X

Hoger onderwijs: niet integreren, maar innoveren

Julien Harbers
External Communications

De onderwijswereld ademt innovatie. Van opleidingen als Machine Learning, Toepasbare Blockchain, Quantum Laboratoria tot Moleculaire Studies en Data Science. Het Hoger Onderwijs bereidt onze leerlingen voor op de toekomst met excellent onderwijs en onderzoeksprojecten. Hier komen fantastische innovatieve projecten uit als de Senz-paraplu, de Quantib-radioloog en de Nuon Solar-auto. Maar hoe zit het met de back-office ondersteuning van deze hogescholen en universiteiten? Is ERP, Studentenadministratie, HR, CRM en BI zo ingericht dat de medewerker en student optimaal ondersteund worden om innovatief te kunnen werken?

De onderwijsinstellingen geven in alle jaarverslagen en strategische instellingsplannen aan dat er op de back-office en bedrijfsvoering voldoende te winnen is door eerst basis op orde te brengen, waardoor hierna studenten en personeel meer resources beschikbaar maken voor innovatie. Hoe brengt een onderwijsinstelling die basis op orde en wat zijn de valkuilen?

Projecten zoals Sens en Nuon Solar zetten het Nederlandse Hoger Onderwijs internationaal op de kaart en zorgen ervoor dat het Nederlandse onderwijs tot een van de beste ter wereld behoort. Studenten verwachten anno 2019 van een onderwijsinstelling een meer gepersonaliseerde, snelle en flexibele benadering als het gaat om hun leerprogramma. Bij het aanmelden van een cursus verwacht een student een snelle reactietijd, 24/7 beschikbaarheid op vragen, de juiste hoogleraren tijdens de cursus en een soepele betaling. Als dit er niet is, dan kan een student zich beter aanmelden bij een andere onderwijsinstelling. 

Waar het hoger onderwijs op zijn front-office vol wil inzetten op innovatie en het bijwonen van de studentverwachtingen, wordt het op de back-office tegengehouden door een verouderd applicatielandschap.

Hoe kan het Hoger Onderwijs richting front-office innoveren als de back-office in de basis nog niet op orde is?
Waar het onderzoek en de innovatieve projecten wereldwijd mooie prijzen in de wacht slepen, loopt de back-office vaak achter de feiten aan. Hierbij schort het nog vaak aan de benodigde ‘state-of-the-art’ applicaties die ervoor gaan zorgen dat de onderwijsinstelling de toekomstige verbeteringen aan de front-office voor studenten kan blijven bijbenen. Vaak bestaan de back-offices nog uit verouderde legacy applicaties die al jarenlang geen upgrade meer hebben gehad en vol staan van het opgebouwde maatwerk. Het schort bij deze applicaties aan een gebrek aan self service mogelijkheden, gebruikersvriendelijkheid, gemak in upgraden & business continuïteit en toegankelijkheid (benaderbaar via tablets, laptops en mobiele telefoons). 

Bovendien worden vele onderwijsinstellingen ondersteund door aparte applicaties voor Finance, HR, Studenten Administratie, Inkoop, Analytics, Projectadministratie, Payroll en bijvoorbeeld Begroting. Afzonderlijk van elkaar zijn deze applicaties meestal heel goed in wat ze doen, maar ze zorgen niet voor een holistisch overzicht van de bedrijfsvoering. Om een huidige status van de organisatie te kunnen krijgen met realtime informatie en rapportage over waar de onderwijsinstelling staat, dient een groot (en vaak verouderd) data warehouse opgetuigd te worden waar middels verschillende integraties en vertaaltabellen de data tot een geconsolideerd overzicht gemaakt dient te worden. Bij dit data warehouse worden middels verschillende integraties en vertaaltabellen de data tot een geconsolideerd overzicht gemaakt. Dit zorgt ervoor dat het verzamelen van de stuurinformatie uit het data warehouse veel tijd en energie kost en meestal enkele maanden op zich moet laten. Daarmee is de stuurinformatie verouderd en niet altijd betrouwbaar. Op basis hiervan dient het College van Bestuur haar besluiten te maken. Anno 2019 kan het College van Bestuur hier niet meer op wachten en is deze manier van werken niet betrouwbaar. 

