Der Weg zu strategischer Agilität und die Auswirkungen auf die IT

 

Organisationen sind Herausforderungen intensiver ausgesetzt als jemals zuvor. Erfahren Sie warum es entscheidend ist, in einem komplexen und sich verändernden globalen Umfeld, die Kontrolle zu behalten und wie dies durch Oracle Instantis EnterpriseTrack unterstützt werden kann.

 

Behalten Sie bei Veränderungen die Kontrolle

 

In der heutigen komplexen und sich schnell verändernden Welt, müssen Organisationen kontinuierlich ihre strategische Ausrichtung anpassen, um die Marktführerschaft zu behalten, sagen die INSEAD Professoren Yves Doz und Mikko Kosonen, Co-Autoren von „Fast Strategy: How Strategic Agility Will Help You Stay Ahead of the Game“ (Pearson, 2008). Um rasch auf Veränderungen im Markt reagieren zu können , müssen Unternehmen in der Lage sein, schnell Entscheidungen zu treffen und Ressourcen umzuschichten, um von neuen Chancen, in einem komplexen und sich schnell verändernden Umfeld, profitieren zu können. Der Weg zur strategischen Agilität – und die Art und Weise wie Organisationen Möglichkeiten nutzen, auf Risiken reagieren und Innovation ermöglichen – sind Programme und Projekte, die nachhaltige Veränderung in der Organisation schaffen.

 

Schnelle Veränderung muss eine Kern-Fähigkeit sein. Wenn Organisationen nicht in der Lage sind notwendige Veränderungen zu bewirken, vermindert das die Wettbewerbsfähigkeit. Eine Schwachstelle, die oft bei der Initiierung von Veränderung auftritt, ist die fehlende Kompetenz die Strategie zu identifizieren und dann in ausführbare Handlungen zu übersetzen. Sie müssen sicherstellen, dass alles was Sie planen umzusetzen optimal auf Ihre Strategie ausgerichtet ist. Um agiler zu werden müssen Unternehmen kontinuierlich beurteilen, ob der derzeitige Ressourcen-Einsatz geeignet ist, um Geschäftsprioritäten zu folgen und Markt-Chancen zu nutzen.

Organisationen müssen Fähigkeiten entwickeln, um Kosten und Veränderungs-initiativen, aufgrund von einem  Strategiewechsel, anzupassen. Sie müssen auch die Technologie nutzen können, die eine unternehmenskritische Rolle spielt, bei der Top-Down Verknüpfung der strategischen Ziele mit den umzusetzenden Initiativen, Programmen und letztlich Projekten. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur eine gute Methodik für die Projekt-Initiierung und das Projekt-Management haben, sondern auch, dass die Erreichung des geplanten Geschäftsnutzens gemessen wird. Schon Winston Churchill sagte: However beautiful the strategy, you should occasionally look at the results.“

 

In der heutigen Welt müssen Unternehmen eine neue Position einnehmen, um verstärkte wirtschaftliche Unsicherheiten zu adressieren. Die Nutzung von Technologie ist unabdingbar, um Services, Produkte und Fähigkeiten im Sinne des Kunden anbieten zu können. Strategische agile Organisationen können Herausforderungen in einer Art und Weise nutzen, um Möglichkeiten für einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

 

Auswirkungen auf die IT

 

Laut Gartner Research gehört eine bessere Ausrichtung der IT an Unternehmensstrategien und -prioritäten zu den wichtigsten Treibern für CIOs. Nur wenige Unternehmen machen allerdings einen guten Job bei dem Versuch, IT-Projekte mit den übergreifenden Prioritäten des Unternehmens zu verknüpfen. Tatsache ist, dass nur wenige CIOs überhaupt damit zufrieden sind, wie eng sie ihre IT-Projektaktivitäten mit den strategischen Zielen ihrer Organisation verknüpfen können.

Wenn Projekte mit strategischen Zielen oder Initiativen verknüpft werden, geschieht dies in der Regel als „Bottom-up“-Prozess, bei dem Projektideen oder laufende Projekte an wichtigen Strategien ausgerichtet werden. Obwohl dies dem wichtigen Zweck dient, für mehr Transparenz zwischen den Projektvorgängen und übergeordneten Prioritäten des Unternehmens zu sorgen, ist dies dennoch kein umfassender Ansatz zur Umsetzung einer Strategie und des erforderlichen Ressourcen-Managements. Darüber hinaus kann der Prozess von Projektleitern dazu missbraucht werden, ihre Projekte mit fadenscheinigen Verknüpfungen zur strategischen Agenda des Unternehmens zu rechtfertigen.

