Sangre, sudor y Excel

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El proceso de planificar la demanda...... algunas reflexiones.                      Existen diferentes procesos en las industrias que exigen de cierto trabajo y que se ven ayudados por aplicaciones específicas. Muchos de ellos se ven como necesarios y hoy día ya no se conciben sin un sistema de información que los gestione y ejecute. Aquí podríamos mencionar como ejemplos, la gestión contable, la gestión de inventarios o el proceso de pedidos de ventas, con sus verificaciones de disponibilidad y cálculo de varios tipos de descuentos. Y esto por nombrar algunos.

Existe un proceso muy natural en las empresas, muy normal, muy intuitivo, muy de cada uno de los departamentos y áreas que componen una empresa, que es el proceso de la planificación. El proceso de planificar la demanda. En todas las empresas cada departamento sabe planificar y cada uno planifica con las herramientas de las que dispone. Cada uno planifica con sus históricos para acertar un futuro y cada uno usa sus propias herramientas de medición del plan.

Pero planificar la empresa TOTAL es planificar el consenso. Planificar la integración. Y esto hoy día también se hace en muchas empresas, con lo que "sabemos" y con lo que "tenemos". Históricos en diferentes sistemas, ideas diferentes, inversión extra de tiempo y dedicación, y Excel para apuntar resultados previos. Al final tenemos el Excel con sus libros con varias hojas, el libro de los diferentes libros y otro libro de otra área que se incorpora a mitad del libro principal, que da los resultados finales. Un macro libro en Excel con decenas de hojas y con centenares de columnas .... y si hay un cambio en alguno de ellos, vuelta a empezar.

Cada día la planificación estratégica debe estar más alineada a la operacional. Ya no hay empresas que hagan planificación estratégica a 10 años. Ni a 5 años. Hoy día se hacen planificaciones estratégicas a 3 años, o menos. Y aquí hay mucho solapamiento con los períodos de planificación de operaciones. Cada vez más la planificación estratégica es casi una operativa, y todas éstas se hacen por grupos de personas diferentes.

Cada uno de los departamentos como ventas, marketing, producción, distribución, finanzas, planificaban en silos, en grupos aislados. Y se comunican con cierta frecuencia para ir "alineados" o para no ir tan descolgados unos de otros. Pero ante los cambios tan significativos y sucesivos que se imponen en el mercado, dado por los consumidores y competidores, se debe hacer esta comunicación con mayor frecuencia y cada vez más, el impacto de lo que está planificando un grupo, afecta directamente o condiciona al otro departamento. Aquí hay un punto susceptible de mejora: mejorar la comunicación.

Entonces el detalle está en poner en marcha un proceso de planificación diferente, uno que planifique haciendo uso del consenso. Pero tiene que funcionar rápido, debe ser ágil. El primer problema que se presenta es planificar con un alto grado de certidumbre y el segundo es planificar rápido. No podemos pasar 25 días para planificar un período mensual (alcanzar el consenso). Terminamos el plan y ya se nos ha acabado el mes! A empezar de nuevo. Debemos bajar el proceso de 25 a 20 días y luego a 15. Y si podemos bajamos a 12 y cuando estemos en 12 días, lo ideal es planificar en períodos quincenales. Cuanto más corto es nuestro período de planificación, más recurrente se hace y más cerca de lo que ocurre en el mercado nos estaremos moviendo. Si bajamos a 7 días y luego a 5, podremos planificar en períodos semanales y así hasta llegar a horas y hacer planificación diaria (sabemos que estas últimas no dependen de si queremos hacerlo, sino que depende muchas veces del tipo de industria o negocio en el que se desenvuelve.

Hay una máxima que dice "if you fail to plan, you plan to fail". Y unido a esto tenemos que, "planificar" es en esencia "planificar el consenso". Ya no hay planificación por departamentos sino la consensuada, la TOTAL. Entonces como conclusión nuestra máxima, nos queda en; "Si fallamos en planificar con consenso estaremos planificando el fallar".

Se dice que Adrian Newey diseña sus coches de F1 a papel y lápiz. Hasta aquí bien, pero segundos después de acabar el diseño en el papel eso va a un sistema CAD/CAM que genera millones de cálculos y permite que decenas de ingenieros de diferentes secciones del coche interactúen. Aunque parta del papel, o un Excel, se requiere de un sistema que aglutine las operaciones y comparta resultados y avise a todos los afectados cuando hay un cambio. Que sobre todo utilice los datos históricos. Es muy importante reutilizar el conocimiento de cómo se comportaba un coche, en qué condiciones en el pasado e incorporar ese conocimiento en la toma de la decisión consensuada final. Un mecanismo colaborativo que trabaje por excepciones. No se entiende el diseñar una parte aerodinámica sin saber cómo está diseñado el equipo o qué componente hay dentro. Su volumen, sus pesos, su centro de gravedad, etc. Todo debe estar en sincronía. Para alcanzar una solución óptima global se pasa primero por el consenso donde todos aportan y ceden algo.

En resumen, es inviable, por mucho que la idea inicial en papel sea buena, luego organizar decenas de colaboradores con millones de cálculos por el medio y todos interrelacionados sin ayuda de la informática. Además hay que hacerlo rápido, antes que comience la próxima temporada o la próxima carrera. Esto debe hacerse con un sistema informático que soporte y gestione el diseño colaborativo.

Entonces si sabemos que planificar es plantearse un futuro y hablar del futuro es incertidumbre. Si sabemos que planificar es consenso y que esto debemos hacerlo rápido y efectivo para no quedar desfasados con el mercado y nuestros competidores. ¿Cómo es que seguimos dependiendo en este proceso de echar horas, sufrir y depender solo de Excel?

Si sabemos que esto comporta gestionar una ingente cantidad de datos históricos y que además haremos varias iteraciones al ir variando los escenarios y sus resultados. ¿Porqué no instaurar un proceso que parta de unas directrices generales, quizás hechas a papel y lápiz pero gestionadas por un "sistema" eficiente que permita la colaboración, la comunicación y el consenso? Un sistema robusto que refleje al instante los cambios y los cálculos que hace un departamento y señale como afecta a los demás y que en definitiva gestione un flujo de trabajo rápido y certero de la planificación, del plan a seguir.

¿Me podéis dar ideas de cómo automatizar esto?

¿Conocéis de productos o sistemas para hacer esto?

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aquí para que conozcáis mi idea,... la propuesta de Oracle.

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