Hieronder een overzicht van de gemiddelde onderwijsinstelling als het gaat om de bedrijfsvoering waarin elk domein op zijn eigen silo acteert:

Door deze ondersteuning op de back-office is het personeel van onderwijsinstellingen veelvoudig bezig met data overzetten van systeem A naar systeem B, het handmatig aanpassen van data over meerdere systemen en het integreren en onderhouden van deze verschillende oplossingen. Bovendien dient alle informatie uit de verschillende systemen geconsolideerd en vertaald worden in het data warehouse, totdat er uiteindelijk stuurinformatie uitkomt. Hier gaat een groot deel van de tijd en budget van de onderwijsinstellingen in zitten en dat is zonde.

Veel onderwijsinstellingen, organisaties en bedrijven vragen zich hardop af; welk applicatielandschap gaat mij helpen bij de nieuwste ontwikkelingen en digitale transformatie?

Eerst de Basis op orde en dan Innoveren
Maar hoe gaat zo’n onderwijsinstelling er dan mee om? Gartner geeft aan dat ERP hoort te gaan over de volgende vier aspecten: IT kostenbesparing, operational excellence, standaardisering van processen en business innovatie om nieuwe business modellen te ondersteunen.

In het Hoger Onderwijs is inmiddels de vervangingsvraag van ERP, HR, Student en BI gerelateerde applicaties in volle gang. Steeds meer scholen beginnen in te zien dat deze aspecten onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn (bijvoorbeld dat alles wat een medewerker in HR doet een financiële afhandeling heeft). Juist daarom kijken veel hoger onderwijsinstellingen bij het vernieuwen van hun back-office processen naar een ondersteuning van innovatie op de front-office vanuit een holistische en integrale bedrijfsvoering, zodat er meer tijd is voor innovatie. 

Toch overwegen veel onderwijsinstellingen om een Enterprise Service Bus (ESB) in te zetten om verschillende losse applicaties van Finance en HR aan elkaar te binden. Maar let daarbij op dat een ESB goed is om het Student Informatie Systeem (SIS) te combineren met allerlei verschillende applicaties. Echter, een ESB inzetten om de core bedrijfsvoering uit elkaar te halen, verplaatst de focus van innoveren naar integreren als het om tijd, geld en innovatie van de bedrijfsvoering gaat. In principe is de onderwijsinstelling het hart van de organisatie (Finance, HR, Inkoop, Projecten & Onderzoek en Studenten) uit elkaar aan het halen. Vervolgens focust de onderwijsinstelling zich constant focussen op het integreren en onderhouden van deze integraties tussen deze applicaties. 

Bedenk bij het vernieuwen van het applicatielandschap daarom of de toekomstige strategie echt de basis op orde gaat brengen en niet het probleem van on premise naar Cloud verplaatst. 

Onderwijsinstellingen die Finance, HR, Projecten, Student Administratie en Begroting integraal op één platform draaien, zullen minder hoeven te focussen op integratie en onderhoud van het bestaande landschap,  zullen de basis sneller op orde hebben om daarna te kunnen focussen op innovatie. Wat is mooier dan wanneer er op basis van Machine Learning waardevolle informatie naar een gebruiker toe wordt gestuurd (bijvoorbeeld openstaande inkooporders of projecten die in risico zijn het budget te overschrijden)? 

Vervolgens kan een onderwijsinstelling zich steeds meer focussen om de ervaring van zowel de medewerker als de student steeds meer zo te maken zoals men nu al gewend is in het dagelijkse leven. Door middel van chatbots vragen hoeveel vakantiedagen men nog heeft, of door middel van spraakherkenning vragen hoeveel openstaande vacatures er nog zijn voor de Faculteit Wiskunde? Het systeem dient daarin de medewerker en student te faciliteren en vooruit te helpen. Dat biedt dus veel nieuwe mogelijkheden.

Klinkt interessant? Laten we het eens verder onderzoeken in een persoonlijk gesprek. We kijken er in elk geval naar uit om de medewerkers en studenten in het onderwijs hiermee vooruit te helpen.

Dit is een bijdrage van Ron van den Akker, ERP & EPM Applicatie Specialist BeNeLux Publieke Sector & Onderwijs bij Oracle.

Be the first to comment

Comments ( 0 )
Please enter your name.Please provide a valid email address.Please enter a comment.CAPTCHA challenge response provided was incorrect. Please try again.