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Rians épice ses recettes financières avec Oracle PBCS

Valerie De Montvallon
Marketing Director SaaS chez Oracle

Les Laiteries H. Triballat (Rians) ont décidé d’adopter Oracle cloud pour améliorer leur vision financière et leur contrôle de gestion. Un vent de nouveauté qui a dynamisé l’innovation dans l’entreprise.

 

Entreprise familiale française spécialisée dans la production de produits laitiers frais, de desserts et de gâteaux créée en 1952, les Laiteries H. Triballat sont plus connues par leur marque Rians, du nom de la ville où est installé son siège (Cher, Centre-Val de Loire). La société réalise un chiffre d’affaires de près de 300 millions d’euros, avec un effectif de plus de 1400 employés. La moitié de cet effectif travaille sur le site de Rians, et le reste est sur ses douze autres usines en France (8) en Espagne (1) et aux États-Unis (3). Une belle réussite dans un milieu où œuvrent des mastodontes comme Yoplait ou Danone.

 

Une culture financière à faire infuser…

« Après avoir exercé pendant 30 ans dans de grands groupes américains cotés en Bourse, il y a 10 ans, je me suis intéressée à une très belle ETI [entreprise de taille intermédiaire] appelée Rians, qui réalise 300 millions d’euros de chiffres d’affaires, mais est présente partout dans le monde à travers ses filiales, et active sur tous les réseaux commerciaux en France, » annonce Sylvie Forero, directrice administrative et financière chez Rians (Laiteries H. Triballat). « Lorsque je suis arrivée dans l’entreprise, l’aspect industriel était omniprésent et nous parlions beaucoup de volume et de charge de travail atelier, la culture de la marge produits n’étaient pas ancrée auprès des opérationnels, une belle opportunité de faire évoluer la culture et de progresser ». La DAF échange alors avec Hugues Triballat le dirigeant et le DG, qui deviennent sponsors du projet.

 

… avec de nouveaux ustensiles digitaux.

Par ailleurs, le manque de langage commun rendait peu exploitables les multiples rapports réalisés par le contrôle de gestion, qui ne savait pas expliquer aux métiers les tenants et les aboutissants. Plus classique encore, « chacun disposait de ses propres chiffres lors des comités de direction… Nous avons donc décidé de lancer un projet de déploiement d’un ERP, et avons donc tout mis en place en mode “full scope”, pour nos 20 sociétés en France aux États-Unis ou ailleurs, afin d’harmoniser l’ensemble, » explique Sylvie Forero. « Afin de s’assurer que tout le monde parle bien de la même chose, il s’avérait indispensable de définir un langage commun avec des termes recouvrant les mêmes notions. C’est pourquoi dans un premier temps, nous avons mis en place des tableaux de bord, puis des plannings avec Oracle Planning & Budgeting Cloud Service (PBCS). »  

 

Le cloud pour son agilité et sa rapidité de déploiement

Une approche cloud apporte aussi d’autres avantages, car la flexibilité, l’agilité et la rapidité de déploiement répondent à des attentes jusqu’alors peu satisfaites. « Les gains en temps et en productivité sont primordiaux. Aujourd’hui, pour grossir vite, il faut pouvoir acquérir rapidement d’autres entreprises. Or, le temps à consacrer à ses acquisitions s’avère critique, » confie la directrice administrative et financière. « C’est pourquoi le fait de pouvoir les intégrer à son système de comptabilité le plus vite possible permet non seulement d’être plus réactif, mais également de favoriser l’intégration des nouveaux venus dans le groupe, en alignant leurs processus sur ceux de l’entreprise. Début 2019, nous avons pris une participation majoritaire dans une entreprise. Et nous avons déjà déployé les solutions informatiques Finances et Ventes pour cette société en moins de quatre mois. Une opération rendue possible parce que nous sommes arrivés avec notre modèle et que la nouvelle entité ne montre aucune réticence à ce déploiement. Dans trois mois, nous aurons déployé la GPAO, et la société sera totalement intégrée avant la fin de l’année. Opérationnellement, la solution se montre donc très efficace. »

 

