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Flexibel, schnell und polyglott: Die Oracle ERP Cloud

Digitale Geschäftsmodelle sind schnell, flexibel, agil – und überschreiten Grenzen in rasendem Tempo. Darauf müssen auch moderne Finanz- und Unternehmenssteuerungs-Systeme ausgerichtet sein – und hier geht zukünftig ohne die Cloud praktisch nichts mehr. Wie das genau aussehen kann – darauf gibt es nicht die eine abschließende Antwort, sondern vermutlich so viele wie es Unternehmen und Anwendungsfälle gibt.

Die Veranstaltung „Modern Finance in der Cloud“ in der BMW-Welt am 18. Oktober 2017, organisiert von Deloitte, gab einen sehr kompakten und doch umfassenden Einblick in Anforderungen und Einsatzszenarien speziell von ERP-Cloud-Systemen. „Mit der Cloud-Software gibt es kein Customizing mehr, und viele Prozesse werden standardisiert. Damit sind Cloud-basierte Softwarelösungen (Software-as-service) speziell für den Finance-Bereich prädestiniert“, erläuterte Dr. Marcus Pack, Partner bei Deloitte, in seinem Einführungsvortrag.

Vor allem aber die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung, die wir alle aus der privaten Nutzung kennen, führen zu ganz anderen Erwartungen an Business Software: Wir alle haben uns an mobile, unmittelbare Kommunikation gewöhnt und erwarten schnelle Reaktionen, auch und gerade im kommerziellen Einsatz. Unternehmen schätzen die Möglichkeit, sich über Echtzeit-Analysen von Daten schnell einen Überblick über Umsätze oder die Resonanz von Kampagnen zu verschaffen und bei Bedarf schnell umsteuern zu können. Gleichzeitig müssen Systeme regelmäßig an gesetzliche Vorgaben in sämtlichen Zielmärkten angepasst werden; außerdem bilden Unternehmen über neue Geschäftsmodelle und externe Partnerschaften Ökosysteme, die sich permanent verändern. Diesen – und anderen – Anforderungen ist mit individuell veränderter und lokal installierter ERP Software nicht mehr beizukommen – die nötige Flexibilität und Schnelligkeit fehlt. Eine vollständig digitale Finanzfunktion umfasst im Optimalfall Cloud-ERP in Kombination mit Cloud-basierten Lösungen für strategische und finanzielle Steuerung, beispielsweise für Planung, Forecasting oder Konsolidierung. „Eine vollständige Suite für Finanzen in der Cloud bietet derzeit nur Oracle“, kommentiert Dr. Pack.

Globales Business – globales Finance-System

Wie die konkreten Herausforderungen im Praxisfall aussehen können, schilderte Jeff Taylor, Director bei Deloitte USA, am Beispiel der Modernisierung der Finanzsysteme bei einem international tätigen Autovermieter. Das Unternehmen ist in mehr als 100 Ländern präsent; seine Flotte umfasst über 500.000 Autos. Die Historie der Hard- und Softwaresysteme des Unternehmens geht auf die 80-er Jahre zurück, was Wartung, Änderungen im System und die Integration neuer Produktangebote zu einer echten Herausforderung machte. Die Modernisierung des Finanzsystems wurde schließlich 2016 angepackt: Den Ausschlag bei der Wahl der Oracle ERP Cloud gab zum einen die breite Lösungspalette von Oracle, zum anderen die Unterstützung von Lokalisierungen und unterschiedlichsten Sprachen in den Regionen EMEA und APAC.

Lokalisierung in mehr oder weniger „exotischen“ Märkten ist die eine Sache, Steuerrecht eine andere. Denn auch hinter den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD – verbirgt sich ein umfangreicher Anforderungskatalog an ERP-Systeme, wie Dr. Rainer Eismayr, Steuerberater und ebenfalls Partner bei Deloitte, ausführte. So dürfen elektronisch eingegangene Dokumente nicht ausschließlich in Papierform weiterverarbeitet werden, damit sie weiter auswertbar bleiben – was im Übrigen auch für Stammdaten und unstrukturierte Daten gilt. Dazu zählt im Zweifelsfall jede lapidare E-Mail mit steuerlich relevantem Inhalt. „All diese Daten jahrelang vorzuhalten für den Fall, dass die Steuerprüfung doch noch kommt – das ist mit der Cloud viel einfacher, nicht zuletzt vor dem Hintergrund automatischer regelmäßiger Updates der Systeme“, resümiert Eismayr.

