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Como as equipes da Oracle reduziram o fechamento financeiro mensal em 20% — trabalhando em casa

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Subsidiária da Oracle que está servindo de piloto fez seu fechamento financeiro em um único dia pela primeira vez e já percebeu inúmeros benefícios com o uso do Oracle ERP Cloud, como reconciliação automática de 92% das transações bancárias.

Por Margaret Harrist *

A Oracle vem fazendo progressos em seu objetivo de automatizar o fechamento de seus livros financeiros mensais e, em março, com a equipe de finanças trabalhando em casa devido à COVID-19, a empresa reduziu esse fechamento em 20%.

"Tínhamos planejado reduzir o tempo de fechamento, mas conseguir realizar isso trabalhando remotamente é incrível", diz Maria Smith, vice-presidente sênior e controladora corporativa assistente da Oracle. "Para nós, foi um negócio normal na nuvem."

Um fechamento mais rápido permite que os líderes empresariais respondam mais rápido às mudanças das condições econômicas e dos negócios, e fornece mais tempo para a equipe financeira se concentrar em atividades estratégicas. Em última análise, um fechamento totalmente automatizado resultaria em contas financeiras em tempo real, e relatórios com dados financeiros poderiam ser gerados a qualquer momento.

Leia mais: Descomplica reduz custos em 20% com Oracle Cloud ERP

O caminho para essa meta de fechamento totalmente automatizado está sendo preparado por uma das subsidiárias da Oracle que, por sua vez, tem mais de 20 subsidiárias localizadas em todas as principais regiões. Essa empresa fez seu fechamento em um único dia pela primeira vez em março — também com a equipe trabalhando em casa — e está servindo como “caso de teste piloto" da Oracle para mover sistemas financeiros para a nuvem antes de implementar os vários módulos de ERP e processos de negócios em toda a organização.

Alguns dos benefícios que a Oracle vem percebendo desde o início da implementação do Cloud ERP: cerca de 92% das transações bancárias globais são agora automaticamente reconciliadas; os saldos entre empresas globais compostas por centenas de pessoas jurídicas são reconciliados em 90 minutos; as alocações de despesas foram reduzidas em 98%; a contabilização do acúmulo de pedidos de compra abertos globalmente agora é concluída em apenas três horas; e até agora, a empresa reduziu em 35% a contabilidade manual com diários de vários livros-razão e várias moedas.

Essas diferenças quantificáveis foram possibilitadas pela mudança da empresa para os mesmos Oracle Cloud ERP e Oracle Cloud EPM como seus clientes.

No entanto, essa escala de melhoria é tanto uma evidência da forma como os profissionais de finanças e contabilidade trabalham hoje como é sobre tecnologia.

“Você não automatiza um fechamento sentado no back-office com o Financial Times debaixo do braço; essas imagens arcaicas de contadores desapareceram para sempre", diz Smith. "Hoje, as principais competências dos contadores são a construção de relacionamentos, influência, inovação, liderança de mudança, colaboração e conduzir as empresas para um mundo financeiro moderno. É uma função completamente diferente da que costumava ser."

Etapas fundamentais para um fechamento mais rápido

A base necessária para alcançar um fechamento automatizado são sistemas integrados que estejam sempre em sincronia e sejam baseados em um único conjunto de dados, o que elimina a duplicação e a necessidade de reconciliação manualmente intensiva, diz Smith.

“Quando você tem um conjunto de dados, não precisa gastar tempo em reconciliações, porque tudo se encaixa imediatamente", diz ela. “Conheço empresas que precisam reconciliar cada subseção da sua atividade com o livro-razão geral. Elas podem perder dias fazendo isso, enquanto o nosso é automatizado.”

Por exemplo, uma das áreas de maior custo para as empresas são as pessoas. A integração do Oracle Cloud HCM com a Oracle Cloud ERP significa que, quando a Oracle adquire uma empresa e os dados dos funcionários são transferidos para o sistema HCM, ele é imediatamente integrado ao sistema ERP — salários e benefícios, centros de custo, a linha de negócios de cada funcionário, ordens de compra, despesas de viagem — tudo isso flui automaticamente.

“Saber o número global de funcionários em uma empresa do nosso tamanho e nunca ter que reconciliar a contabilidade com as informações do RH é uma enorme economia de tempo", diz Smith. “Uma nuvem com HCM e ERP integrados resulta em precisão, controle e velocidade de dados. Esse alinhamento também é fundamental quando uma empresa se reestrutura, adquire novas empresas ou altera seu modelo de entrada no mercado, mudando alguns funcionários para novas linhas de negócios ou centros de custo.”

