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Preenchendo a lacuna para trabalhadores remotos por meio de assistentes digitais

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Conheça quatro formas em que os assistentes digitais podem ajudar a mudar a forma com que seus funcionários interagem com os aplicativos de negócios.

Por Suhas Uliyar *

Os chatbots baseados em IA ou assistentes digitais podem mudar a forma como interagimos com os aplicativos de negócios, não apenas com os aplicativos de consumo. O principal benefício é a capacidade de obter respostas imediatas às consultas por meio da linguagem natural local, sem ter que baixar aplicativos ou obter treinamento.

Embora tenhamos a liberdade de interagir com experiências fáceis de usar em nossa vida pessoal, como a Alexa e a Siri, há poucas opções para a vida profissional das pessoas. Mas isso está mudando. Como observa Steve Miranda, vice-presidente executivo de desenvolvimento de aplicativos da Oracle: "Em RH, todas as perguntas ou transações comuns se prestam muito bem aos assistentes digitais. No próximo ano, estaremos chamando o HTML de nossa 'antiga interface'. Todas as transações serão efetuadas através de uma interface de usuário de assistente digital”.

Os requisitos do trabalho em casa, associados à propagação da COVID-19, tornaram ainda mais importante fornecer aos funcionários acesso fácil às informações em constante mudança — como políticas da empresa, cobertura de seguros e orientações sobre saúde pública, além do ritmo habitual de perguntas sobre saldo de férias, status de despesas e soluções alternativas de TI.

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Aqui estão algumas das maneiras principais pelas quais os chatbots e assistentes digitais podem ajudar.

Um assistente para cada funcionário: Encontrar respostas para perguntas simples pode ser uma experiência frustrante se não houver uma maneira fácil de fazer isso. Tomemos, por exemplo, perguntas básicas como "quantos dias de férias me restam?" ou "o que faço se tiver que alterar meu estado civil?" Em alguns casos, o funcionário precisará fazer login em sua VPN para encontrar o documento com as políticas, ou uma página da Web, ou o aplicativo — nos quais precisará navegar ainda mais para encontrar as respostas para essas perguntas diretas. Com um assistente digital, o funcionário pode  simplesmente falar a pergunta em voz alta de forma natural ou apenas digitar o texto e receber uma resposta imediata, sem ter que navegar por várias telas ou interfaces. Não só isso: o assistente digital pode ajudar ainda mais, fazendo recomendações ou tomando medidas como acompanhamento da interação original, se tornando um verdadeiro assistente para os funcionários. Por exemplo, em vez de apenas informar o funcionário sobre o que fazer para alterar o estado civil, o assistente digital pode efetivamente acionar o processo de alteração, reunindo as informações necessárias e, em seguida, atualizando os sistemas relevantes com essas informações.

Responder a perguntas gerais sobre políticas: Com a rápida evolução das medidas do governo, como isolamento social e distanciamento social, a maioria das organizações está adaptando rapidamente suas políticas e diretrizes de RH. Ao mesmo tempo, mais do que nunca os funcionários precisam da ajuda e de respostas de suas organizações. As perguntas podem variar muito, desde políticas de emprego, orientações de viagem e instruções de saúde e segurança, até orientações sobre como proceder e trabalhar durante a pandemia. Em alguns casos, as informações são muito dinâmicas e mudam a cada minuto. Os assistentes digitais fornecem aos funcionários um canal consistente, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, onde é possível fazer perguntas e obter resposta imediata. Ao mesmo tempo, liberam as equipes de RH e TI/suporte para gerenciar os desafios mais complexos que enfrentam atualmente. Na verdade, você também pode usar os assistentes digitais para enviar alertas e notificações proativos, como mudanças nas políticas, para que os funcionários não precisem verificar ou pesquisar constantemente as informações mais recentes.

Suporte para a saúde e segurança dos funcionários: A prática de distanciamento social também afetou os processos de recrutamento, integração e treinamento das organizações. Na verdade, esses processos fornecem os recursos e o suporte que a maioria das organizações pode realmente precisar nesses tempos de incerteza. Com o uso de um assistente digital, as empresas podem fazer uma seleção prévia e o agendamento de entrevistas online com os candidatos, em qualquer canal de mensagens. Você pode promover uma integração virtual ao permitir um fácil acesso remoto online a treinamentos, políticas e materiais relevantes, tudo através de um assistente digital. Os dados também podem ser registrados com segurança para acompanhar o estado de saúde dos funcionários com base nas políticas e diretrizes de saúde da organização. Um assistente digital também pode ajudar o funcionário na tarefa demorada de preencher formulários ou relatar quaisquer problemas relacionados à saúde no trabalho.

Autosserviço dos funcionários: Seja trabalhando remotamente ou no local, conforme a necessidade, os funcionários podem precisar de acesso a informações e processos que vão além dos sistemas de RH. Como funcionários, lidamos com uma série de sistemas ou aplicativos para envio de despesas, arquivamento de tíquetes de suporte de TI e até mesmo alterações em planos de viagem. Alguns processos abrangem vários sistemas, como as políticas de reembolso de despesas baseadas em função ou localização, em que o sistema requer informações de função do sistema de RH antes de interagir com o sistema financeiro/ERP para o reembolso. O assistente digital é um ponto de interação comum para funcionários, prestadores de serviço ou parceiros em vários aplicativos e pode fornecer uma resposta rápida, consistente e concisa.

Liderar uma organização nestes tempos sem precedentes traz uma maior demanda ao departamento de RH. Como resultado, é sensato que as organizações aproveitem tecnologias baseadas em IA, como os assistentes digitais, para escalar seus departamentos, criar conexões e envolvimento online e fornecer atualizações dinâmicas sobre políticas e orientações de segurança sem congestionar os canais de comunicação humana – que precisam estar disponíveis para tarefas essenciais. O assistente digital pode fornecer suporte para uma organização através de benefícios como:

•    Reduzir os custos operacionais através do autosserviço e da automação online
•    Expandir a disponibilidade do RH para 24h/dia, 7 dias por semana em diferentes canais
•    Facilitar o acesso a informações e processos por meio de texto ou linguagem natural
•    Fornecer informações consistentes e manter o envolvimento dos funcionários
•    Permitir o alcance proativo do RH

Os assistentes digitais podem fornecer suporte para os departamentos que os funcionários podem precisar agora, além de criar eficiência a longo prazo. Para obter mais informações ou discutir sobre como um assistente digital pode fornecer suporte para as suas necessidades, envie um email para nós. Fique bem e cuide-se.

* Suhas Uliyar é Vice-Presidente para IA e Digital Assistant

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