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SaaS para leigos: Tudo o que você precisa saber sobre aplicativos em nuvem

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Especial reúne os principais conceitos sobre o Software como Serviço, que não exige comprar o hardware ou ter uma licença do software

Por Lynne Sampson*

Você se sente desorientado e confuso toda vez que a conversa (qualquer conversa) é sobre software em nuvem? Sente que a tecnologia está avançando muito rápido e ainda está tentando descobrir como usar um Mac no trabalho e um PC em casa? Ficou chocado quando descobriu que "cliente” não é só alguém que compra alguma coisa? SaaS, PaaS e IaaS parecem ser um verdadeiro pé no (você sabe o quê)? Se é assim que você se sente, então o novo ebook popular SaaS for Dummies (SaaS para Leigos) pode ser algo a acrescentar à sua lista de Natal (ou aniversário, o que vier primeiro).

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Não tem certeza se vale a pena o investimento ou se vai deixar você ainda mais confuso? Pode confiar... Vale a pena.  Na verdade, vamos dar uma olhada juntos em alguns dos destaques desse livro e ver se conseguimos entender os diferentes modelos de software financeiro.

O que é um software “on-premises"?
Para compreender o Software como Serviço, ou SaaS (de Software as a Service, em inglês), é importante entender o que veio antes dele: o modelo tradicional on-premises de computação empresarial. Então, vamos voltar para o começo.

Pense nos aplicativos de negócios que suas equipes usam todos os dias para gerenciar finanças, recursos humanos, cadeia de suprimentos e qualquer outra função empresarial. O modelo tradicional de TI resolveu comprar esse software de um fornecedor e instalar “on premises”: em um grande servidor mantido em uma sala dedicada em algum lugar (ou talvez em um armário, se a empresa for muito pequena).

No modelo on-premises, você (ou seja, seus funcionários de TI) é responsável pela manutenção desse servidor e de qualquer software que seja executado nele. Vamos imaginar que a sua pequena ou média empresa (PME) comprou o Software Tradicional de Finanças 9.1 em 1999. A equipe de TI da sua empresa instalou esse software no servidor. Implementaram em todos os desktops e laptops do departamento financeiro, para que toda a equipe financeira pudesse ter acesso a ele. Provavelmente eles fizeram bom proveito disso em 1999, e talvez você tenha ficado satisfeito com os resultados.

O que você não viu foi todo o trabalho que aconteceu nos bastidores. No modelo on-premises, a sua equipe de TI é responsável por manter o software atualizado e disponível. Se ele parou de funcionar no meio do fechamento mensal, eles tiveram que se esforçar para fazer o software funcionar de novo. À medida que sua equipe financeira crescia, era preciso criar novas contas de usuário. À medida que surgiam novos vírus de computador, era necessário aplicar todos os novos patches lançados pelo fornecedor.

(Havia também uma série de problemas em torno da integração do sistema financeiro com outros sistemas, como RH e folha de pagamentos — mas, por uma questão de simplicidade e para manter minha sanidade, essa leiga não vai abordar esses problemas neste artigo).

Provavelmente a parte mais difícil do modelo on-premises, como diria a maioria das pessoas de TI, eram as atualizações. O Software Tradicional de Finanças 9.1 pode ter sido o top de linha em 1999. Provavelmente ele tinha uma interface tão atraente quanto a de uma máquina de escrever, e talvez só executasse cerca de 20% dos relatórios que sua equipe financeira precisava.

Assim, a equipe de TI tinha o trabalho de personalizar o software para atender às suas necessidades específicas. Personalizar é uma tarefa complicada: exige abrir o código-fonte e reescrevê-lo — trata-se basicamente de reprogramar o software para que ele faça o que você quer. Normalmente, é necessário contratar uma empresa de consultoria terceirizada, que costuma ter muito mais experiência nesse tipo de projeto do que uma equipe interna de TI.

E, depois de reprogramar um software, não é possível atualizá-lo automaticamente. Por que não? Porque a nova versão não inclui todas aquelas adoráveis personalizações que o seu consultor programou tão meticulosamente. Assim que a nova versão é instalada no servidor, a versão antiga desaparece — inclusive o código especial.

É por isso que as atualizações só ocorriam mais ou menos a cada cinco anos — às vezes mais, no caso dos sistemas financeiros. Se você quisesse manter seus recursos personalizados, teria que migrar e/ou reprogramar para a nova versão — um projeto que levava muito tempo e se gastava muito dinheiro em taxas de consultoria. Mais ainda, isso consumia muitas horas da sua equipe de TI, que deixava de lado outros projetos nos quais poderia estar trabalhando (como pesquisar e comprar aquele novo software da cadeia de suprimentos quevocê precisava desesperadamente).

Eis que surge a hospedagem
Havia outro problema com as atualizações: um novo software muitas vezes exigia um novo hardware para executá-lo. Nos tempos do Windows 95, eu quis atualizar meu desktop antigo para o Windows XP. Mas o XP precisava de uma unidade de processamento central (CPU) mais rápida e com mais memória. Eu não podia simplesmente atualizar para um novo software na minha máquina antiga: eu precisava comprar um computador novo.

