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6 oportunidades para eliminar el desperdicio en los proyectos de la cadena de suministro

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Conoce las seis funciones de una solución integral de cadena de suministro que ayudan a los gerentes de proyectos a obtener visibilidad sobre presupuesto y plazos, elimando el desperdicio.

Por Kaushik Sivakumar *

Los proyectos de uso intensivo de activos suelen ser iniciativas a largo plazo que pueden costar millones o incluso miles de millones de dólares por la implementación del activo. En estos tiempos de incertidumbre, es aún más importante simplificar la eficiencia para una gestión eficaz de los proyectos y eliminar el desperdicio en proyectos de gran intensidad de capital. Algunos ejemplos de proyectos intensivos en activos son construcciones celulares a nivel nacional o el proyecto de una empresa de servicios públicos para instalar contadores inteligentes en toda una ciudad.

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Según la encuesta de PMI Pulse of the Profession de 2018, el 9,9% de cada dólar se desperdicia en la mala gestión de proyectos, lo que equivale a 99 millones de dólares en un proyecto de 1.000 millones de dólares. Según el mismo estudio, solo el 64% de los equipos de gestión de proyectos más maduros entregan un proyecto a tiempo, y solo el 67% de los proyectos se entregan dentro del presupuesto. Al comparar esos KPI con equipos de proyectos de escasa madurez, solo el 36% de los proyectos se entregan a tiempo y el 43% están dentro del presupuesto.

Desperdicio de proyectos inadvertidos

Existen muchas razones para el desperdicio excesivo y el bajo rendimiento del proyecto: falta de visibilidad de las finanzas de un proyecto determinado, aplicaciones de software desconectadas, procesos manuales, soluciones para derivar datos de información aislada. Algunas soluciones tradicionales de la cadena de suministro proporcionan datos como fuentes para algunas de las métricas del proyecto, pero a menudo no proporcionan la información detallada que un gerente de proyecto necesita corregir rápidamente para evitar desperdicios o saber cuándo ajustar los suministros.

Fases de un proyecto

Profundicemos un poco más en la progresión de un proyecto intensivo en activos, como la construcción de una red de telefonía celular. Estas son las fases típicas de un proyecto de este tipo:

  • Cotizar/ofertar, iniciar el proyecto: Esto incluye funciones de ingeniería, así como negociaciones, revisiones legales, contratos y planificación del proyecto.  Dependiendo de las condiciones del contrato, puede incluir prototipos de antenas celulares o proveedores que proporcionan presupuestos para otros componentes físicos importantes de la red celular que se están construyendo o actualizando.
  • Planificación de la cadena de suministro y gestión de materiales: Se inicia la fase inicial de los procesos de la cadena de suministro que incluyen la planificación, el pedido, la fabricación, la gestión del inventario y el transporte de bienes para el proyecto. Por lo general, suele implicar la subcontratación de servicios para aspectos específicos del proyecto, por ejemplo, la contratación de una empresa de arquitectura o de planificación de sitios, servicios de ingeniería o soldadores y electricistas para ayudar a construir torres de telefonía.
  • Construcción: El trabajo real del proyecto se realiza en los sitios del proyecto. El gerente del proyecto gestiona cuidadosamente el proceso, el inventario y los contratistas para tratar de evitar retrasos y mitigar los riesgos, de modo que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto.
  • Transferencia de propiedad y servicio: Aquí, el activo terminado, en este caso, una red de antenas de telefonía celular se transfiere del gerente/contratista del proyecto al propietario. Dependiendo del proyecto, puede ser una empresa privada o una entidad pública. Y luego, el activo normalmente pasa a una fase de mantenimiento. En este punto, las garantías, los contratos de servicio, los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y las piezas de repuesto entran en juego cuando hay una falla de hardware, una actualización o un daño a una red de antenas de telefonía celular.
  • Capitalización, facturación e ingresos: El departamento de finanzas contabilizará las cuentas por cobrar y por pagar, atribuyendo adecuadamente los costos y gastos al proyecto correcto y capitalizando los activos.

Desafíos comunes para superar

Lo que se ha descrito es la intersección entre los proyectos y los procesos de la cadena de suministro. Sin una solución integrada, estos procesos pueden ser una mezcla de aplicaciones de software de gestión dispares, tareas manuales y complejas rondas de trabajo. Si se añaden los retrasos en el cronograma debido a acontecimientos macroeconómicos, inclemencias climáticas, conflictos de programación de recursos, revisiones de permisos, aprobaciones de ciudades o retrasos en las partes componentes, se podría tener fácilmente un rastro confuso que requiera investigación forense para ver si un proyecto está dentro del presupuesto, y mucho menos identificar los matices del desperdicio del proyecto y detectar fluencia en el alcance del proyecto durante el vuelo.

La solución: Seis oportunidades para eliminar el desperdicio en los proyectos de la cadena de suministro

Una solución integral de la cadena de suministro basada en proyectos que integre las seis funciones enumeradas a continuación puede ayudar a los gerentes de proyectos a eliminar el desperdicio.  

  1. Planificación de proyectos: con indicadores clave de rendimiento (KPI) de panel para agilizar la programación y los presupuestos de los proyectos individuales a fin de obtener rápidamente información y realizar un seguimiento del progreso en cualquier momento del ciclo de vida.
  2. Adquisiciones: diseñadas para compras específicas del proyecto a fin de garantizar que los materiales se coticen, se adquieran y reciban en inventario de acuerdo con las especificaciones de cada proyecto individual.
  3. Cadena de suministro: con funcionalidad automatizada para organizar una cadena de suministro compleja de varios proyectos, puede configurar reglas de negocio para solicitudes de proyectos, pedidos, creación de documentos, búsquedas y categorías de archivos adjuntos, y planificación de reabastecimiento con un área de trabajo del panel de control para administrar los flujos de trabajo.
  4. Fabricación: ofreciendo funcionalidad para crear órdenes de trabajo, revisar la disponibilidad y recoger materiales a nivel de proyecto o tarea, atribuir órdenes de trabajo, así como gestionar el inventario y los costos por proyecto individual.
  5. Mantenimiento: con un flujo de proceso para crear órdenes de trabajo, emitir piezas de un inventario común o específico del proyecto, la solución también permite adquirir servicios externos, importar materiales y costos de recursos, con todos los costos, recursos y detalles asociados con proyectos individuales.
  6. Finanzas: con controles para garantizar que múltiples proyectos, clientes y actividades asociadas se puedan contabilizar por separado con visibilidad de los costos, gastos y cuentas por pagar.

Beneficios de una cadena de suministro impulsada por proyectos

El pleno apoyo a los procesos de la cadena de suministro en el contexto de un proyecto específico, incluidas las adquisiciones, el inventario, los pedidos, la fabricación, el envío, el mantenimiento y el cálculo de costos, así como las funciones financieras y la contabilidad del proyecto, facilita la obtención de supervisión y la adopción de medidas correctivas según sea necesario.  Cuando se conecta con las finanzas, el gerente del proyecto puede obtener visibilidad sobre la forma en que cada proyecto se relaciona con el presupuesto planificado en cualquier momento.

Para obtener más información sobre un conjunto completo de aplicaciones basadas en la nube, visite www.oracle.com/lad/applications. Para obtener información sobre la cadena de suministro impulsada por  proyectos, ingrese aquí.

* Kaushik Sivakumar es director de Gestión de Productos para SCM en Oracle.

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