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Services partagés : une vision unifiée au service de processus rationalisés

Auteur : Eric Gatrio, Senior Sales Director - Southern Europe chez Oracle. Suivez Eric sur Twitter

Pendant longtemps, les centres de service partagés (CSP) ont été l'apanage des grandes entreprises internationales. Aujourd'hui, des acteurs de taille plus modeste actionnent eux aussi ces précieux leviers que sont la mutualisation et l'externalisation des ressources, notamment pour réaliser des économies et gagner en efficacité. Pourtant, les solutions d'hier ne sont pas nécessairement adaptées aux défis de demain. Année après année, les CSP se voient fixer des objectifs toujours plus ambitieux en termes de réduction des coûts. Des objectifs qu'ils sont censés atteindre par l'optimisation du triptyque technologies, processus et personnes. Heureusement, les récentes évolutions technologiques permettent aujourd'hui aux CSP de se projeter au-delà de la seule réduction des coûts pour étendre leur rayon d’action à l'innovation et l'amélioration continue.

Les bots bientôt dans votre back-office

Pour réduire le coût des services partagés, vous devez d’abord partir à la chasse aux coûts des processus administratifs. Sur ce terrain, il existe une nouveauté qui suscite l'engouement des directeurs financiers : la RPA, pour Robotic Process Automation.

Dans la pratique, la RPA permet aux entreprises d'automatiser d’importants volumes de tâches standardisées et récurrentes à partir de données structurées, comme le traitement des transactions. Les robots logiciels sont programmés pour reproduire les actions d'un humain, à la différence près qu’ils travaillent en continu, plus rapidement et sans erreur, le tout pour un coût minimal. Ainsi, certaines études estiment que l'automatisation générerait jusqu'à 90 % d'économies.  

Autre avantage, la RPA s'adapte à l'existant. Pour optimiser des processus spécifiques, nul besoin de procéder à une refonte totale et des intégrations complexes.  Gagner en efficacité tout en capitalisant sur les systèmes en place, voilà qui a de quoi séduire bon nombre d'entreprises aujourd'hui. Et la RPA s'inscrit justement dans cette vision. Côté coûts, l’équation est simple : plus vous automatisez de transactions, plus vous faites d’économies. D'où l'intérêt de l'appliquer à un maximum de processus.

L'IA entre aussi dans la course

Alors que la RPA s'enrichit de fonctionnalités de machine learning, les raisons de son adoption sont chaque jour plus évidentes. À terme, les CSP seront dotés d'un mécanisme efficace d'auto-perfectionnement. Ils pourront ainsi améliorer leurs processus en temps réel sur la base d'analyses continues et de recommandations fournies par les bots.

Autrement dit, le rôle de la RPA ne se limite pas à la simple maîtrise des coûts. C'est en accompagnant l'humain dans sa prise de décisions qu'elle réalise tout son potentiel. Oracle ERP Dynamic Discounting est l’incarnation même de ce concept dans la pratique. Sa mission : passer au crible les factures reçues pour identifier les fournisseurs offrant un escompte pour paiement anticipé. Au final, les équipes comptabilité-finance ont toutes les clés pour régler ces factures en priorité.

Vers le back-office 2.0

Quelle sera l'importance réelle de l'automatisation pour les services partagés ? Seul l'avenir nous le dira. Une chose est sûre : la RPA gagne chaque jour du terrain et les entreprises ont tout intérêt à l'inclure rapidement dans leur feuille de route.

Ceci étant dit, l'automatisation complète et totale n’est pas pour demain. Et pour cause, bon nombre d'entreprises sont encore empêtrées dans des modèles cloisonnés où chaque service utilise ses propres données et processus, même pour les tâches les plus simples. Or, et c'est là un point important, investir dans la RPA n'a de sens que si vous procédez à une véritable harmonisation des processus en amont. Sans cette étape préliminaire, les bots remonteront un nombre incalculable de transactions à vos équipes pour correction manuelle, avec pour conséquence une perte de productivité considérable. 

Il faut aussi bien prendre en compte l'impact de la RPA sur les ressources humaines, en particulier sur les profils de compétences des salariés. À mesure que les logiciels intelligents prennent en charge un nombre croissant de tâches administratives, votre modèle organisationnel doit lui aussi s'adapter. Ici, les entreprises auront le choix. Quand certaines rapatrieront en interne certaines tâches à plus forte valeur ajoutée, d'autres préféreront investir dans la formation de leurs ressources off-shore à ces nouvelles technologies.

En définitive, rappelez-vous que la force de l'automatisation et de l'IA ne réside pas seulement dans la réduction des coûts de traitement des transactions. Elle doit aussi permettre aux équipes comptables et financières de se recentrer sur des activités à plus forte contribution.  C'est là un point essentiel puisque que les comités exécutifs en appellent depuis longtemps à une réflexion plus stratégique du côté des back-offices. Plus l'automatisation est généralisée, plus la comptabilité-finance pourra se concentrer sur les enjeux d'avenir de l'entreprise. À condition bien sûr qu'on lui donne les moyens d'innover en toute liberté.

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