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  • 4. October 2017

Spreadsheets: Tabellen in die Cloud – und die Alpträume hören auf

Deirdre Houchen
Senior Marketing Director, ERP/EPM, Oracle

Tabellen zicken rum. Die Buchhaltung kommt zwar meist damit klar, aber alle anderen sind gerne mal genervt. Tabellen sind fehleranfällig, quellen über von verschiedenen Datensätzen aus allen möglichen Abteilungen mit den unterschiedlichsten Formeln, weil jeder irgend etwas einfügt – und daraus sollen Sie dann unter Zeitdruck schlau werden. Im Grund genommen kennen sich nur die mit einer Tabelle wirklich aus, die sie selbst angelegt haben.

Für Ihr Unternehmen ist das überwiegend nur lästig. Es verschlingt Zeit und andere Ressourcen, und mangels genauer Daten stehen Sie für Ihre Entscheidungen, Planungen, Budgetierungen und Prognosen auf schwankendem Boden.

Die Top-Probleme im Überblick

Wir haben Führungskräfte aus der Finanzbranche gefragt, was im Bereich Tabellen ihre Top-Nervensägen sind und das in diesem Beitrag aufgefächert. Die schmerzhaftesten Beispiele lesen Sie hier.

Fehler über Fehler

Es gibt oft schlicht falsch eingegebene Daten und Formeln, mit denen die Budgetverantwortlichen der Abteilungen die Leute von den Finanzen in den Wahnsinn treiben. Für diese heißt das nämlich, dass sie die Zahlen in der Tabelle nicht für bare Münze nehmen können, sondern Zelle für Zelle die Daten und Formeln durchkämmen müssen.

Jeder macht, was er will

Die gute Nachricht ist: Tabellen sind einfach zu bearbeiten und nach den Bedürfnissen der Nutzer anzupassen. Die schlechte Nachricht ist, dass das dann auch passiert – mit dem Ergebnis, dass die schönen einheitlichen Dokumente, die die Finanzabteilung verteilt hat, als Zeugnis digitaler Selbstverwirklichung von den Budgetverantwortlichen zurückgeschickt werden: Hier eine Spalte mehr, dort eine andere Formel… Es gleicht dem Versuch, einen Sack Flöhe zu hüten. Eigentlich wollte man nur mal eben alle Daten beieinander haben, um das Gesamtbudget darzustellen…

Gespeichert und gesichert?

Hier fängt es gleich mit der schlechten Nachricht an: Tabellen lassen sich ganz leicht umbenennen, anders speichern und löschen. Mitarbeiter legen dann eben ihre eigene Version an, und schon weiß in kürzester Zeit niemand mehr, welche Version noch authentisch und aktuell ist. Vielleicht ist die richtige Version auch schon überschrieben. Nicht weniger furchteinflößend ist die durchaus realistische Vorstellung, dass vertrauliche Budgetdaten oder Prognosen irgendwo da draußen auf Laptopfestplatten, in Smartphones oder auf USB-Sticks durch die Gegend getragen werden.

Immer eine Sisyphusarbeit

Budgetverantwortliche haben die Prozesse, denen eine Tabelle dient, nicht immer ganz oben auf der Prioritätenliste. Also kommen Daten von ihnen spät, ungenau, unvollständig oder alles auf einmal. So kann man natürlich nicht arbeiten, weil es ohne qualitativ hochwertige Datenbasis keinen Sinn hat. Volatil heißt nämlich: Während Sie auf diese Daten warten, die wahrscheinlich schlampig sein werden, dreht sich draußen die Welt weiter, und Sie können nicht einmal zeitnah reagieren. Denn erst einmal muss die Finanzabteilung die ganze Zahlen wieder neu konsolidieren und doublechecken.

Wäre es nicht schön, wenn Sie die Zeit stattdessen strategisch einsetzen könnten, um aussagekräftige Schlüsse aus Ihren Daten zu ziehen und dem Vorstand entsprechende Beschlussvorlagen in die Hand zu geben?

Mit Cloudlösungen Tabellendaten in den Griff bekommen

Eigentlich sind die Voraussetzungen gar nicht so schlecht. Sehr viele Ihrer Mitarbeiter sind mit Tabellen vertraut und können mühelos damit umgehen. Es bräuchte also nur einen Weg, der um diese lästigen Komplikationen herumführt und Unternehmen wieder in die Lage versetzt, die grandiose Leistungsfähigkeit auszuschöpfen, über die Tabellen an sich verfügen – nämlich Grundlagen zu liefern für flexible Planungen, Budgetierungen und Prognosen.

Cloudbasierte Technologien sind heute in der Lage, das zu leisten – vorausgesetzt, Sie entscheiden sich für eine gut integrierte und angepasste Plattform. Die zeigt dann aber auch die gewünschten Resultate:

  • Zuverlässigkeit:  Die Plattform gewährleistet, dass die erforderlichen Erkenntnisse aus allen Geschäftsbereichen präzise und fehlerfrei gesammelt und ausgewiesen werden.
  • Darstellungskraft: Sie bekommen ein System, das Ihre gesamten Unternehmensdaten übersichtlich darstellt, so dass Sie alle Optionen vor Augen haben, wenn sich die Geschäftslage verändert.
  • Perspektive: treffsichere, robuste Prognosen durch präzise und abgesicherte Daten
  • Agilität: alle Möglichkeiten, bei geänderten Voraussetzungen nachzujustieren und umzuschwenken
  • Skalierbarkeit: rasche und einfache Erreichbarkeit aller Budgetverantwortlichen und Stakeholder

Der Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS) von Oracle ist eine solche zuverlässige integrierte Planungsplattform. Finanzteams haben die Erfahrung gemacht, dass sie damit 38 % Zeit bei Prognosen gespart haben, 23 % weniger für Datenerhebung und dass 35 % mehr Zeit für Datenanalyse zur Verfügung stand im Vergleich zu anderen, die mit Einzeltabellen arbeiteten. Ein ziemlich schlagendes Argument, herkömmliche Tabellen zu vergessen und Kurs auf eine sauber geplante, erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens aufzunehmen, oder?

Die dokumentierten Aussagen der befragten Finanzverantwortlichen dazu lesen Sie in Confessions of a Finance Manager.

Kontakt

Ein spannendes Thema über das ich gerne mit Ihnen spreche, per E-MailLinkedIn oder Twitter. Dee Houchen, ERP & SCM Evangelist.

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