Um strategische Agilität voranzutreiben, müssen Unternehmen zuerst eine strategieorientierte Projekt-Pipeline entwickeln und ausführen. Dies bedeutet, dass Projektvorschläge grundsätzlich der Strategie folgen (als Antwort auf die Frage: „Was müssen wir tun, um diese Strategie zu implementieren?“). In diesem Fall werden für das Ausrichtens bestehender Projekte und laufender Projektvorgänge an der Unternehmensstrategie Metriken, wie zB. geschaffener Wertzuwachs, herangezogen. Das Ausrichten ist keine einmalige Aktion, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Agile Organisationen reduzieren den Umfang von Projekten, pausieren oder stoppen Projekte, auch die gut laufen, um knappe Ressourcen frei zu machen für die Umsetzung von Veränderungen, die besser zum  derzeitigen Markt- und Geschäftsumfeld passen.

 

Was notwendig ist, ist ein Prozess zur „Top-down“-Umsetzung einer Strategie basierend auf Ressourcen-Kapazitäten, die dieBottom-up“-Strategieausrichtung ergänzt. Dieser Prozess beginnt mit der Formulierung von Unternehmenszielen und entsprechenden Messgrößen. Dies kann in Form eines beliebigen Frameworks oder einer beliebigen Methodik wie beispielsweise Balanced Scorecard, hoshin kanri, Key Performance Indikatoren (KPIs) oder Performance-Säulen geschehen. Sind die Geschäftsziele und Messgrößen formuliert und kommuniziert, können sie für die Durchführung in IT-Strategieinitiativen und IT-Messgrößen heruntergebrochen werden. Noch wichtiger ist die Etablierung von „Was-wäre-wenn“ Ressourcen-Kapazitätsmodellen, um sicherzustellen, dass die Organisation Ressourcen heute effektiv nutzt aber auch gleichzeitig für mögliche Ereignisse und Risiken in der Zukunft vorsorgt.

 

Die Rolle von Projektportfoliomanagementsystemen für die Erreichung von strategischer Agilität

 

Ein PPM-System mit State-of-the-Art Funktionen im Bereich Strategie- und Ressourcenmanagement kann eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung der strategischen Agilität spielen. Mit einem einzigen Darstellungsmodell wie zum Beispiel einer Balanced Scorecard für Strategie und Projektportfolios und Ressource-Kapazitäten sind C-Level Führungskräfte in der Lage, sowohl Transparenz bei den Projektaktivitäten und der Ressourcennutzung zu erreichen, als auch schnelle Entscheidungen über den Einsatz von Ressourcen zu treffen.

Durch die Möglichkeit, bis zum Status einzelner Vorgänge bei einer strategischen Komponente, einem Programm oder einem Projekt hinunter zu navigieren und Ergebnisse auf Projektebene wieder zusammenzufassen, wird es einfacher, Transparenz über die Strategieumsetzung und Ressourcennutzung in Echtzeit zu erreichen.

Ein zentrales System für das Management eines Portfolios von Strategien, Projekten und Ressourcen verspricht eine noch stärkere Umsetzung von strategischer Agilität, indem nicht nur die optimale Verknüpfung von Strategie und Projektvorgängen sicher gestellt wird, sondern auch die Ausrichtung zwischen Strategie und Ressourceneinsatz verstärkt wird. Die Integration von Informationen zu Strategie und Ressourcen vermittelt dem Management einen direkten Einblick in die Umsetzung jeder strategischen Initiative, was Organisationen erlaubt besser auf Unsicherheiten zu reagieren und daraus zu profitieren.

 

Abbildung 1: Die Umsetzung einer Strategie funktioniert am besten, wenn Strategie-, Projekt- und Ressourcen- Portfolios integriert sind.

 

Umsetzung einer Unternehmens- und IT-Strategie

 

Nachfolgend ein konzeptioneller Überblick über ein System zur „Top-down“-Umsetzung einer Unternehmens- und IT-Strategie in Aktion.

 

Abbildung 2: Dies ist ein Überblick in fünf Schritten über ein System zur "Top-down"-Umsetzung einer Geschäfts- und IT Strategie

 

Schritt 1: Formulieren Sie Ihre Unternehmens- oder IT-Strategie

 

Abbildung 3 zeigt eine Strategie-Hierarchie auf CIO-Ebene. Der CIO-Strategiebaum entspricht idealerweise einem Zweig einer größeren Strategie auf Unternehmensebene, die vom CEO formuliert wurde. In diesem Beispiel hat der CIO die folgenden drei Strategie-Komponenten formuliert:

·      Senken der Kosten durch Modernisierung der IT

·      Verbessern der Personaleffizienz

·      Intensiveres Nutzen von verfügbaren Informationen und Analysen

Die Strategie zur Modernisierung der IT besteht ihrerseits aus drei Komponenten:

·      Applikationsportfolio

·      Geschäftsprozess-Portfolio

·      Technologie-Portfolio

Die Komponente Applikationsportfolio unterteilt die Anwendungen wiederum in drei Kategorien:

·      Einsatz von Softwarepaketen

·      Cloud Services

·      ERP-Upgrade

 

Schritt 2: Projekte mit Prioritäten versehen und auswählen

 

State-of-the-Art PPM-Systeme bieten robuste und flexible Funktionen für das Erfassen und Filtern von Projektbedarf und Projektanfragen sowie zum Durchsetzen konsistenter Bewertungs- und Freigabeprozesse und Workflows. – Nicht nur für die Pipeline neuer Projekte, sondern auch für laufende Projekte. Es kann eine beliebige Anzahl von Methoden eingesetzt werden, um Projektprioritäten zu vergeben und anzuzeigen.