Die Fortsetzung dieses hoch komplexen Themas übernahm Karsten Roigk, Managing Director beim Oracle-Partner Primus Delphi Group. Über die Themen Umsatzsteuer, Steuerprüfungen und Buchführung nahm er erneut Kurs auf die globalen Märkte – denn welches Unternehmen ab einer bestimmten Größe agiert heute schon noch rein national? So ist die Internationalisierung des Geschäfts denn auch ein wesentlicher Treiber für das Wachstum bei ERP Cloud-Lösungen, denn diese sind für den globalen Einsatz entwickelt. Oracle wahrt mit seiner ERP-Plattform dabei die richtige Balance zwischen „internationaler Anwendbarkeit“ und lokalen Erfordernissen, speziell hinsichtlich bestehender Datenrichtlinien: Über die Plattform lassen sich derzeit 28 Sprachen und außerdem verschiedene Bilanzierungssysteme (HGB, IFRS und andere) abbilden; Lokalisierungen sind in 36 Ländern ohne weiteren Aufwand implementierbar. Vor dem Hintergrund der Tatsache, dass eine Auslagerung von Daten ins Ausland gerade aus steuerrechtlicher Perspektive äußerst kritisch zu bewerten ist, sind die hochmodernen Rechenzentren, über die Oracle in Deutschland verfügt, nicht nur ein Asset, sondern fast schon essenzielle Geschäftsgrundlage.

Flexibel + nutzerfreundlich = Oracle NetSuite

Von den Steuern zu modernen Formen der Kooperation: Minds&More ist ein Beratungsunternehmen für Marketing und Sales, die zusätzlich noch Interim Management und Community Events anbietet. Zehn Account Manager steuern das Geschäft; Minds&More arbeitet mit Freelancern zusammen und setzt für seine Projekte jeweils ausgewählte freie Berater ein. Vor diesem Hintergrund ist das Management immer auf der Suche nach neuen Kandidaten.  

Die Optimierung der HR-Prozesse war denn auch zunächst das vordringlichste Anliegen bei der Auswahl einer neuen Lösung, denn der bestehende Wildwuchs und ein ineffizientes Excel-Management wuchsen sich allmählich zu einer Belastung aus. Schnell wurde dem Management jedoch klar, dass auch Bereiche wie Projektmanagement und Finance einer „Frischzellenkur“ bedurften. Die Wahl fiel schließlich auf Oracle Netsuite – aufgrund der Integration weiterer Bausteine ins System, aber auch der Nutzerfreundlichkeit. „Im Bereich Funnel Management hatten wir früher immer Calls mit allen zehn Account Managern – jetzt reicht ein Blick ins System.“ Wer Telefonkonferenzen kennt, weiß einen solchen Vorteil zu schätzen.  

Der „Partner of Choice“ war Oracle NetSuite auch für Smaato, globaler Spezialist für Smartphone-Werbung. Das Unternehmen ist mit fünf Standorten und einer Vielzahl von Zielmärkten rund um den Globus extrem international ausgerichtet; erst vor kurzem wurde es von einem chinesischen Konsortium (Spearhead) gekauft. „Unser Geschäftsmodell sieht so aus, dass wir Lieferanten und Werbekunden auf einem Marktplatz zusammenbringen und Angebot und Nachfrage aggregieren“, erläutert Gregory Weisser, Vice President Finance. Zu den Lieferanten zählen App-Entwicklung und Mobile Publisher; auf der Nachfrageseite agieren vor allem werbetreibende Unternehmen und Agenturen.

Ein schnell wachsendes Unternehmen, verschiedene beteiligte Gesellschaften, internationales Geschäft und zahlreiche Partner: „Finance in the Cloud“ wurde sehr schnell auch für Smaato ein Thema. „Wir wollten vor allem die bestehende Accounting-Welt schnell auf ein neues System haben“, fasst Weisser zusammen. Aufgrund seiner hohen Nutzerfreundlichkeit sowie umfassender Integrations- und Anpassungsmöglichkeiten schlug Oracle NetSuite andere potenzielle Konkurrenzsysteme aus dem Felde. „Wir können an NetSuite alles anbinden“, resümiert Weisser. Konträr zur „gängigen Lehre“ besteht um NetSuite herum weiterhin ein Konglomerat an weiteren Lösungen für unterschiedlichste Zwecke auch im Finance- und Payment-Bereich: „Integration ist aber definitiv ein Thema für die Zukunft“, räumt Weisser ein.

 

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