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オラクルの財務部門が在宅勤務中、月次決算にかかる時間を20%短縮した方法

本記事はForbes.com Oracle BRANDVOICEの記事を抄訳しています。

オラクルは月次決算を自動化するという目標を掲げており、新型コロナウイルスの対策状況下の今年3月、財務部門は在宅勤務中であったにもかかわらず、月次決算にかかる時間を20%短縮しました。

オラクルのシニア・バイスプレジデント兼アシスタント・コーポレート・コントローラーであるマリア・スミス(Maria Smith)は、「当社は決算にかかる時間の短縮を目指していますが、リモートワーク中に達成できるとは素晴らしいことです。クラウドを使った業務は、私たちにとって平常業務と同じです」と述べています。

マリア・スミスは、オラクルのシニア・バイスプレジデント兼アシスタント・コーポレート・コントローラーを務めています。

決算処理の迅速化によって、経営者は変化する事業や経済状況に素早く対応できるようになり、財務部門は戦略的な業務に集中できる時間が増えます。最終的には決算処理を完全に自動化することで、財務会計がリアルタイムに実行され、いつでも財務データを報告できるようになります。

決算処理の完全自動化に向けた取り組みをリードしているのは、オラクル子会社のうちの1社であり、この子会社自体が、世界中の主要地域に20を超える関連会社を有しています。この子会社は3月に、在宅勤務を行いながらも初めて1日で決算処理を完了しました。また、この子会社は、オラクルの“パイロットテスト事例”として、さまざまなERPモジュールやビジネスプロセスをオラクル全社で展開する前に、財務システムのクラウドへの移行を行っています。

オラクルが「Oracle Cloud ERP」の導入を始めてから実感しているメリットとしては、全世界の銀行取引の約92%が現在自動で照合されていること、数百の法人間のグローバルな会社間債権および債務残高が90分以内に照合されること、経費配分が98%減少したこと、全世界の発注の見越し額の計上がわずか3時間以内に完了すること、そして今まで、複数元帳/複数通貨仕訳によって、手作業で行っていた会計処理が35%減少していることが挙げられます。

顧客と同じように「Oracle Cloud ERP」および「Oracle Cloud EPM」に移行したことで、こうした利点を得ることが可能になりました。

しかしこれほどの規模で改善できたことは、テクノロジーの恩恵であると同時に、財務・会計担当者のいまの働き方を改革することも重要な要素になります。

「『フィナンシャル・タイムズ』を小脇に抱えてオフィスに座り、決算処理を自動化することはできません。こうした古風な会計担当者のイメージは過去のものです。現在の会計担当者のコアコンピテンシーは、ステークホルダーとの関係、影響力、イノベーション、変革へのリーダーシップ、コラボレーション、企業を現代の金融の世界へと先導する能力であり、これまでとはまったく異なる役割です」(スミス)

迅速な決算処理に不可欠なステップ

決算処理の自動化を実現するために必要な基盤は、常に同期され、単一のデータセットに基づく統合システムであり、これによって重複と手間のかかる照合の必要性がなくなるとスミスは語っています。

「データがワンセットの場合、すべてが即座に連携するため、照合に時間をかける必要はありません。データが分断しており、総勘定元帳と照合する必要がある企業は、そのために何日も無駄に費やす可能性がありますが、当社ではすべて自動化されています。」

例えば、企業にとって最大のコスト領域の1つは人件費です。「Oracle Cloud HCM」と「Oracle Cloud ERP」の統合により、オラクルが企業を買収した場合に、従業員データがHCMシステムに移されると、即座にERPシステムと統合されます。給与・手当、原価部門、各従業員の事業部門、発注書、出張費用など、すべてが自動的に入力されます。

「当社ほどの規模の企業で世界中の人員数を把握していること、および会計と人事の間で人員の照合をする必要がなくなることは、大幅な時間の節約になります。HCMERPのクラウド統合は、データの精度、管理、スピードの向上につながります。この連携はまた、企業の再編や新規企業の買収、あるいは市場進出モデルの変更時に、従業員の一部を新しい事業部門や原価部門に移す際にもカギとなります」(スミス)