Isso funciona da mesma maneira no mundo dos softwares empresariais. Em 2018, talvez o Software Tradicional de Finanças versão 13.1 esteja disponível. Parece ótimo e fácil de usar, mas não vai funcionar no seu servidor antigo. Então é hora de comprar um novo servidor, certo?

Bem, não necessariamente. Começaram a aparecer empresas se oferecendo para executar o software para você, nos servidores deles, e depois entregar via internet. Sua equipe financeira faz login no aplicativo remotamente pelos laptops. Esse modelo é conhecido como Infraestrutura como um Serviço (IaaS). Em vez de comprar seus próprios servidores (também conhecidos como "infraestrutura”), você os aluga mensalmente de um fornecedor. Muitas pessoas se referem a esse modelo como sendo "a nuvem", mas isso não é SaaS.

Qual é a diferença? No IaaS, você ainda precisa comprar uma licença para o aplicativo financeiro, e a sua equipe de TI ainda é responsável pela manutenção, correções e atualizações. As principais economias de custo estão no hardware. Sua empresa ainda suporta o custo de segurança e manutenção do software financeiro — e uma atualização para a versão mais recente vai envolver a mesma quantidade de tempo, dinheiro e esforços utilizados no modelo on-premises. A atualização para a versão 13.1 ainda é um investimento de capital, o que provavelmente requer a aprovação do conselho de administração.

Você pode decidir se é melhor esperar pela versão 14, a ser lançada daqui a alguns anos — o que significa que vai demorar vários anos para você ter acesso à nova funcionalidade financeira.

O que é Software como um Serviço?
SaaS é um modelo operacional totalmente diferente. No mundo do SaaS, você não precisa comprar o hardware ou ter uma licença do software. Em vez disso, você paga uma taxa mensal a um provedor em nuvem, e eles entregam o software para você pela internet. Ele é executado nos data centers deles, nos servidores deles, e eles são responsáveis pela manutenção.

Aplicações de patch, segurança, manutenção, atualizações — tudo isso está incluído na sua assinatura mensal. Não é preciso fazer mais nenhuma dessas coisas. O provedor faz isso para você. Você faz login no sistema financeiro no seu laptop — ou até no seu dispositivo móvel — e já está tudo pronto. Você só precisa de um navegador.  

E aqui está a melhor parte. Sabe aquelas atualizações longas, cansativas e caras? Elas se tornaram coisa do passado. Em vez disso, o fornecedor atualiza o software regularmente (em geral, de duas a quatro vezes por ano), de uma maneira parecida com as notificações que recebemos de tempos em tempos para atualizar os aplicativos no celular. Essas atualizações contêm novas funcionalidades e recursos — muitas vezes porque clientes como você solicitaram novos recursos. Portanto, você sempre tem o software financeiro mais recente e atualizado ao seu alcance.

Nunca mais você vai passar horas e dias reprogramando softwares antigos para forçá-los a fazer o que você quer, porque o software será sempre novo. Os aplicativos SaaS são altamente configuráveis e incorporam continuamente as práticas recomendadas. Dessa forma, a necessidade de personalizar desaparece de vez. No entanto, se houver algum recurso que a sua empresa precisa — aquele "tempero especial" que diferencia você dos seus concorrentes — é possível construí-lo usando a Plataforma como um Serviço (PaaS). Ao contrário do código personalizado, as melhorias PaaS ficam fora do software financeiro básico. Assim, quando você atualiza de uma versão para outra, os recursos ainda funcionam. Não é necessário reprogramar.

Por que SaaS é a melhor opção?
Para nós, leigos, pode parecer que as diferenças entre a “nuvem hosted” (IaaS) e a nuvem verdadeira (SaaS) são muito poucas. Mas essas diferenças são importantes, porque IaaS não oferece os mesmos benefícios. No modelo SaaS, os benefícios são comprovados:

•    Retorno sobre o investimento (ROI) 3,2 vezes maior do que no software on-premises
•    Custo total de propriedade (TCO) 52% menor
•    Risco zero de obsolescência tecnológica
•    Atualizações várias vezes por ano, versus uma vez a cada 5 a 10 anos (ou mais)
•    Segurança e aplicações de patch gerenciadas pelo fornecedor SaaS
•    Sem custos de hardware
•    Não há mais investimentos de capital para comprar novos softwares — as taxas mensais se tornam uma despesa operacional
•    Inovação contínua

Não é que executar o Software Tradicional de Finanças versão 13.1 em um ambiente hosted IaaS seja necessariamente uma má ideia, ou prejudicial para a sua empresa. É que executar um SaaS financeiro, como o Oracle ERP Cloud(inclusive o Oracle EPM Cloud) — é melhor.
Mudar para SaaS agora está mais fácil do que nunca. A concorrência já está fazendo isso. Por isso, analise as opções financeiras na nuvem, e não fique para trás. Ninguém quer ser leigo.

*Lynne Sampson é editora-chefe

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