch eher selten. Daher haben wir 2016 zunächst einen operativen Ansatz entwickelt, der uns direkten Zugriff auf unsere Einwohnerdaten ermöglichte.“ Mit dem System konnte die Stadt so monatsaktuell die Bevölkerungsentwicklung in den verschiedenen Stadtteilen verfolgen und wichtige Entscheidungen zu kommunalen Planungszwecken basierend auf diesen Informationen treffen. Hinzu kamen dann nach und nach auch die Bereiche Finanzen, Bildung und Soziales. Wichtig wurde außerdem das Thema Asyl: Denn Informationen über Anzahl, Alter und Geschlecht der ankommenden Flüchtlinge sowie etwa die Zahl vorhandener Unterkünfte wurden hier elementar, um die nötigen Versorgungs- und Integrationsmaßnahmen zu treffen.

„Insgesamt war unser Vorgehen aber bald zu komplex, da wir für die einzelnen Bereiche unterschiedliche Formate und Tools nutzen wie etwa die Reporting-Software FAZIT für den Bereich Finanzen oder den ASYLCUBE für den Bereich Asyl. Daher haben wir uns nach einem System umgeschaut, das uns über eine einzige Benutzeroberfläche zentralen Zugriff auf die Daten aller Verwaltungsbereiche sowie intuitiv bedienbare Analysetools bietet“, so Andres. Eine geeignete Lösung fand die Stadt Kaiserslautern im IT-Instrumentarium der Transferagentur Kommunales Bildungsmanagement Rheinland-Pfalz – Saarland (RLP-SL), die Kommunen beider Bundesländer Beratung und Unterstützung bei der Entwicklung eines kommunalen Bildungsmanagements bietet. Das IT-Instrumentarium der Agentur wird vom Deutschen Institut für Luft und Raumfahrtechnik sowie dem Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert und basiert auf Oracle Business Intelligence.

Mit einem Klick zum Überblick

Basierend auf diesem Instrumentarium entwickelte die Stadt Kaiserslautern die bereichsübergreifende Steuerungssoftware „KLAR.

Über das System steht der Stadt nun eine zentrale Datenbank zur Verfügung, die Daten aus allen städtischen Verwaltungsbereichen integriert. Autorisierte Mitarbeiter können auf diese über eine einheitliche webbasierte Benutzeroberfläche zugreifen – sowohl vom PC aus als auch über mobile Endgeräte. Zudem stehen ihnen zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten und Visualisierungsoptionen zur Verfügung.

„Um richtig planen zu können brauchen wir nicht nur qualitativ hochwertige, sondern auch einfach aktuelle Daten“, konstatiert Andres. „Der Haushalt ist dafür ein gutes Beispiel: Wenn wir erst dann auf die Zahlen schauen, wenn wir merken, dass das Budget nicht reicht, ist es definitiv zu spät. Durch KLAR erhalten wir tagesaktuell einen Status Quo zur gesamten Finanzsituation der Stadt und können bei Bedarf schnell reagieren. Wenn die richtigen Daten nicht zur Verfügung stehen, haben wir einfach zu große Zeitverluste. Jetzt sind wir jederzeit aussage- und handlungsfähig  ob es dabei um die Hilfe zur Pflege geht, um Tiefbau oder die Weihnachtsbeleuchtung ist vollkommen unerheblich.“  

Digitalisierungsprojekte mit geeigneten Technologien anpacken

„Uns war es ein wichtiges Anliegen, unsere Sachbearbeiter eng in das Projekt mit einzubeziehen, denn sie sind letztlich für die inhaltliche Datenqualität verantwortlich“, erklärt Andres. „Deshalb haben wir das Projekt sozusagen von oben nach unten initiiert aber von unten nach oben aufgebaut.“ Auch die Kosten waren überschaubar, da die Stadt zur Nutzung des Systems der Agentur RLP-SL neben den Personalkosten lediglich in die dafür nötigen Oracle-Lizenzen investieren musste.

„Wir freuen uns sehr über die Auszeichnung  und darüber, dass unser System so großen Anklang findet. Datenanalyse in der öffentlichen Verwaltung ist keine Raketenwissenschaft – man muss sie einfach anpacken und mithilfe geeigneter Technologien wie der von Oracle umsetzen“, so Andres. „Wir sehen noch viel Potenzial in ‚KLAR‘ und wollen es kontinuierlich weiterentwickeln. Daher freuen wir uns auf regen Austausch mit anderen Städten und neue Ideen.“

 

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