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Shared Services sind auch nicht mehr, was sie mal waren - sie werden besser

Deirdre Houchen
Senior Marketing Director, ERP/EPM, Oracle

Es wäre schlecht, tatenlos zuzusehen: Inzwischen senken schon Mittelbetriebe ihre Kosten und ergreifen wirkungsvolle Maßnahmen – mit Hilfe zentralisierter oder outgesourcter Modelle, die bisher unter dem Stichwort Shared Services Center vorwiegend oder allein die Domäne globaler Konzerne und großer Organisationen waren. Neue Technologien machen diesen Bereich aber nicht nur breiter verfügbar. Es ist auch abzusehen, dass sich dadurch laufend neue Innovationen, Kostensenkungs- und Effizienzfortschritte erzielen lassen: Plattformen werden optimiert, Prozesse und schließlich auch der Faktor Mensch.

Die Bots kommen – vielleicht morgen schon ins Büro nebenan

Wie kann man die Kosten von Shared Services senken? – Der Schlüssel dazu liegt in der Vermeidung von Mehrkosten bei Verwaltungsvorgängen. Kein Wunder also, dass RPA (Robotic Process Automation) ein heißes Thema unter Finanzverantwortlichen ist. Immerhin gehen manche Schätzungen davon aus, dass automatisierte Services nur ein Zehntel der Kosten verursachen würden, die bei Menschen zu veranschlagen sind.

Unternehmen können mit RPA umfangreiche, immer wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben automatisieren und dabei strukturierte Daten einbeziehen, ebenso wie Transaktionsbearbeitungen. Software Robots sind bei typischen Bürojobs schneller, sie ermüden und irren sich nicht, und sie kosten weniger. Sie lassen sich so programmieren, dass sie im Kontakt mit Usern an einer Computeroberfläche menschliches Verhalten imitieren.

Ein weiterer Vorteil von RPA ist, dass diese Form der Automatisierung keinen Eingriff darstellt: Unternehmen können RPA zur Optimierung bestimmter Abläufe einsetzen, ohne dass technologische Überführungen mit komplexen Integrationsaufgaben erforderlich würden. Viele Unternehmen wollen nämlich spürbare Effekte erzielen, ohne ihre bisherigen Systeme auf den Kopf zu stellen; für diese Vorgangsweise ist RPA wie geschaffen. Die Rationalisierungseffekte steigen natürlich mit der Menge der automatisierten Abläufe – je mehr desto besser.

Das Ganze mit künstlicher Intelligenz tunen…

Das Ziel: Ein sich selbst optimierendes System, das kontinuierlich Abläufe auf den Prüfstand stellt und in Echtzeit Verbesserungsvorschläge ausspuckt. Das sind dann jene restlos überzeugenden Anwendungsfälle, wo RPA die Kompetenz maschinellen Lernens hinzugewinnt und Shared Services noch eine Ebene höher treibt.

Oracle ERP Dynamic Discounting ist ein erstes Beispiel, wo RPA sein ganzes Potential zeigt, menschliches Verhalten zum Vorteil des Unternehmens zu beeinflussen. Die Anwendung überwacht Lieferantenrechnungen und Daten von Dritten, hebt Skontoangebote hervor und erlaubt so der Buchhaltung eine optimale Priorisierung von Zahlungen.

Das neue Gesicht des Back-Office

Es dürfte jedenfalls klug sein, wenn Unternehmen Automatisierung eher heute als morgen in ihre Shared-Services-Strategie einbauen. Auch wenn es noch zu früh ist, in Zahlen auszudrücken, wie groß die Rolle der Automatisierung bei Shared Services zukünftig sein wird – die Technologie wird zunehmend allgegenwärtig. Das heißt aber nicht, dass Betriebe sich kopfüber und im Blindflug darauf stürzen sollten. Denn vielfach sind herkömmliche Abläufe in jeder Abteilung anders organisiert, ebenso Daten, und selbst einfachste Aufgaben werden oft völlig unterschiedlich strukturiert. Wer diesem Dschungel ohne vorherige Standardisierung eine RPA überstülpt, wird wieder nur einen – dann eben automatisierten und mit Sicherheit schlechter als vorher funktionierenden – Dschungel erhalten, der erst recht wieder in guter alter Handarbeit gelichtet werden muss.

Das Kompetenzprofil der Mitarbeiter in Shared Services wird sich mit der Einführung von RPA ebenfalls ändern müssen, bis hin zur gesamten Organisationsstruktur, wenn einmal administrative Aufgaben von smarter Software automatisiert erledigt werden. Outgesourcte Shared Services könnten bei dem einen Unternehmen aus dem Ausland wieder abgezogen und anspruchsvolle Aufgaben intern abgewickelt werden, während woanders gerade Offshore-Center technologisch aufgewertet werden.

Den Schwerpunkt auf rentable Unternehmensaktivitäten legen zu können ist der fast noch wesentlichere Aspekt von Automation und KI, über einfache Kostensenkungen bei der Transaktionsabwicklung hinaus. Der Ruf aus den Vorstandsetagen nach mehr strategischem Denken an die Adresse des Back Office ist alt. Mit Hilfe von Automatisierung kann dieser Ruf endlich erhört werden: Je mehr Automatisierung, desto mehr Zeit und Energie werden frei, um die Zukunft des Unternehmens aktiv zu gestalten, wenn der Weg zur Innovation einmal freigeräumt ist.

Mehr in unserem E-Book zum Thema: Erfahren Sie, wie Sie in 5 Schritten zu umfangreicheren und erfolgreicheren Shared Services vorstoßen.​

Kontakt:

Ein spannendes Thema über das ich gerne mit Ihnen spreche, per E-MailLinkedIn oder Twitter. Dee Houchen, ERP & SCM Evangelist.

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