Ela compara o fechamento a uma corrida de revezamento: Quando dados e sistemas são integrados, é como se o bastão fosse transferido imediatamente. Se os sistemas não se comunicam e não estão integrados, os "corredores" precisam parar, reconciliar e pesquisar antes de entregar o bastão para cada área — contas a pagar, ativos fixos, receita, despesas e outras.

Outro fator importante: a Oracle mudou para um único gráfico global de contas, que fornece consistência em toda a empresa e simplifica muito os relatórios. Hoje, Smith diz, sua equipe está capacitada com dados atualizados porque pode executar relatórios SmartView em tempo real de toda a empresa, de qualquer uma das centenas de pessoas jurídicas da empresa, ou de linhas de negócios ou regiões.
Entre as maiores lições que ela aprendeu durante o processo de mudança das finanças da Oracle para a nuvem foi que a mudança para um gráfico global de contas deveria ter acontecido mais cedo, e que os líderes financeiros precisam estabelecer um padrão alto.

"Quando definimos a meta de realizar o fechamento em um dia, houve uma descrença inicial", diz ela. “Isso mudou rapidamente para um desafio motivador, e as equipes começaram a pesquisar o que seria necessário para fazer isso acontecer. Surgiram então centenas de ideias de inovação, desde simplificação de processos, automação, até a total aceitação do desafio. A realidade é que nenhum contador quer passar dias ou semanas fazendo o fechamento se puder fazer isso em um dia — e especialmente se puder se concentrar na próxima meta de um fechamento automatizado contínuo e criar a última geração das finanças.”

Nova função da contabilidade

Cumprir a meta de fazer o fechamento em um dia envolve muito mais do que a equipe de contabilidade da empresa: requer colaboração com todas as linhas de negócios da empresa para modernizar os processos de negócios, identificar áreas que precisam ser aprimoradas e melhorar a qualidade dos dados.

Uma contabilidade precisa requer dados precisos — e dados precisos são vitais para acelerar o fechamento.

“Um dos maiores aprendizados para nós foi que, embora o fechamento em um dia inicialmente parecesse se tratar de velocidade, as decisões que tomamos para alcançar essa velocidade, na verdade, diziam respeito à eficiência", diz Smith. “E aprendemos que não se tratava apenas de eficiência em finanças, mas de eficiência em toda a empresa. Isso fez desse objetivo uma vitória para as finanças, bem como para os negócios.”

Outro foco principal da equipe de Smith é a estreita parceria com o desenvolvimento de produtos para ajudar a promover melhorias em futuras atualizações trimestrais dos aplicativos em nuvem da Oracle.
“O desenvolvimento de produtos acompanhou minha equipe durante o processo de fechamento no final do trimestre", acrescenta Smith. “Eles observaram tudo e, como resultado, temos agora uma lista de áreas adicionais que pretendemos automatizar. É uma parceria maravilhosa e uma maneira completamente nova de trabalhar”.

Como a equipe de Smith é usuária diária da Oracle Cloud ERP e, como tal, possui insights sobre o sistema, assumiu também uma função mais de front-office, trabalhando com clientes, vendas, marketing e outros grupos, para se tornar uma face externa da empresa.

“Somos um dos nossos maiores clientes", diz ela. “Quando os líderes de finanças querem entender a oferta de ERP da Oracle, querem conversar com pessoas que realmente usam o produto e fazem fechamento contábil. Assim, minha equipe conversa frequentemente com colegas de finanças de outras empresas sobre nossa experiência na implementação e uso da Oracle Cloud ERP”.
Tudo isso trouxe grandes mudanças para a equipe de Smith, que adotou a nova função de agente de inovação.

“Acho que o trabalho de contador nesse ambiente é um dos mais fascinantes que podem existir em uma empresa", diz Smith. “Todos os dias vejo minha equipe compartilhar cada vez mais ideias sobre como podemos atingir metas que não acreditávamos que fossem possíveis há poucos anos — como o fechamento automatizado. Isso é empolgante, porque agora tudo é possível — e cabe a nós, como líderes, buscar isso.”

* Margaret Harrist é diretora de Estratégia e Implementação de Conteúdo na Oracle.

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