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Volta às aulas durante a COVID-19: A história de duas universidades

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Universidade de Wyoming, em Laramie, Wyoming, e Universidade de Baylor, no Texas, migraram recentemente seus sistemas para a nuvem da Oracle.

Por Margaret Harrist*

Para muitas universidades nos Estados Unidos, a ameaça da COVID-19 para a qual estavam se preparando tornou-se real perto das férias da primavera — e seu mundo mudou rapidamente. As faculdades mandaram os alunos para casa e mudaram para as aulas virtuais em apenas algumas semanas. Mas mudar para aulas online e fechar dormitórios era apenas uma parte do quebra-cabeças.

As universidades nos Estados Unidos são pequenas cidades, muitas com campi satélites, que possuem milhares de funcionários e dezenas de edifícios, além de uma série de programas, como projetos de pesquisa, que precisam continuar. Adicione a um orçamento já apertado as necessidades de teste do vírus, equipamentos de proteção individual, materiais de limpeza, reconfigurações de espaço para trazer os alunos de volta ao campus, juntamente com o hardware necessário para as aulas virtuais.

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Em seguida, equilibre tudo isso com as realidades em constante mudança e a compreensão da COVID-19 — e o planejamento para este outono no hemisfério norte representou um enorme desafio para os administradores. Ter acesso aos dados financeiros e de recursos humanos de toda a organização e a capacidade de realizar análises foi fundamental.

A Universidade de Wyoming em Laramie, Wyoming (imagem abaixo), tinha uma vantagem diferenciada: Nos últimos anos, a universidade passou de uma série de sistemas de back-office com décadas de uso e um mar de planilhas manuais para os aplicativos modernos em nuvem da Oracle.

A Baylor University, em Waco, Texas (imagem no topo do texto), também tinha mudado suas funções de RH para a nuvem da Oracle — e estava no meio da migração dos sistemas financeiros para a nuvem quando estourou a pandemia. Esta é uma história sobre como os administradores obtiveram os dados necessários para tomar decisões financeiras e pessoais difíceis.

“Em janeiro, todos nós sabíamos que o vírus estava chegando e que haveria grandes mudanças — e ainda assim tudo pareceu muito repentino", diz Laura Shevling, diretora sênior de sistemas financeiros e otimização de negócios da Universidade de Wyoming.

A universidade, com mais de 11 mil alunos, primeiro prolongou as férias da primavera por mais uma semana e pediu ao corpo docente para usar esse tempo para mudar as aulas para uma plataforma online — um pedido nem um pouco insignificante. No entanto, o corpo docente e os funcionários entenderam que ter os alunos de volta ao campus após as férias da primavera seria muito arriscado para o corpo docente, para os funcionários, bem como para toda a comunidade.

Além de mudar as aulas para uma plataforma online, os líderes da universidade tiveram que identificar os funcionários essenciais que precisariam estar no campus à medida que a situação evoluía — e como prestar alguns serviços de forma diferente. Por exemplo, a universidade transferiu todos os serviços de orientação estudantil e as aulas do centro recreativo para plataformas online para que os alunos pudessem continuar acessando esses serviços com segurança.

Embora a universidade tenha sido criativa ao transferir muitas dessas experiências universitárias para o mundo virtual, a tarefa de determinar as necessidades de pessoal no campus de acordo com a evolução da situação exigia dados. Shevling afirma que os recursos de insights e análises do Oracle Fusion Cloud HCM e do Oracle Fusion Cloud ERP foram fundamentais.

“A nuvem foi útil na identificação da força de trabalho essencial, já que pudemos facilmente gerar listas de funcionários e estruturas hierárquicas e compartilhar esses dados com os líderes executivos de cada área", diz ela. Muitas dessas decisões foram tomadas pelo grupo de políticas executivas de emergência da universidade, que decidia em suas reuniões às 8 da manhã os dados específicos que precisavam — e a equipe de RH era capaz de fornecer esses dados no mesmo dia.