 

Schritt 3: Bewerten der Fähigkeit zur Umsetzung (Ressourcenkapazitätsabgleich)

 

Messung der Auswirkungen von neuen und bestehenden Projektaktivitäten auf Ressourcenkapazität auf Portfolioebene, um sicherzustellen, dass die Ressourcen für die Programme und Projekte eingesetzt werden, die am besten zu den Geschäftszielen des Unternehmens passen. Erstellen von „Was-wäre-wenn“ Szenarien, um potenzielle Veränderungen in der Strategie auch in die Ressourcenplanung einfließen zu lassen, damit sich keine negative Auswirkungen auf die strategische Agilität ergeben.

 

Schritt 4: Projekte ausführen

 

Wenn ein Projekt freigegeben wurde, kommen die traditionellen Projektmanagementfunktionen ins Spiel. Dazu gehören beispielsweise:

·      Einsatz eines Projektstrukturplans (PSP)

·      Workflow für das Anfordern, das Genehmigen und das Terminieren von Personalressourcen

·      Definition und Zuordnung von Finanz- und Nicht-Finanz-Messgrößen

 

Schritt 5: Kalkulieren, Zusammenfassen und Darstellen von Projekt- und Ressourcen-Informationen

 

Häufig werden das Berechnen und Zusammenfassen von strategischen Ergebnissen aus Programmen und Projekten offline oder mit einem Desktop-Tool wie z.B. Microsoft Excel ausgeführt. Idealerweise kann ein PPM-System die folgenden Aufgaben durchführen:

·      Berechnen und konsolidieren von Messgrößen und Trendindikatoren aus Sub-Komponenten

·      Einrichten und Darstellen von Alarm-Anzeigen und Benachrichtigungen

·      Aggregieren von Informationen zum Ressourceneinsatz (z.B. geplant und tatsächlich) je Strategie

 

Abbildung 4: Strategiebaum in Instantis

 

Abbildung 4: Dieser Screenshot zeigt einen aktuellen Instantis Enterprise IT-Strategiebaum (oben links). Das Panel oben rechts wurde konfiguriert, um zusammenfassende Informationen zu den spezifischen strategischen IT-Initiativen anzuzeigen wie z.B. Status- und Trendindikatoren, den Projekt-Owner und wichtige Messgrößen. Das Panel unten bietet verschiedene Register, über die zu zusätzlichen Portfolioinformationen sowie den verknüpften Projekten, Berichten und Dokumenten navigiert werden kann.

 

Führen Sie im Falle von Strategieänderungen, aufgrund eines geänderten Markt- oder Geschäftsumfeldes, periodisch die Schritte 1-5 durch.

 

Lösungen für das Strategiemanagement

 

Die meisten Projektportfoliomanagementsysteme auf Unternehmensebene unterstützen die Strategieausrichtung, die es Ihnen ermöglicht, Projekte mit etablierten Geschäfts- oder IT-Zielen zu verknüpfen. So können sich Mitglieder des Projektteams aus ihrem Blickwinkel einen Überblick über ihre Projektaktivitäten und die übergeordneten Unternehmens- und IT-Prioritäten, sowie die Performance-Ziele verschaffen. Damit ist dies ein „Bottom-up“-Ansatz, der davon ausgeht, dass ein Projekt in der Phase Projektidee, Projektvorschlag oder Projektausführung existiert. Dies steht im Gegensatz zu einem „Top-Down“-Ansatz, der mit einer hierarchischen Formulierung strategischer Ziele in der Strategy Manager-Funktion von Instantis Enterprise Track beginnt. Projekte werden dann dynamisch vorgeschlagen, selektiert und ausgeführt auf Grundlage ihrer Fähigkeit, die derzeitige Strategie voranzutreiben – nicht nur in Ausrichtung an den Unternehmens-Prioritäten. Instantis Enterprise Track ist die einzige Software-Plattform in ihrer Kategorie, die die einzigartige Funktion bietet, die Umsetzung von Strategien voranzutreiben und den Personaleinsatz in Beziehung zu Strategien zu erfassen.