スミスは決算処理をリレー競走に例えています。データとシステムが統合されている場合は、バトンが速やかに渡されるようなものです。システムが相互にやり取りできず、統合されていない場合、「走者」は各領域(未払金、固定資産、売上、経費など)でバトンを手渡す前に、立ち止まって照合し、調査を行う必要があります。

もう1つ重要な点は、オラクルが単一のグローバルな勘定科目表に移行したことであり、企業全体にわたって一貫性がもたらされ、会計報告が大幅に簡略化されています。スミスによると、財務部門は現在、最新のデータを利用できるようになっています。これは、企業全体、数百に上る関連法人、あるいは事業部門および地域に関して、リアルタイムでSmartViewレポートを実行できるためです。

オラクルの財務をクラウドに移行する過程でスミスが得た重要な教訓は、グローバル共通の勘定科目表への移行はもっと早く実施すべきであったことと、財務部門の幹部は基準を高く設定する必要があるということです。

「日次で決算処理を行うという目標を設定した当初は、疑念がありましたが、それはすぐ意欲を掻き立てる挑戦へと変わり、チームはその実現に向けて必要なことについて調査を開始しました。そして、プロセスの簡略化から自動化、さまざまな挑戦を全面的に受け入れるまで、数百に上るイノベーションのアイデアが次々に生まれました。実際、もし日次で決算処理が可能であるならば、その決算処理に数日あるいは数週間を費やしたいと思う会計担当者は存在しません。それによって継続的な決算処理の自動化という次なる目標や、次世代の財務の設計に集中できる場合には、なおさらです」(スミス)

財務部門の新たな役割

日次での決算処理という目標を達成するには、企業の財務部門以外も関与する必要があります。ビジネスプロセスの刷新、改善が必要な分野の特定、データ品質の向上に向け、企業内のあらゆる事業部門とのコラボレーションが必要になります。

正確な会計処理には正確なデータが必要であり、決算処理を速めるには正確なデータが不可欠です。

「私たちにとっての大きな教訓は、当初、決算処理を日次で完結することはスピードの問題だと想定していましたが、スピードの達成に向けて私たちが下した結論は、実際には効率に関するものであったという点です。また、それが財務部門内における効率化という問題だけではなく、企業全体の効率化の問題であったことも分かりました。財務部門に加え、事業部門にとっても、この探求が成功した要因はそこにありました。」(スミス)

スミスのチームにとってもう1つの重要事項は、製品開発部門と密接に連携し、オラクルのクラウドアプリケーションの四半期ごとのアップデートにおける機能強化を促進することです。

「製品開発部門は、四半期末の決算処理プロセスにおいて、私のチームに影のように付き添い、すべてを観察しました。その結果として私たちは現在、自動化を予定している追加のリストを手にしています。これは素晴らしいコラボレーションであり、まったく新しい働き方です。」(スミス)

スミスのチームは、「Oracle Cloud ERP」を日常的に使用し、このシステムに対して素晴らしい洞察を得ていることから、顧客、セールス、マーケティングなどのグループと協力し、外部に対して企業の顔を務めるという、フロントオフィスのような役割も担っています。

「私たちは、自らにとって最大の顧客の1人です。お客様の財務部門の幹部がオラクルのERPソリューションについて理解したい場合、実際にその製品を使用して決算処理を行っている人と話したいと望むはずです。このため私のチームは、『Oracle Cloud ERP』を導入・使用してきた経験について、頻繁に他企業の財務担当者と語り合っています」(スミス)

すべてが積み重なって、スミスのチームに大きな変化をもたらしており、チームはパイオニアとしての新たな役割を受け入れています。

「この環境における財務・会計担当者の役割は、企業において果たし得る最も魅力的な業務の1つだと思います。私のチームは日々、数年前には不可能だと思われた目標を達成する方法について、数々のアイデアを共有しています。その1つが、決算処理の自動化です。今やすべてが可能であり、目標へと進むかどうかは私たちリーダー次第であると考えると、非常に心が躍ります」(スミス)

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