Un esperanto pour parler chiffres

En termes d’efficacité, une collaboration en bonne intelligence avec tous les services de l’entreprise est indispensable. Mais encore faut-il que chacun ne reste pas isolé dans sa tour d’ivoire et comprenne simplement ce que chacun (y compris des autres départements de l’entreprise) exprime pour éviter de faire croître l’incompréhension et les tensions. « Nous disposons enfin d’un langage commun pour toute entreprise (achats, approvisionnements, la finance, les industriels, etc.). Désormais, plus personne ne conteste les résultats financiers, dont la production a fortement été accélérée, » rapporte avec satisfaction Sylvie Forero. « Grâce à Oracle PBCS, les financiers de l'entreprise sont aujourd’hui réellement des “Business Partners” (partenaires des métiers). Nous organisons des réunions, aussi bien avec les industriels qu’avec les ventes ou les approvisionnements, et les contrôleurs ou contrôleuses de gestion analysent précisément les pistes d’optimisation ou les causes de défaillance. Et tout le monde collabore pour améliorer les choses. Je ne veux pas de financiers assis en permanence derrière leur ordinateur dans leur bureau ! Ils prennent leurs données, les analysent avec les opérationnels et prennent des décisions avec eux. »

 

Des nouveautés qui dynamisent les velléités d’innovation

La démarche et ces outils ont également permis au comité de direction de disposer de données fiables pour commencer à projeter des plans stratégiques. « Nous venons d’ailleurs de définir notre plan d’action pour 2023. Et ces données fiables nous permettent de nourrir efficacement nos réflexions, » souligne la DAF.

Comme on le constate régulièrement en périphérie de ce type de projet, la remise en cause des processus fait émerger de nombreuses idées et actions venant du terrain. « Les équipes ont fait savoir qu’elles souhaitaient réaliser des tâches plus valorisantes que le traitement massif et continu de factures, » confirme la responsable financière. « C’est pourquoi nous commençons à incorporer une solution de reconnaissance automatique de factures, dont les opérateurs piloteront le flux et détecteront les anomalies. Ils iront éventuellement dialoguer avec les achats si nécessaire. Et c’est précisément sur ce point que nous pouvons leur apporter une réelle valeur ajoutée. »

Le virus de l’innovation semble se répandre à grande vitesse à toute l’entreprise. « Rians souhaitait gagner en rendement sur la production de crème brûlée (l’un de nos produits phares) qui nécessite une grande précision dans la recette, les ingrédients utilisés et leur dosage, » relate Sylvie Forero. « Les machines intègrent des automates qui mesurent tout cela. Cependant, ces derniers ne sont pas connectés à l’informatique de gestion. Nous avons donc initié un projet pour récolter toutes les données produites par les automates, afin de mesurer les déviations par rapport à la recette standard et d’alerter l’opérateur qui effectue les réglages nécessaires pour revenir à la normale. Ce projet de 200 000 euros représentait un gros investissement pour la société, mais a finalement été rentabilisé en un an. »

 

La sauce secrète de la DAF : l’humain et la communication

Pas toujours simple d’embarquer tous les collaborateurs dans un tel projet, et de les impliquer pour qu’ils s’approprient l’outil utilisé. « Afin de favoriser la participation sur ce type de projet, il est indispensable d’évaluer dès le départ le retour sur investissement (ROI), » conseille Sylvie Forero. « En effet, ces démarches impliquent un gros effort de changement pour les opérationnels et cette visibilité favorisera leur implication et la conduite de ce changement s’ils comprennent pourquoi on le fait, et pas uniquement comment. »

En outre, si l’accompagnement et la formation sont incontournables, l’étude des expériences réussies montre que la communication tout au long du projet, mais aussi en amont et au-delà, s'avère primordiale. « Pour la réussite d’un tel projet, outre les informaticiens et les métiers, la présence des ressources humaines et de la communication dans l’équipe projet sont indispensables. Sans oublier le rôle de la direction pour orienter et impulser le rythme du changement, » atteste Sylvie Forero. « Sans ces trois éléments, on ne fait pas grand-chose. Au sein des équipes, il faut identifier les ambassadeurs du changement et détecter des collaborateurs qui risquent d’être en difficulté. Parfois, des personnes pourtant très à l’aise sur l’ancien système sont perdues lorsqu’il s’agit d’utiliser la nouvelle solution. Quoi qu’il arrive, la formation s’impose pour tous, et la communication est indispensable pour que tout le monde comprenne pourquoi l’entreprise évolue et vers où elle va. Communiquez, communiquez, communiquez !»

Retrouvez le témoignage de Rians, accompagné de SMCP, Auchan et Younited Credit, lors de la conférence Oracle Modern Finance à Paris.

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