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Cómo respondieron 3 niveles diferentes de gobierno ante el COVID-19 usando tecnología basada en la nube

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La ciudad de Atlanta, el condado de Lucas y el estado de Nueva York cuentan tres historias diferentes sobre cómo manejar el impacto del COVID-19.

Por Margaret Lindquist*

Desde el comienzo de la pandemia de COVID-19, los estados, condados y ciudades han tomado la iniciativa para tratar de mantener a sus ciudadanos seguros y saludables. Los líderes de gobierno local también deben asegurarse de que las funciones críticas que ayudan a las personas a superar las consecuencias económicas sigan funcionando, desde las nóminas de los empleados hasta el desempleo, pagos SNAP (Programa de asistencia nutricional suplementaria por sus siglas inglés), y mucho más.

A continuación, compartimos las historias de tres niveles de gobierno: el estado de Nueva York, el condado de Lucas, Ohio, y la ciudad de Atlanta. Cada una habla del papel que la computación en la nube jugó en crear nuevas oportunidades para servir a sus ciudadanos mientras trabajan de forma remota por la cuarentena.

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Nueva York llama a la Guardia Nacional, para servir por el telefónico

En marzo de 2020, casi 100 soldados de la Guardia Nacional fueron asignados a un deber inusual, responder a la línea de ayuda por el COVID-19 del estado de Nueva York.

Ayudaron a los ciudadanos con una amplia gama de preguntas, desde apoyo a la salud física y mental, hasta cómo renovar en línea una licencia de conducir. El sistema de llamadas se volvió disponible en Internet en solo cuatro días, construido por Speridian, socio de Oracle, utilizando Oracle CX Service. En total, Nueva York creó 4.000 nuevas cuentas para las personas en el centro de llamadas, y ya que muchos desconocían como trabajar en un centro de llamadas y también eran primerizos en el trabajo remoto, la interfaz del sistema debía ser simple.

Debido a que Oracle CX Service está basado en la nube, los trabajadores del centro de llamadas solo necesitaron un navegador web y una conexión a Internet para comenzar. El sistema podía actualizarse constantemente con información de terceros relacionada con el COVID, como los Centros para el Control de Enfermedades, la Organización Mundial de la Salud, los Departamentos para el Trabajo, Salud y los Servicios Humanos de Nueva York» y otras fuentes.

El tiempo era de crucial importancia, dijo James Gazzale, asistente de información pública del Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York. "Necesitábamos una solución que pudiera integrarse fácilmente con los sistemas internos y externos, pero lo suficientemente simple e intuitiva como para ser adoptada rápidamente por miles de trabajadores." Oracle CX Service, él dijo, “nos ayudó a satisfacer las necesidades del estado de Nueva York” durante la crisis.

El condado de Lucas pasa del papel a lo digital, justo a tiempo

El condado de Lucas, Ohio, inició una importante implementación de aplicaciones en 2019, reemplazando PeopleSoft Financials por Oracle Cloud ERP y Oracle Cloud Enterprise Performance Management. El condado buscaba modernizar los procesos basados en papel, consolidar los sistemas desconectados y hacer posible el trabajo remoto para los empleados del condado. Ese último objetivo resultó esencial en marzo de 2020 debido al COVID-19. Los empleados del condado podían iniciar sesión en Oracle Cloud sin una conexión VPN, desde una PC o teléfono.

"Es tan rápido como estar sentado en la oficina", dijo Tony Stechshulte, director de contabilidad del condado de Lucas. "Hemos estado funcionando de forma remota desde el comienzo de la crisis del COVID, y permaneceremos así por el tiempo que sea necesario. Nos ha salvado."

Abandonar los procesos en papel también resultó crítico para las operaciones del condado en medio del COVID. "Estamos considerando seguir operando de forma remota por otros seis meses, porque con el sistema Oracle, ha sido así de sencillo", dijo Stechshulte. "Realmente no se que habríamos hecho sin eso."

La nube ayuda a Atlanta a superar el impacto del COVID-19

En 2019, la ciudad de Atlanta, Georgia, hizo un movimiento audaz: Migró todos los recursos financieros y humanos a la nube, un cambio dirigido a cambiar fundamentalmente los procesos de finanzas, RRHH. y de adquisiciones de la ciudad.

"Desde el principio, decidimos que sería más fácil implementar las mejores prácticas dentro de las aplicaciones y flujos de trabajo de Oracle Cloud", dijo John Gaffney, director financiero adjunto de la Ciudad de Atlanta.

La ciudad implementó Oracle Cloud ERP para finanzas y compras, Oracle Cloud Enterprise Performance Management para el presupuestado y la gestión del rendimiento, y Cloud Oracle Human Capital Management para los recursos humanos principales, gestión del talento y la nómina.

Casi inmediatamente, la ciudad vio un gran beneficio por la implementación, liberar sus empleados de sus escritorios, incluyendo darle a los empleados de campo o los que viajan el mismo acceso a los sistemas que tenían en sus oficinas.

Los verdaderos beneficios del sistema Oracle se mostraron intensamente el 16 de marzo de 2020, cuando la pandemia mundial del COVID-19 resultó en trabajo remoto obligatorio para todos los empleados de la ciudad. Todo el personal de finanzas, adquisiciones y recursos humanos hizo la transición al trabajo 100% remoto sin afectar la eficiencia o eficacia de sus organizaciones.

Trabajando desde sus hogares, el personal de nómina pudo pagar a los empleados electrónicamente (las cuentas de nómina representan casi el 70% del presupuesto de la ciudad) y realizar  sin problemas todos los cambios a la configuración de nómina relacionados con COVID-19. Rápidamente crearon nuevas cuentas y reglas para los pagos basados en reembolso de la FEMA y otros factores relacionados con el COVID, como las prestaciones por peligrosidad para los trabajadores esenciales, además de la compra de máscaras, desinfectante para manos y otros suministros de EPP.

Alfonso Pinan, director de sistemas de servicios financieros de la ciudad de Atlanta, ofrece un consejo a los líderes de la ciudad que están considerando modernizar sus sistemas: “Muévete a la nube lo antes posible. No lo retrases. No lo pospongas."

*Margaret Lindquist es directora senior y escritora en Oracle

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