Esse é apenas um exemplo da grande complexidade que os administradores da universidade enfrentaram. Muitos membros do corpo docente cancelaram viagens marcadas e, dependendo do tipo de reserva que fizeram, não puderam receber reembolso ou receberam créditos no lugar. Os departamentos da universidade questionaram a administração se essas despesas sairiam dos orçamentos departamentais — para os quais já havia expectativa de redução nos próximos seis a nove meses.

O departamento financeiro da Universidade de Wyoming pôde adicionar facilmente um código de programa ao sistema Oracle Cloud ERP, que permitiu acompanhar as faturas e os pagamentos relacionados à COVID. Isso foi muito útil quando o Congresso norte-americano aprovou a Lei de Auxílio, Socorro e Segurança Econômica do Coronavírus (CARES – Coronavirus Aid, Relief and Economic Security) em março.

“Posso entrar e em cinco minutos gerar um relatório sobre nossas faturas filtradas para esse código e ver quanto gastamos em COVID", diz Shevling. “Antes de mudar para a nuvem, gerar relatórios de orçamento comparados com valores reais exigia se deslocar de um departamento para outro durante semanas, resgatar planilhas e depois reuni-las manualmente para obter um número estático que, no momento da geração do relatório, provavelmente já estaria desatualizado.”

“Temos contadores e gerentes de negócios muito bons que teriam monitorado esses números em cada departamento”, diz ela. “Mas ser capaz de obter rapidamente uma visão de conjunto e fazer um detalhamento a partir daí tem sido muito proveitoso.”

Mudança fácil para o back-office remoto
A maioria dos funcionários dos departamentos de recursos humanos e finanças da Universidade de Wyoming passou rapidamente para o trabalho remoto em março. Dos mais de 70 funcionários da divisão de assuntos financeiros da instituição, apenas um precisou vir ao campus para imprimir cheques fisicamente, já que alguns pequenos fornecedores da universidade ainda requerem esse método de pagamento, diz Shevling. O restante dos processos financeiros já era online, com o uso do sistema da Oracle.

Teria sido incrivelmente desafiador pagar nossos funcionários sem benefícios que recebem por hora, que são principalmente nossos alunos e a população de maior risco, já que muitos dependem do salário para viver.
Laura Shevling, diretora sênior de sistemas financeiros e otimização de negócios da Universidade de Wyoming

Antes de migrar o RH para a nuvem, o processo de pagamento dos funcionários que recebem por hora trabalhada era em papel, duas vezes por mês e dependia de folhas de ponto e da assinatura de supervisores.
“Se não estivéssemos na nuvem, teríamos mais professores e funcionários no campus e provavelmente haveria atraso nos reembolsos aos funcionários", diz ela.

"Teria sido incrivelmente desafiador pagar nossos funcionários sem benefícios que recebem por hora, que são principalmente nossos alunos e a população de maior risco, já que muitos dependem do salário para viver."

O reembolso de despesas é outra área que melhorou muito com a mudança para a nuvem. Quando um membro do corpo docente comprava alguma coisa para o escritório, o sistema anterior exigia que o recibo em papel fosse colado em uma impressão de computador. Hoje, basta que o funcionário  tire uma foto do recibo com o celular e carregue no aplicativo de despesas ou diretamente no sistema.

“Com o departamento financeiro trabalhando remotamente, conseguimos acompanhar tudo e manter o ciclo de pagamento de fornecedores", diz Shevling. “Como planejamos a transição de retorno ao campus para este outono, perguntamos ao pessoal de finanças se eles realmente precisavam voltar, sabendo que a prioridade é reduzir a densidade no campus. Todos disseram que estão trabalhando bem remotamente.”

Mudando para a nuvem durante a pandemia
Assim como a Universidade de Wyoming, a Baylor começou a se preparar para a pandemia no início de 2020. Quando foi tomada a decisão de que a universidade precisava mudar para as aulas remotas, os alunos já estavam de férias da primavera, os times de basquete Baylor Bears masculino e feminino, muito bem classificados, estavam se preparando para os torneios de basquete da NCAA (que foram cancelados) e a universidade estava em meio à mudança dos sistemas financeiros para o Oracle Cloud ERP.

