JES: 共有フォルダでメールアーカイブを作ろう

IMAP の共有フォルダ (Shared Folder) というのをご存じでしょうか。本来、メールサーバー上のメールフォルダは自分しか見ることができませんが共有フォルダとして設定しておけば他の人から見えるようにすることができます。

みなさんもメールで仕事をしているとわかると思いますが、自分しか受け取っていないメールでも他のチームメンバーと共有したい情報などの内容が含まれている場合が多くあります。こういう場合はおそらくみなさんはチームメンバーにそのメールを「転送」するのではないかと思います。これはこれでいいのですが転送されたメールはまたチームメンバー各人が管理する個人フォルダへと吸い込まれていってしまいます。チームに新しいメンバーが入ってきた場合、あるいは過去のメールを検索したいとき、そのような情報が一つにまとまっていると便利ですよね。こういう場合、メールフォルダを共有にしておいてチームメンバーが参照できるところに置いておいてあげればそれだけで十分重要な情報源になりますし、検索の手間も省けますよね。

今回は Sun Java System Messaging Server で共有フォルダを使ったメールアーカイブシステムを紹介します。実際このシステムは私の部署で動いていて現在はさまざまなプロジェクトのメールをアーカイブしています。今調べてみたのですが 12万 通、1.5G 程度のメールをアーカイブしています。メールアーカイブは IMAP として参照できますし、ウェブベースの閲覧も eyebrowse を使って行っています。

メールの整理もとっても楽になりました。今までは必要と思われるメールはメールエイリアスごとのフォルダを作ってそこに移動して取っておきましたが、今はざっと読んで何も考えずにどんどん削除していっています。必要な時にこの共有フォルダを見にいけばいいだけです。
共有フォルダとして設定する

Sun Java System Communication Express でフォルダを作成して「選択したフォルダの共有」ボタンを押します。



次のようなダイアログが表示されます。

フォルダの権限は注意して設定してください。この例ではすべての人に読み込み権があります。私に読み込み、書き込みの権限を設定してあります。つまり私以外の人はこのフォルダは参照できますが書き込むことはできません、私がこのフォルダにメールを移動したり削除したりできます。


メール配信アドレス

ユーザー名が mailsrv、フォルダは TEST/test、メール配信アドレスが mailsrv+TEST/test@mini.japan.sun.com となっていることがわかります。本来であれば mailsrv@mini.japan.sun.com がメールアドレスですが、ユーザーのメールアドレスのあとに + を付けてフォルダ名を書くことで直接のそのフォルダに配信することができます。メーリングリストであればこの

mailsrv+TEST/test@mini.japan.sun.com

を追加してあげれば勝手にメールが配信されることになります。これを利用してメールアーカイブを実現しています。

共有フォルダを閲覧する

IMAP で提供されているので IMAP をサポートするメールクライアントであれば簡単に読むことができます。もちろん Sun Java System Messenger Express や Communication Express などの Web クライアントでも読むことは可能です。

Communication Express から共有フォルダを読むには「登録」を押します。共有フォルダを検索して「登録」することができます。



Mozilla Mail では「購読」することで読めるようになります。



Mozilla Mail では Shared Folders -> User -> ユーザー名 -> フォルダ名 に共有フォルダを見つけることができます。



普段使っているメーラで見れるので便利ですよね。検索も出来ますし必要なフォルダだけ登録しておけばいいです。

コマンドで共有フォルダを設定する

共有フォルダの作成、設定は Communication Express などの Web からもできますが、コマンドラインからももちろん管理することができます。

フォルダを作成する

    ここでのユーザー名はどのユーザーのフォルダに作成するかということです。

    # cd /opt/SUNWmsgsr/sbin
    # ./mboxutil -c user/ユーザー名/フォルダ名

権限の設定

    権限の設定には readership コマンドを使用します。

    すべてのユーザーに読み込み可にするには次のようにします。

    # ./readership -s user/ユーザー名/フォルダ名 anyone lrp

    特定のユーザー(オーナー)に読み込み、書き込み、管理権限を付けるには次のようにします。

    # ./readership -s user/ユーザー名/フォルダ名 オーナー名 lrswipcda

共有フォルダの詳細については
を参照してください。
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