El problema que afronta toda empresa

En varios de mis artículos he hecho referencia a la situación común a la que se enfrentan las empresas cuando empiezan a crecer logrando que los negocios, contratos y/o ventas aumenten. Como efecto, crece su información y, las capacidades operativas, humanas y tecnológicas se exigen al máximo para responder efectiva y oportunamente. Es allí donde controlar los costos, mantener la satisfacción de sus clientes, la calidad de sus servicios o productos, incrementar la eficiencia y aprovechar al máximo las inversiones, es el “problema” a resolver.

Tradicionalmente, de acuerdo a la capacidad económica y adquisitiva, las empresas van adquiriendo soluciones tecnológicas que les ayuda a soportar la operación de su negocio en tiempos oportunos y con el menor esfuerzo de parte de sus colaboradores. Sin embargo, esta situación lleva a que comúnmente se adquieran soluciones especializadas para las distintas áreas de la compañía, en donde -una vez más- de acuerdo al presupuesto, lo importante es lograr que cada área pueda cumplir con sus responsabilidades de la mejor forma.

Como resultado, la empresa va invirtiendo en “n” soluciones para cada una de las áreas, algunas de uso exclusivo de un área específica, algunas otras usadas por varias áreas, pero muy pocas usadas por todas. Esto conlleva a que se creen islas de información en la organización, dificultando la comunicación y paso de información de un área a otra, y con mayor relevancia, dificultando en análisis operativo, económico y de rendimiento de toda la compañía. Técnica y tecnológicamente hablando, los datos en la organización quedan dispersos en las diversas soluciones y peor aún, muchas veces están duplicados debido a que los usuarios o colaboradores de las diferentes áreas deben digitar varias veces la misma información en diferentes sistemas.

La reacción a esta problemática, es que las diferentes directivas y gerencias culpan y presionan al área de tecnología para que les solucione el problema. Y es allí en donde vemos situaciones en las cuales, los analistas de TI, están corriendo y trabajando hasta altas horas de la noche; generando y ejecutando consultas y actualizaciones sobre estos sistemas para llevar la información de un sistema a otro, o consolidándola para transformarla en hojas de cálculo para que usuarios de negocios la traten para entregársela finalmente a las directivas para su análisis y toma de decisiones.

Los costos, calidad e integridad de la información, esfuerzos y tiempos asociados se disparan, afectando la operación y generando la problemática tratada al inicio de este artículo.  

Si adicional a lo anterior, debido a la evolución natural de los negocios y a la era digital en la que vivimos, la empresa estratégicamente decide innovar tecnológicamente para habilitar nuevos canales, servicios o modelos de negocio, la situación se complica. Queremos usar nuevas tecnologías, queremos trabajar de forma diferente, pero, ¿Cómo hacerlo si no tenemos el mejor ecosistema tecnológico?

La empresa, directivos y en especial financieros, no van a desechar las inversiones realizadas y tampoco se van a arriesgar a alterar la forma como trabaja la organización, ya que puede generar traumatismos más fuertes y críticos para el negocio.

Entonces, ¿cómo crecer e innovar con mayor probabilidad de éxito y menor trauma organizacional?

La respuesta: ¡PRIMERO HAY QUE ORAGANIZAR LA CASA!

Antes de innovar, antes de hacer una transformación en la organización, debemos estar seguros de qué tenemos. Para esto debemos partir de la problemática mencionada y conocer como mínimo:

1.      Cómo funcionan nuestras soluciones actuales.

2.      Qué información se está almacenando en cada solución.

3.      Qué datos se están duplicando a nivel de almacenamiento.

4.      Cuáles datos se comparten (envían o reciben) entre sistemas.

5.      Cuáles datos aún faltan por compartir.

6.      Qué información se está registrando varias veces en diferentes sistemas.

7.      Qué procesos manuales de migración o actualización de datos se están realizando.

Al contar con esta información tendremos un panorama más claro del impacto en tiempo, productividad o comunicaciones que está causando el crecimiento de las operaciones de la empresa.