“Felizmente, finanças, TI e RH já tinham se unido muito, muito tempo antes disso", diz Cheryl Gochis, vice-reitora e diretora de recursos humanos da Baylor, que mudou os sistemas de RH para o Oracle Cloud HCM no ano passado, na primeira fase da migração para a nuvem da instituição.

“Desenvolvemos relacionamentos em que podemos dar um feedback muito direto uns aos outros e que nos ajudam a entender os diferentes contextos”, diz ela. Mas, ao contrário de seus colegas da Universidade de Wyoming, a equipe da Baylor que planejou a resposta à COVID descobriu que não podia acessar com facilidade todos os dados de que precisava.

“Entramos nessa grande crise, tentando nos comunicar e dar às pessoas o que elas precisavam, e a quantidade de etapas que precisamos vencer apenas para acessar os dados normais que estavam corretos foi inacreditável", diz Gochis. “Acho que isso motivou a equipe ainda mais. Eles provavelmente já estavam prontos para entrar em operação antes do nosso objetivo, que era 1º de junho. Descobrimos que éramos mais resilientes do que podíamos imaginar.”

A Baylor, que tem mais de 19.000 alunos, descobriu que tinha outra vantagem nessa implementação em nuvem: Com professores e funcionários trabalhando em casa e dependendo dos sistemas da instituição, todos foram forçados a lidar com novas formas de trabalhar. A equipe de implementação em nuvem se concentrou em se comunicar com os usuários, treiná-los e entender suas preocupações — e, devido às circunstâncias, a equipe teve toda a atenção e foco dos usuários.

“Normalmente, no início de junho a Baylor teria pessoas no exterior, fazendo cursos de verão ou licenças sabáticas e focadas em pesquisas de campo", diz ela. “Este ano, parecia que todos estavam em Waco, no computador.”

Outra coisa que chamou a atenção: No dia em que o sistema entrou em operação, a Baylor lançou um vídeo promocional do novo sistema com a atriz Angela Kinsey, ex-aluna da Baylor que interpreta a contadora Angela na série The Office, muito popular nos Estados Unidos. Kinsey e outros atores de The Office se juntaram à reitora da universidade, Linda Livingstone, o que certamente ajudou a chamar a atenção para o novo sistema ERP.
Olhando para trás — e adiante

“Uma das coisas que eu acho que gostaríamos de ter feito de forma diferente é ter envolvido os gerentes no processo de comunicação muito mais cedo. Eles sabem o que afeta sua equipe", diz Gochis. “Estávamos tentando nos comunicar com todos, e eu acho isso foi muito bom e adequado, mas esse é um momento em que o líder pode se comunicar da forma que realmente importa para seus funcionários. Os funcionários podem ouvir informações do CEO ou de outros líderes, mas vão verificar essas informações com o chefe deles.”

Essa é uma lição que ela diz que será levada adiante na Baylor. Por enquanto, o foco da Baylor, de Wyoming e de todas as universidades é a segurança e a saúde dos alunos, corpo docente e funcionários.

Tanto a Baylor quanto a Universidade de Wyoming exigiram que os alunos apresentassem um teste com resultado negativo antes do retorno, e os professores, funcionários e alunos estão sendo testados no campus regularmente. É uma grande iniciativa, e ter o maior número possível de funcionários ainda trabalhando remotamente ajuda ambas as universidades a manter a atenção nos alunos e naqueles que precisam estar presentes no campus.

“Não queríamos que nosso foco fosse em finanças e RH durante esse período", diz Shevling, da Universidade de Wyoming. “E como tínhamos sistemas baseados em nuvem, pudemos gastar nosso tempo e recursos focando na criação de um retorno seguro ao campus.”

*Margaret Harrist é diretora de estratégia e implementação de conteúdo da Oracle

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