X

Waarom Finance moet focussen op de klant (en waar je moet beginnen)

Julien Harbers
External Communications

Toen Dropbox begin dit jaar HelloSign overnam, kreeg het bedrijf er ineens 80.000 bestaande klanten bij. Hoewel het onboarden van een nieuwe business in een bestaande organisatie geen makkelijke klus is, slaagt Dropbox erin de integratie van HelloSign goed te laten verlopen door de externe én interne klanten centraal te stellen. Een sprekend voorbeeld.

Eoin Donohoe, International Controller bij Dropbox: “We verplaatsten ons vanaf het begin van de overname in onze klanten. We stellen onszelf steeds de vraag hoe we het ze zo makkelijk mogelijk kunnen maken en hoe we de beste service kunnen bieden om het samengaan van de twee bedrijven soepel te laten verlopen. Dat geldt ook voor de interne klanten. We zorgen ervoor dat degenen die verantwoordelijk zijn voor het onboarding-proces hun rol zo efficiënt, prettig en productief mogelijk kunnen uitvoeren.  

De visie van Donohoe wordt gedeeld door veel finance professionals. Uit recent onderzoek dat werd uitgevoerd door de Association of International Certified Professional Accountantsen Oracle blijkt onder andere dat steeds meer CFO’s de klant-focus belangrijk vinden. Het wereldwijde onderzoek, dat werd gehouden onder 700 CFO’s, laat verder zien dat de meest succesvolle organisaties focussen op drie belangrijke peilers: Operational Excellence, Digital Intelligence en Business Influence*

Operational Excellence
Donohoe van Dropbox is onder meer verantwoordelijk voor procure-to-pay (P2P) op wereldwijd niveau en de transformatie van Finance. Hij is ervan overtuigd dat de beste service niet zonder operational excellence kan. “Mijn belangrijkste focus is de vraag of onze Finance processen optimaal zijn. Daarbij maak ik natuurlijk ook de koppeling met onze groei en het opschalen van Finance. Want als ons bedrijf groeit, impliceert dat dan ook dat het aantal mensen dat met transacties bezig is, groeit? Mijn antwoord hierop is: ‘nee’.”

Tegelijkertijd: voor upscaling zonder extra headcount is automatisering nodig. Wat niet mogelijk is zonder technologie. Dropbox gebruikt daarom Oracle ERP Cloudals primair financieel systeem. “We zijn erg onder de indruk van de werkwijze van Oracle én onze partnership”, zegt Donohoe. Hij heeft regelmatig meetings met Oracle’s development team met als doel zoveel mogelijk uit de cloud-implementatie te halen.

Omdat Dropbox zelf een cloudbedrijf is, kent het de voordelen van de cloud en wil het ook met een cloud ERP-oplossing werken. Onder andere om te kunnen profiteren van de automatische kwartaalupdates met de nieuwste innovaties. 

Als technologiebedrijf weet Dropbox als geen ander dat gebruikers bijna nooit alle features en functies van een tool gebruiken. “We vinden het heel belangrijk dat we kunnen sparren met een Oracle-medewerker. En we vinden het heel prettig dat ze naar onze business processen kijken en bijvoorbeeld proactief vragen: “wist je dat er modules zijn die je proces nog efficiënter maken, waarom gebruik je die niet?”

Donohoe onderzoekt momenteel ook de mogelijkheden van robotic process automation (RPA) binnen accounts payable om zo nog efficiënter te werken en continu hoge kwaliteit te bieden. 

Focus op klantsucces
Maria Smith, assistant corporate controller bij Oracle, stond recentelijk met Donohoe op het podium voor een gezamenlijke presentatie. Haar Finance team krijgt regelmatig vragen van klanten zoals Dropbox en ze beantwoordt deze graag.  Tijdens de presentatie vertelde Smith dat ze vaak gebeld wordt met vragen als: “je gebruikt dezelfde cloud service als wij en we zouden graag weten hoe je ervoor zorgt dat je zo efficiënt mogelijk werkt.” Ze vindt het geen probleem deze vragen te beantwoorden, sterker nog, ze is er trots op haar praktijk-ervaringpraktijkervaringmet Oracle ERPen EPM Cloudte delen.

Binnen Oracle ERP Cloud bijvoorbeeld werkt Smith met een tool waarmee ze makkelijk kan boeken in een multi-ledger en multi-currency grootboek. “We kunnen de boekhouding wereldwijd vanuit alle vestigingen en landen beheren met één simpele invoer,” legt Smith uit. “Ik kan in het VK in ponden boeken, in Spanje in euro’s en in de US in U.S.-dollars. Door deze tool konden we het aantal kostenplaatsen met 98% reduceren van 11,400 naar 200.”

Smith’s team kan wereldwijde intercompany accounts voor honderden susidiaries alloceren in maar 5 uur. Nadat haar team startte met Oracle Cloud ERP werd het aantal handmatige handelingen met 14% teruggebracht en dit percentage is nu verder opgelopen tot 25%. 

Automatic close: toekomstmuziek?
Smith’s wens voor de toekomst is om de boekhouding in één dag financieel te kunnen afsluiten of nóg beter, een geautomatiseerd proces te realiseren waardoor de balans continu van updates wordt voorzien. 

“Bij een automatische afsluiting van de boekhouding wordt data continu geüpdate, van omzet- en salescijfers tot klantcijfers en financiële HR-data. Doordat Oracle Cloud zowel cijfers van HR, ERP, klanten en supply chain biedt in een single data modeldatamodel, moet dit in de toekomst mogelijk zijn. Hierdoor hebben we dan elk moment inzicht in de actuele P&L en balans. De kwaliteit van de data moet hiervoor dan optimaal zijn.” 

Digital Intelligence
De kwaliteit van financiële data is ook een focus voor Dropbox's Finance team, omdat het nog betere inzichten oplevert. “De meeste bedrijven zijn erg gefocust op omzetcijfers, het aantal klanten en de gemiddelde omzet per klant”, zegt Donohoe. “Terwijl andere financiële data die niet gerelateerd is aan omzet en die momenteel niet gebruikt wordt, ook veel inzichten kan bieden. Het Finance team heeft als enige inzicht in de werkelijke kosten van de gehele business. Wij willen deze data gebruiken om nog betere beslissingen te nemen en hierdoor mee te werken aan het bepalen van de koers van onze organisatie.”  

Intelligence levert invloed op
Smith beaamt het belang van data voor het nemen van de juiste business beslissingen. “Ik wil dat ons Finance team zich ontwikkelt en zich niet meer zozeer richt op de cijfers van het verleden maar op de strategie van de toekomst. Maar in veel organisaties hebben teams niet de middelen om hier tijd aan te kunnen besteden. Alleen door automatisering kun je hier wel middelen en inzichten voor vrijmaken.”   

*Agile Finance Unleashed: The Key Traits of Digital Finance Leaders, januari 2019

Be the first to comment

Comments ( 0 )
Please enter your name.Please provide a valid email address.Please enter a comment.CAPTCHA challenge response provided was incorrect. Please try again.