 

Top-Down Umsetzung

 

Ein System zur Top-down Umsetzung einer Strategie muss einem Unternehmen ermöglichen, Business- und IT-Strategie sowie Ressourcen-Kapazitäts-Portfolios, dynamisch zu definieren, um Innovation voranzutreiben. Die folgenden Beispiele sind mögliche Funktionen, die als Bestandteil einer umfassenden Lösung zum Strategieportfoliomanagement berücksichtigt werden sollten:

 

Strategie-Hierarchie

 

Das Tool sollte die Möglichkeit unterstützen, eine Unternehmensstrategie-Hierarchie zu definieren wie zum Beispiel hoshin kanri, Balanced Scorecard oder Performance-Ziele. Darüber hinaus muss es Unternehmen in die Lage versetzen, eine Reihe strategischer IT-Initiativen zu definieren wie zum Beispiel Application Performance Management (APM), Vendor Management, Modernisierung der IT-Infrastruktur oder Rechenzentrumskonsolidierung. Dies beinhaltet die Möglichkeit, Strategien sowohl als alleinstehendes Ziel als auch als Zielhierarchie zu erstellen – sowie die Möglichkeit, übergeordnete Ziele in eine beliebige Anzahl von untergeordneten Zielen zu zerlegen.

 

Strategie-Wissensmanagement

 

Das Tool sollte die Möglichkeit unterstützen, ein Repository an Business- oder IT-Strategiewissen anzulegen. Jeder Mitarbeiter sollte dann in der Lage sein, Strategiedokumente wie zum Beispiel Businesspläne und Business Cases an jeden Knoten in der Strategie-Hierarchie hinzuzufügen.

 

Messgrößen und Roll-Ups

 

Das System sollte Sie in die Lage versetzen, Messgrößen für Strategie und Scorecards zu definieren und diese auf jeder Hierarchieebene zu erfassen. Roll-Ups sollten Messgrößen verschiedener Komponenten bearbeiten können, um daraus aggregierte Strategie-Messgrößen zu berechnen und dabei Excel-ähnliche Formeln verwenden. Für jedes Ziel (Knoten) in der Strategie-Hierarchie sollte das Setzen von Finanz- und Nicht-Finanz-Projektmessgrößen unterstützt werden. Sie sollten außerdem in der Lage sein, den Beitrag eines einzelnen Projekts auf unterschiedliche Ziele zu verteilen.

 

Ressourcenmanagement

 

Ein fortschrittliches Tool kann einen Personaleinsatzplan anzeigen sowie den tatsächlichen Aufwand (in Stunden oder Kosten) pro Tag, Woche, Quartal und strategischer Initiative.

 

Alarmmeldungen und Benachrichtigungen

 

Das System sollte Sie in die Lage versetzen, für den Status der Strategieimplementierung Ampel-Indikatoren einzurichten und automatische Alarmmeldungen via E-Mail an Strategie-Owner zu senden, die auf den Messungen der Strategie-Scorecard basieren.

 

Übersichten

 

Am Markt führende Tools ermöglichen es dem Anwender, per Drag & Drop personalisierte Übersichten und Scorecards für Strategie- und Initiativen-Ziele einschließlich geplanter versus aktueller Ergebnisse für Performance-Messgrößen zu erstellen. Einmal erstellt sollten diese Übersichten und Berichte in Echtzeit verfügbar sein. Eine Lösung der nächsten Generation ermöglicht es Ihnen, Übersichten und Diagramme zu erstellen, die detaillierte Informationen je Strategie anzeigen (vgl. Abbildung 5).

 

Abbildung 5: Finanzsicht pro Strategie

 

 

Projektmanagement

 

Das System sollte es ermöglichen, dass strategische Performance-Messgrößen in das Projektmanagement-Subsystem (Nachfrage) eingespielt werden und Sie nicht davon abhalten, Projektideen, Projektanfragen oder Vorschläge genauso mit Strategien zu verknüpfen wie genehmigte oder laufende Projekte. Die Flexibilität, Projekte unterschiedlichen Zielen zuteilen zu können, ist wichtig für ein präziseres Erfassen der Auswirkungen.

 

Fazit

 

Strategisch agile Organisationen können Herausforderungen in einer Art und Weise nutzen, um Möglichkeiten für einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen. Enterprise- Projektmanagement-Lösungen ermöglichen projektgetriebenen Organisationen ihre Programme und Projekte (von einfach und klein bis groß und komplex) intelligent zu verwalten.

Viele der marktführenden Systeme bieten Funktionalitäten für die Ausrichtung auf die Strategie. Instantis EnterpriseTrack ist aber einzigartig. – Die dedizierten Strategie-, Prozess- und Ressourcen-Manager Module bieten tiefe und bewährte Möglichkeiten, um die strategische Agilität Top-down zu ermöglichen.

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Kontakt:

Jürgen Schachner

juergen.schachner {äht} oracle.com

 

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