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Gestão financeira: os principais erros e o que pode ser feito para evitá-los

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Quer ser bem-sucedido ao cuidar das contas da sua empresa? Saiba quais os principais erros que podem acontecer e veja como evitá-los.

A gestão financeira, fiscal e tributária não costuma ser a área de especialização dos empreendedores, focados em planejar, criar e vender os seus produtos e serviços. Porém, deixar de acompanhar as contas do seu negócio pode ser fatal.

De acordo com o Sebrae, uma em quatro empresas morre antes de completar dois anos de operação. A má gestão está entre as principais causas do encerramento das atividades, assim como o fato de que o Brasil é o segundo país que mais paga impostos na América Latina, perdendo apenas para Cuba, com uma complexa apuração de obrigações tributárias.

-Leia também: Tomada de decisão: Como garantir o crescimento da sua empresa?

Desta forma, verificar impostos pagos e devidos e controlar as contas da sua empresa é importante não apenas para evitar multas e bloqueios para obtenção de crédito, que podem inviabilizar a operação, mas também para usar os dados financeiros a favor do crescimento do negócio. Para o sucesso dessa estratégia, profissionais de gestão financeira e softwares, especialmente os dotados de cloud computing (ou computação em nuvem), são grandes aliados.

Quer ser bem-sucedido ao cuidar das contas da sua empresa? Confira abaixo os principais erros na gestão financeira corporativa e o que pode ser feito para evitá-los!

Os 5 principais erros na gestão financeira das empresas

1-Deixar de fazer um planejamento financeiro e tributário

O primeiro passo para quem busca a longevidade de uma empresa é realizar um planejamento. E com os aspectos financeiros não é diferente.
Assim, a falta de um planejamento financeiro pode ser o caminho para o fracasso de um negócio. Em um país com tantas cargas tributárias, o estudo das obrigações fiscais não deve ser considerado um luxo reservado apenas para negócios avançados — e pode até melhorar os resultados da sua empresa.

2-Esquecer de se atualizar diante de mudanças tributárias

O sistema tributário brasileiro não é apenas complexo, mas também sofre transformações constantementes. Sem especialistas e softwares que acompanhem novas normas publicadas a que sua empresa deve se adequar, você pode perder estratégias que reduzam o impacto fiscal ou tributário na operação do seu negócio.

No pior dos casos, pode até ser multado por cometer erros causados pela ignorância — como empresas que não se adequaram à base de trabalhadores eSocial no prazo exigido.

3-Realizar uma má gestão dos documentos
Não registrar e armazenar corretamente os seus documentos fiscais e tributários pode, mais uma vez, gerar multas. Por exemplo, desconhecer que os arquivos de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) devem ser guardados pode gerar um pagamento de multa, caso a empresa não entregue o arquivo em tempo hábil.

Outro problema que evidencia uma má gestão de documentos é não ter sistemas integrados. Muitos negócios fazem uso de diversos softwares e precisam jogar as informações de um programa para outro. Além da perda de tempo, esse processo é extremamente suscetível ao erro humano. Caso existam tais falhas, todo o seu planejamento financeiro poderá ser baseado em informações incorretas e você perderá a confiança em suas próprias informações financeiras.

4-Ignorar informações geradas pela contabilidade ou pelo seu software de gestão
Empreendedores que veem as áreas fiscal e tributária como meros obstáculos para o crescimento cometem um grande erro. A apuração de dados financeiros tem um lado estratégico, chamado de contabilidade gerencial.
Você pode usar as informações contábeis geralmente organizadas por profissionais e registradas em softwares (como as demonstrações de resultados e o balanço patrimonial) para desenvolver um planejamento empresarial mais eficiente, junto a um sistema de gestão (ERP).

É possível analisar indicadores de eficiência com base em despesas e receitas, por exemplo. Também é possível prever futuras deficiências de caixa ao olhar para as projeções de pagamentos a fazer e a receber. Com isso, você pode calcular o preço justo a cobrar por seu produto ou serviço e estimar a margem de lucro do seu negócio.

5-Considerar auditorias um gasto desnecessário

Se os dados financeiros são tão importantes para um negócio, é fundamental que eles estejam corretos. Portanto, não ignore a importância de uma auditoria, ainda que ela seja feita por você mesmo (ou por um software). O investimento feito agora será menor do que os gastos com possíveis punições futuras ou com problemas financeiros por uma má apuração de dados fiscais e tributários.

O que pode ser feito para evitar uma má gestão financeira?

Seu negócio deve começar sendo enquadrado em três regimes de tributação: Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. A opção pelo melhor regime fiscal pode gerar a redução da sua carga tributária de forma legal e, com isso, sobrará mais capital para aplicar no crescimento da sua empresa.

Para o melhor planejamento financeiro, conte com o auxílio de profissionais nas áreas fiscal e tributária e de softwares de planejamento financeiro e orçamentário.

Os sistemas armazenam todos os seus arquivos e facilitam o seu acesso, evitando erros humanos que até os maiores especialistas podem cometer, bem como as multas associadas. Busque softwares que se integrem a outras áreas do seu empreendimento, ajudando na elaboração de estratégias empresariais. Quando um produto for vendido, o estoque será descontado e, ao mesmo tempo, uma nota fiscal será gerada, poupando o seu tempo como gestor.

Os benefícios da cloud na gestão financeira
Dentro dos softwares de gestão, invista mais ainda nos sistemas dotados de cloud computing (computação em nuvem).

Esses programas permitem ver informações financeiras em tempo real, acessíveis de qualquer dispositivo, o que facilita o acompanhamento financeiro e o acesso de notas fiscais em caso de auditoria repentina, por exemplo.

Além disso, os dados são armazenados de forma segura, e a computação em nuvem permite a recuperação de versões antigas de documentos, caso você precise ver informações antes de alguma alteração para elaborar análises históricas e estratégias de negócio para o futuro.

Alguns softwares em cloud computing fazem a elaboração de relatórios e automatizam as tarefas mais repetitivas, auxiliando a sua tomada de decisão e diminuindo riscos de falha humana. Em uma decisão sobre comprar ou não mais estoque em uma oferta de tempo limitado, por exemplo, você precisa de análises que lhe deem visibilidade sobre o fluxo de caixa e a quantidade de produtos já existentes em suas mãos o mais rápido possível e com os números corretos.

Por fim, o custo de implantação e armazenamento é reduzido na comparação com sistemas que exigem a hospedagem em data centers próprios. A capacidade da nuvem pode ser aumentada acompanhando o crescimento da sua empresa, sob demanda, e o pagamento geralmente é feito por assinatura mensal. O uso da Nuvem também diminui o custo ao montar a sua equipe de tecnologia da informação.

Falhas na gestão financeira são muito comuns e podem levar diversos negócios ao fracasso. Saber quais são as faltas mais cometidas e adotar estratégias que o resguardem são passos essenciais não apenas para evitar problemas mais sérios, mas também acumular mais recursos para investir no sucesso da sua empresa.

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