Dokumente und Daten rechtssicher speichern - Aber wie? Ein Blick in die nahe Zukunft und wie Sie sich schon jetzt darauf vorbereiten können

Das papierlose Büro – ein Traum wird Wirklichkeit?

Das papierlose Büro ist bislang nur in Teilen umsetzbar. Dabei mangelt es nicht an Willen auf Papier im Office-Kontext komplett zu verzichten. Wo immer es allerdings um beweiswertfähige Dokumente und Daten geht, setzen vielen Firmen, insbesondere im Gesundheitsbereich, auf Papierarchive.

Fehlende Regeln – Fehlende Lösungen

Grund dafür sind die fehlenden gesetzlichen Regelungen und zugleich das Fehlen realisierbarer IT-Lösungen, die sowohl Rücksicht auf die bestehende  IT-Umgebung als auch die immer knapper werdenden IT-Budgets beachten. 

Des weiteren herrscht große Unsicherheit darüber, was mit aktuellen Technologien abbildbar ist und was nicht. Zwar gibt es, wie das CIO Online Magazin vom 28.3.2014 konstatiert, unzählige Lösungen im DMS-Umfeld, allerdings zeichnen sich viele dieser Lösungen durch lange Projektzeiten, und damit durch hohe Projektbudgets aus.  

Der heilge Gral: TR-esor 03125

Das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstachnik) hat die BSI Richtlinie TR-ESOR 03125 in Kooperation mit der IT-Industrie und auf Basis von internationalen Standards erstellt und 2009 erstmals veröffentlicht. TR-ESOR 03125 soll Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen einen Rahmen vorgeben, wie Daten und Dokumente zukünftig gespeichert werden sollen. Daten und Dokumente sollen nicht nur einfacher digital vorgehalten werden können, sondern alle Merkmale eines Papierdokuments aufweisen, und somit Anforderungen an Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit sowie Nachweisbarkeit von papiernen Daten und Dokumenten erfüllen.

Im Fachjargon nennt man das Beweiswertsicherung. Alle Dokumente und Daten sollen im Zweifel vor deutschen Gerichtsbarkeiten Bestand haben.

TR-ESOR – Ja! Aber wie?

Das CIO Online Magazin vom 28.3.2014 listet in seinem Artikel zum Thema „Grundlagen revisionsicherer Archivierung“ die 10 Merkmale zur revisionssicheren elektronischen Archivierung des Verbands Organisations- und Informsationssystem e.V. (VOI) auf. Auch wenn der CIO Ratgeber in seinem Artikel lediglich auf Lösungen im DMS-Bereich eingeht, kann die TR-esor Richtlinie vom BSI sowohl technisch als auch funktional durch das Zusammenspiel verschiedener Module auf Systemschichtebene umgesetzt werden.

Integration aus Systemschichtebene als Paradigmenwechsel

Die Integration auf Systemschichtebene ist ein Paradigmenwechsel, da bisherige Lösungen die Herausforderungen der beweiswerterhaltenden Langszeitspeicherung über die Applikationsebene gelöst haben. Das hat aber zur Folge, dass die Applikation in Verwaltung des Datenpools ist. Sinnvoller wäre ein Datenpool der von verschiedenen Applikationen gespeist wird. Das hieße, die TR-ESOR-konforme Speicherung von Daten findet in der Systemschicht statt. Somit obliegt die Verwaltung des wichtigen Datenpools nicht der Applikation, sondern einer unabhängigen Systemschicht darunter.

Das Datenverarbeitungszentrum in Mecklenburg-Vorpommern (DVZ MV) hat die BSI Richtlinie TR-ESOR 03125 mit Oracle Technologie umgesetzt und ist mit dieser Umgebung seit 3 Jahren produktiv. Durch diese Art der Umsetzung ist das DVZ MV in der Lage, den Dienst für verschiedene öffentliche Auftraggeber auf Basis einer Umgebung anzubieten. Durch die  Mandantenfähigkeit der Oracle-Lösung können Daten von verschiedenen Bereichen und Auftraggebern im Sinne der BSI-Richtlinine konform langzeitgespeichert werden. Somit werden Daten und Dokumente nicht nur digital beweiswertsicher gespeichert, sondern können wie echtes Papier nachgenutzt werden. Der Traum vom papierlosen Büro ist also kein Traum, sondern bereits Wirklichkeit.

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Daniela Wahrmann hat langjährige Erfahrungen im Gesundheitswesen und arbeitet seit mehr als vier Jahren bei ORACLE im Bereich Healthcare und Krankenkassen.



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Anne Manke ist seit 2011 bei ORACLE. Sie hat zuvor in einem mittelständischen Unternehmen das Marketing- und Vertriebsteam geleitet.

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