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Le CGOS accomplit un bond de 15 ans avec Oracle ERP Cloud

Valérie Sturbois
Customer Markerting Manager South Europe chez Oracle

Afin de moderniser son ERP des années 2000, le Comité de Gestion des Œuvres Sociales des établissements hospitaliers publics fait confiance à Atos pour déployer Oracle ERP cloud. Projet réussi malgré le confinement

Créé en 1960, le Comité de Gestion des Œuvres Sociales des établissements hospitaliers publics (CGOS) est une association loi de 1901. Il gère l’action sociale en faveur des agents des établissements hospitaliers publics, sociaux et médico-sociaux en activité ou retraités (à l’exception de ceux de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris -AP-HP): prise en charge maladie (et maintien du salaire), aide aux familles Etudes Formation), Billetterie, chèques vacances, CESU, Aides financières …..

Très discrète, le CGOS est une institution majeure de la république avec à son actif la gestion de 2400 établissements de santé et le suivi de 1,4 million d’agents hospitaliers. Répartis entre le siège parisien et ses 12 délégations régionales, ses 270 salariés gèrent un budget annuel de plus de 400 millions d’euros.

Une refonte du SI et de la solution comptable obsolètes

Début 2017, le tout nouveau Directeur Général, Alain Debetz, lance un schéma directeur du Système d’Information sur 5 ans planifiant sa transformation digitale sur les aspects techniques, fonctionnels et humains. Le Plan Stratégique visait à rénover l'informatique interne, avec des choix technologiques clairs parmi lesquels des environnements Microsoft et Office 365, un raccordement au réseau fibre de Tolbiac ou encore la virtualisation des serveurs pour une organisation en cloud privé.

Parmi les projets de refonte, la modernisation de l’outil comptable des années 2000 est vite apparue comme une priorité. « Les mêmes logiciels et matériels étaient en place depuis 16 ans. Une obsolescence à laquelle il fallait remédier d’urgence. Et il en était de même pour les PC de bureau et leurs applications… » rapporte Gil Develey, Directeur des Opérations du C.G.O.S. « Les solutions en place permettaient tout juste de gérer la comptabilité, mais sans outil pour piloter l’activité, les budgets ou encore nos recouvrements. Par ailleurs, elles offraient très peu d’automatisation. Résultat, les clôtures annuelles nécessitaient plusieurs mois de travail pénible et chronophage. » L’association décide alors de changer de solution de comptabilité, et un audit est lancé. Il confirme que le logiciel en place (eBusiness Suite) gère la comptabilité générale (Oracle GL, General Ledger), les clients (Oracle AR, Accounts Receivables) et les fournisseurs (Oracle AP, Accounts Payable), mais pas de gestion budgétaire ni de comptabilité analytique.

Le couple Atos/Oracle ERP Cloud l’emporte

En 2018, le CGOS lance un appel d’offres. Après dépouillement, Atos est retenu avec sa recommandation de la suite Oracle ERP Cloud. Au départ, le projet consiste donc à déployer sous Oracle ERP Cloud les modules GL, AR et AP, et surtout d’y ajouter PBCS (Planning and Budgeting Cloud Service) pour le pilotage budgétaire (planification, suivi, prévisions…). « Pour nous, il s’agissait vraiment de retenir le couple Atos/Oracle » souligne Gil Develey. « En effet, aussi fantastique soit-il, un logiciel perd énormément de valeur s’il n’est pas déployé et expliqué par un partenaire expert. Et réciproquement. »

La nouvelle solution comptable gère les données sur le cloud en temps réel, mais la solution gérant les activités prestations date des années 2000 ; elle fonctionne à base de traitements par lot (batchs).

Toutes ces interfaces doivent être automatisées, et nécessitent un lourd travail. « Le noyau du nouveau système, Cloud Accounting System (CAS), fonctionne parfaitement, mais ne peut gérer les énormes batchs générant des milliers d’écritures, » explique le Directeur des Opérations. « Les équipes du C.G.O.S, d'Atos et d’Oracle ont travaillé main dans la main pour rendre possible la transformation de ces interfaces. »

La gestion de 2400 établissements et de 1,4 million d’agents génère des pétaoctets de données. D’autant plus qu’il s’agit de migrer 20 ans d’historique depuis e-Business Suite vers CAS. Pour complexifier encore l’exercice, les nombreux batchs sont étalés sur toute la journée, et concernent évidemment des paiements de types différents.

Malgré la crise, le projet se maintient…

« Le déploiement de la solution devait également anticiper qu’il faudrait parallèlement l’intégrer avec le CRM pour récupérer des données de paiement, en évitant toute copie en double, » ajoute Gil Develey. « Par ailleurs, le cahier des charges imposait de démarrer sur l’arrêté comptable après clôture de l’exercice 2019. Franchement, cela semblait difficile à réaliser en neuf mois. » En octobre 2019, la planification budgétaire et la comptabilité analytique sont déployées à 20%. Et en janvier 2020, la finance, la comptabilité et les achats sont aussi prêts à être déployés. « Mais, les équipes n’étaient pas prêtes » reconnaît le Directeur des Opérations. « Cependant, nous avions anticipé la situation. La semaine précédant Noël, les comptables de nos 12 délégations régionales sont venus à Paris suivre une formation. Or, plusieurs d’entre eux ne s’étaient jamais rencontrés. Ce fut donc l’occasion d’initier un esprit d’équipe, avec la prise de conscience que d’autres comptables vivaient eux aussi les mêmes préoccupations. Cela a créé une émulation et favorisé la prise en main de la solution, et s’est révélé très utile pour l’optimisation d’Oracle ERP Cloud. »

En accord avec les équipes, la date du basculement vers le nouveau système est planifiée au 20 avril. L’arrivée inattendue de la pandémie et du confinement, conduit à se donner un mois de plus pour garantir le démarrage dans les meilleures conditions possibles. La solution sera finalement démarrée le 19 mai, après deux longs week-ends de contrôle et de surveillance.

… et finit par entrer en production !

« La plupart des données ont été réintégrées au nouveau système en production, mais un lien est maintenu avec le CRM. En effet, le basculement des informations avait été réalisé au 30 avril. Le 19 mai, il fallait donc réinjecter tous les paiements réalisés depuis le 2 mai, » précise Gil Develey. « Une opération qui s’est effectuée sans interruption des applications et de façon transparente pour les agents. Après les dernières vérifications, pendant le pont de l’Ascension du 22 au 25 mai, le switch global a été réalisé le 26 mai. Et la mise en place s'est parfaitement déroulée. »

Bilan : Les utilisateurs ont pu s’exprimer et ont été entendus. Leurs remarques ont même donné lieu à des modifications, ce qui renforce d’autant l’appropriation de l’outil par les métiers. « Chacun a pu exprimer sa satisfaction ou ses craintes et appréhensions, des échanges qui se sont révélés bénéfiques pour toute l’équipe, » assure le Directeur des Opérations. « Les délais ont été respectés, la reprise des données et le démarrage de la nouvelle solution se sont très bien passés. Et tous les paiements ont pu être réalisés dans les temps. Et heureusement ! En effet, cela aurait pu poser des problèmes financiers aux agents hospitaliers fortement impliqués dans la gestion de la crise Covid-19 et qui avaient d’autres soucis à gérer. »

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