X

5 tips voor onboarding op afstand

Julien Harbers
External Communications

Hoe kun je nieuwe werknemers onboarden als iedereen thuiswerkt? Wat is belangrijk om te weten als je ineens een bedrijf remote moet managen? 

De doelstelling van een onboarding proces, zowel face-to-face als remote, is ervoor te zorgen dat nieuwe collega’s de bevestiging krijgen dat ze de juiste beslissing hebben genomen om voor jou te werken en ze te laten wennen aan hun nieuwe werkgever, de cultuur, de werkomgeving en de verwachtingen. Wanneer het onboarding proces op afstand plaatsvindt, is een belangrijk doel ervoor te zorgen dat de nieuwe werknemer zich welkom en gewaardeerd voelt, zelfs als ze niet kennis kunnen maken met hun nieuwe collega’s. 

Gelukkig hebben we de technologie en de tools om een face-to-face-ervaring tot leven te brengen, zelfs als alle medewerkers thuiswerken. Hier zijn vijf eenvoudige manieren om je onboarding virtueel te starten.

1.    Maak een planning 
Zorg ervoor dat werknemers ten minste enkele dagen voor hun eerste werkdag beschikken over de benodigde uitrusting zoals een laptop, telefoon en headset. Dat stelt ze in staat om logins te testen, wachtwoorden en voicemails van tevoren te activeren en direct toegang te krijgen tot de platforms waarmee ze gaan werken.

2.    Beperk papierwerk zoveel mogelijk
Maak zoveel mogelijk gebruik van online handtekeningen en handel het papierwerk zoveel mogelijk af voor de contractdatum, mits dit juridisch gezien toegestaan is natuurlijk. 

3.    Maak van tevoren verbinding via een attente giveaway
Wil je dat een nieuwe werknemer direct verbinding voelt? Stuur dan bijvoorbeeld een cool bedrijfsshirt dat je collega op de eerste werkdag kan dragen. Hoe tof is het als ze deze kunnen laten zien tijdens bijvoorbeeld een Zoom-sessie of op hun eigen social media kanalen? 

4.    Maak een virtuele tour door het kantoor
Medewerkers zullen nieuwsgierig zijn naar het kantoor dat ze misschien niet eerder hebben kunnen zien. Maak daarom een korte virtuele rondleiding door het kantoor en eventuele andere bedrijfslocaties. Dit kun je extra interessant en leuk maken met een korte 'speurtocht', eventueel met behulp van een lijst met ongewone dingen die de nieuwkomers moeten zoeken. Als de onboarding met een groep mensen plaatsvindt, kunnen medewerkers hun hand opsteken of in een chatbox noteren wanneer ze een van de items op de lijst gevonden hebben. 

5.    Maak de onboarding interactief 
Een dialoog is vaak prettiger dan enkel en alleen het aanhoren van iemands verhaal. Ga daarom het gesprek aan met je nieuwe collega. En laat ze niet alleen praten met de onboarding manager, maar ook met elkaar en met collega’s. Maak bijvoorbeeld gebruik van een ‘icebreaker’, waarmee ze andere nieuwkomers kunnen leren kennen én de collega’s met wie ze gaan samenwerken. Als je een vrij grote groep hebt en je platform het toelaat, zet dan wat break-out discussies op. De eerste dag van de onboarding is tenslotte niet meer dan een introductie tot je hele onboarding proces. Ontwikkel checklists met managers zodat ze dit proces voortzetten en zorg ervoor dat ze een planning maken. 

Een ondersteuningssysteem, dat er voor zorgt dat ervaren collega's regelmatig contact opnemen met nieuwe mensen, is ook zinvol. Wanneer iedereen vanuit huis werkt, is het voor collega’s die elkaar al goed kennen gemakkelijk om contact te houden, maar managers moeten het voortouw nemen in het opbouwen van teamwork en collegiale contacten in het hele team. Zeker voor nieuwkomers. Een formeel systeem dat willekeurige chats organiseert, kan helpen om elkaar te leren kennen. 

Experimenteer en zie wat het beste werkt in jullie organisatie. Check bijvoorbeeld via een onderzoek wat mensen leuk vinden en vraag naar  ideeën over hoe het onboarding proces verder verbeterd kan worden. Je zult merken dat werknemers zich vrij snel aanpassen aan een online omgeving, zeker als ze merken dat de werkgever de moeite neemt te helpen. 

Deze post is geschreven door Jason Richmond, President/CEO en Chief Culture Officer bij Ideal Outcomes, Inc., een bedrijf dat opleidingen ontwikkelt die op afstand gevolgd kunnen worden, ook wel remote opleidingen genoemd. Daarnaast is Jason auteur van het boek Culture Spark. 

Be the first to comment

Comments ( 0 )
Please enter your name.Please provide a valid email address.Please enter a comment.CAPTCHA challenge response provided was incorrect. Please try again.