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テレワークの生産性を高めるための5つの鍵

このブログは、NETSYNC社 HEAD of DIGITAL BUSINESSであるマーク・リンド(Mark Lynd)氏によるブログ記事5 Keys to Successfully Implementing a Productive Remote Workplaceを抄訳したものです。

初めてであるかどうかに関わらず、リモートで仕事をすることは一筋縄ではいきません。新しいワークスペースに適応するには、新たな課題も生じがちです。バランスを見つけるところから始めて、すでに成功している人たちから学び続けることができます。移行が関係者全員にとって円滑になるように、この記事では、すでにテレワークに切り替えた人々や企業から得られたヒント、提案、ベストプラクティスをご紹介します。

1) 明確なガイドラインと見通しを示す
在宅勤務の従業員のために適切な見通しと目標を設定することが重要です。これには、スケジュール、ポリシー、テクノロジー、リモート・データ・アクセスなどが含まれます。たとえば、特定の重要要件に限って従業員が出社できるのであれば、そのことを明確かつ詳細に示し、すべてが安全かつ慎重に行われるようにします。

2) 適切かつセキュアなテクノロジーを利用する
適切なテクノロジーとリソースを確実に利用できるようにする、または近日中に利用できるようにします。インターネット、コラボレーション、メッセージング、ビデオ会議、ファイルと文書の共有など、適切なツールを利用可能な状態にすることがリーダーにとって重要です。

次に、セキュアで効率的かつ生産的なワークプレイスを実現するための重要なテクノロジーをいくつか紹介します。

多要素認証
多要素認証とは、コンピューターのユーザーが認証システムに対して2つ以上の証拠(要素)を正しく提示した場合にのみアクセス権を承認するという認証方式です。証拠として使用できるのは、知識情報(ユーザーのみが知り得る何らかの情報)、所持情報(ユーザーのみが持つ何らかの物)、生体情報(ユーザーが何者であるか)です。多要素認証は、NISTやゼロ・トラストなどの強力なセキュリティ・アーキテクチャを支える重要要素の1つです。

ID・アクセス管理(IAM)
生産的なテレワーク環境は、ID管理から始まります。IDおよびアクセス管理では、従業員の役割(ロール)とアクセス権の付与、定義、管理を行い、どのレベルで権限が承認(または拒否)されるかを定義します。これは、各部門への鍵であり、多要素認証と同様に、ゼロ・トラストなどの強力なセキュリティ・アーキテクチャを支える重要要素の1つです。

エンドポイント管理
多様なユーザーとデバイスをセキュアに管理することが非常に困難になる場合もあります。したがって、拡張された環境全体を単一コンソールから効率的にモニター、管理できる強力なエンドポイント管理ソリューションを選択することが重要になります。ロケーションベースのフィルタリングや分析などの追加機能により、適切なソリューションが極めて高価値になる場合もあります。

BYODのサポート
リモートで従業員が勤務し、携帯電話やタブレットなどの個人所有デバイスを利用するテレワーク環境では、このアプローチをサポートするポリシー、プロセス、テクノロジーを用意することが重要です。使い慣れた自分のデバイスを利用することで、多くの場合、リモートで働く従業員の生産性は向上するため、BYODのサポートは有益な結果をもたらします。

業務アプリへのセキュアなアクセス
日々の業務を行い、目標や職責を果たすために日常的に利用している業務(LOB)アプリに容易かつ確実にアクセスできるようにすることが重要です。多くの企業は業務(LOB)アプリへのアクセスを提供していますが、規模の拡張には苦労しています(特にVPNを利用している場合)。したがって、これらのアプリへの適切なアクセスをテレワーク環境に適切に提供できるようにすることが最優先事項となります。

サービスの監視
リモートの従業員が増えると、会社の外部やファイアウォールの外からのトラフィックが急増するようになるため、セキュリティ、アプリケーション、ネットワーク・パフォーマンスを監視できることが重要になります。サービス監視およびSIEM(Security Information and Event Management)製品を活用することで、この機能を獲得し、アラート、通知、診断を迅速に行うことができます。リモートの従業員が最もイライラすることの1つは、必要なビジネス・アプリケーションに安定的にアクセスできないことです。

データの保護
多数のリモートで働く従業員が会社の外から重要データにアクセスする大規模なテレワーク環境において、企業が実施すべき最も重要な施策の1つはデータのセキュリティです。

3) コラボレーションを確実にする
初めて在宅勤務する従業員は、テレワークには何らかの調整が必要だと感じる場合があります。Web会議ツールを使ってチームの繋がりとコラボレーションを維持することには多くのメリットがあり、生産性を向上させることができます。また、参加できない人のために大規模な会議や重要な打ち合わせを録画することは、全員に最新の情報を共有する上で重要な機能です。

4) 進捗状況を測定し、成功を認識する
アジャイルなチームから教訓を学び、仮想プロジェクトを開始します。リモートで働く従業員の生産性は、どうやって測定するのでしょうか。一流企業の多くでは、物理的な場所にかかわらず、従業員の生産性を効果的に測定しています。

率直に言えば、管理がうまくいっているテレワーク環境下のチームは、職場で席を並べている同僚たちよりも生産的であることが珍しくありません。パフォーマンスは、オフィスの机で過ごした時間では測れないためです。リモート仮想組織の多くで成功の3つの基本指標とされるのは、更新情報の品質、セールスなどの生産性基準、顧客との関係をどれだけ深めたかです。在宅勤務で目標を早期に達成した従業員をできるだけ早く認識し、できればそれに報いるようにします。

5) 柔軟かつスマートになる
在宅勤務を認めている企業の多くには、柔軟なスケジュールが必要です。たとえば、従業員の多くは家庭に子供がおり、子供の面倒をみるための調整を必要としています。リモートの従業員がもっとも働きやすい時間に働けるようにスケジュールに柔軟性を持たせることは、より強い忠誠心、より幸福な環境、より生産性の高いテレワーク環境につながります。

まとめると、大規模なテレワークの体制を整えることは、多くの企業にとって大きなメリットがあり、企業の経費削減にもつながります。したがって、メリットの享受の最大化と適切なテレワーク環境への投資に対しては、楽観的であることが重要です。

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