Este crecimiento afecta también el rendimiento de las soluciones tecnológicas, ya que, al tener mayor volumen de información, los sistemas se demoran más en procesar, almacenar o consultar información(dedicaré mi próximo artículo a analizar esta situación).

Si el rendimiento tecnológico no es el problema, existen diferentes alternativas para corregir la problemática, y todas estarán asociadas a la capacidad económica de la compañía.

La alternativa entonces, se enfoca en usar soluciones de integración, automatización y análisis:

Integración: con este tipo de plataformas logramos conservar la inversión realizada en tecnología en la compañía, al permitir que tanto a nivel de datos como de ejecución en tiempo real esos sistemas puedan enviar o recibir información en tiempo real. Al realizar estas integraciones eliminamos procesos de migración o actualización de datos de un sistema a otro, que hasta el momento debía hacer personal de TI manualmente y en ocasiones en horarios no laborales. Adicionalmente, garantizamos que la información fluye por los diferentes sistemas y por todas las áreas de la empresa.

Soy claro mencionando que esta alternativa no va a eliminar la duplicidad de los datos, en el sentido que estén almacenados varias veces en los diferentes sistemas, pero nos va a ayudar a garantizar que la información sea la misma en toda la empresa y en especial que se comparta en tiempo real, ayudando a que nuestros colaboradores puedan trabajar más rápidamente y en muchas de las ocasiones no tengan que volver a digitar la misma información.

Automatización: tomar procesos que son ejecutados parcial o totalmente de forma manual, sin apoyo de una solución tecnológica, y automatizarlos en una plataforma de gestión de procesos, ayudará a que la empresa trabaje más rápidamente, y en especial, que existan soluciones transversales a las áreas de la empresa aumentando la comunicación y eliminando los silos de información. Además, permitirá tener un control y seguimiento operativo en tiempo real con mayor detalle, permitiendo identificar cuellos de botella operativos, así como una visión de la carga de trabajo de los empleados que trabajan en los procesos.

Plataformas de integración y automatización de procesos se complementan a la perfección, e incluso, cuando nos enfrentemos a situaciones en las cuales además de comunicar los sistemas existentes, se deben hacer procesamientos adicionales, es cuando se usan las dos plataformas en conjunto, automatizando ese procesamiento adicional y al inicio, en el intermedio o posteriormente se comunican los sistemas involucrados.

Análisis: con las dos soluciones anteriores hemos ayudado a mejorar la operación y comunicación, mejorando la calidad y disponibilidad de los datos en la ejecución del trabajo por parte de los colaboradores de la empresa. Sin embargo, a medida que la empresa crece, también crece la necesidad de controlar ese crecimiento, y para tal fin, las empresas se enfocan en analizar financiera, productiva y operativamente, como se desempeña la organización para tomar decisiones de negocio, mercado o posicionamiento e implementar los correctivos necesarios para asegurar el continuo crecimiento.

Para este fin, dentro de la alternativa de integración existen soluciones de integración y consolidación a nivel de datos, que nos permitirá crear repositorios que faciliten que herramientas de analítica puedan consultar y visualizar la información de forma fácil y oportuna. Al implementar este tipo de soluciones, una vez más, trabajos manuales del área de Ti en los cuales tienen que ir sistema por sistema obteniendo la información requerida por áreas de negocio, es eliminada. A su vez, se elimina la necesidad de las áreas de procesar, ordenar, depurar y consolidar la información al recibirla, para luego si analizarla. En este nuevo escenario, las áreas de negocio solo se dedicarían a analizar, permitiendo que las demás tareas sean ejecutadas automáticamente.

Las alternativas iniciales son complementarias en el orden que las describí, por tanto, no es obligatorio ejecutarlas al tiempo o todas, pero al hacerlo obtendremos mayores resultados y beneficios.

De esta forma habremos organizado la casa y estaremos habilitando el camino para el crecimiento y la innovación. La adopción de nuevas tecnologías será más fácil, rápido y con mayor probabilidad de éxito.

¿Qué opinas al respecto? ¿Tienes alguna otra recomendación? ¿Usarías otra estrategia?

Finalmente, te invito a conocer las soluciones en la nube de Oracle, que te permitirá organizar la casa y habilitar la innovación.