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Gestion de la construction : Actualités, Ressources et Meilleures pratiques

Les 5 défis majeurs du facility management et comment les relever

Maintenir et exploiter des bâtiments complexes comme un hôpital, un hôtel ou un centre commercial est une mission stratégique.

A la différence des immeubles de bureaux où les changements sont moins fréquents, les bâtiments accueillant le public nécessitent des rénovations fréquentes. Par conséquent, les documents relatifs aux informations sur les locaux évoluent constamment.

En tant que facility manager, vous savez que plus le nombre de données relatives à vos bâtiments augmente, plus il est difficile de garder les manuels de maintenance des locaux à jour.

D’après une enquête menée en collaboration avec l’Association australienne de la gestion de parc immobilier (FMA – Facility Management Association), le secteur n’est pas doté d’outils lui permettant de réduire les risques et d’accroître le contrôle opérationnel.

Cette enquête menée auprès de 555 membres a révélé un écart entre les souhaits des professionnels du secteur et les pratiques permises par les systèmes d’informations utilisés actuellement.

Majoritairement, leurs plus grandes préoccupations sont de trouver et stocker l’information, d’identifier et récupérer des données, et de permettre à de multiples intervenants de collaborer autour de ces données. Certains gestionnaires de parc immobilier vont même jusqu’à être impliqués dans des litiges juridiques à cause d’informations perdues ou erronées.

A ce jour, sont utilisés des tableaux Excel, des répertoires partagés en réseau et même des classeurs papier ! Seule 40% de l’information relative au facility management est stockée électroniquement. Ce chiffre devrait passer à 80% dans les deux ans à venir.

Une avalanche de données : garder une trace des manuels de maintenance de vos ouvrages

En tant que gestionnaire immobilier d’un centre commercial ou d’un hôpital, vous vous confrontez à un immense volume de données. Vous vous reconnaîtrez probablement dans ces 5 cinq points clés s concernant la maintenance d’un ouvrage :

1) Trouver l’information rapidement

Seuls 10% des gestionnaires de parc immobilier arrivent à localiser rapidement l’information. Plus de la moitié des professionnels interrogés met plus de dix minutes à retrouver l’information. Vous est-il déjà arrivé de manquer une échéance parce que vous n’aviez pas trouvé la bonne information ? Avez-vous déjà dû recréer des données parce que vous ne parveniez pas à les trouver ?

2) Gérer et sauvegarder les modifications

Lorsque des modifications sont apportées à vos bâtiments, il est crucial de s’assurer que les données liées à celles-ci sont correctement enregistrées et stockées et que vous pouvez en garder une trace dans un système centralisé.  Lorsque vous êtes sur le terrain, pouvez-vous accéder à ces modifications et mises à jour depuis votre appareil mobile ?

3) Coordonner entreprises et travaux

Lorsque vous souhaitez faire exécuter des travaux, les procédés couramment utilisés comme le mail présentent plusieurs inconvénients parmi lesquels :

  • Le manque de traçabilité
  • L’absence de processus de visa et d’approbation
  • Des retards

D’une manière générale, ces procédés ne donnent pas entière satisfaction car bien souvent la volumétrie des documents échangés est supérieure à la capacité de la messagerie. Comment s’assurer que les demandes de travaux sont adressées aux bonnes entreprises et que celles-ci vous proposent un prix compétitif ? Comment savoir si l’entreprise a bien reçu les derniers documents à jour ? Comment s’assurer que l’entreprise dispose de tout le nécessaire pour commencer les travaux ?

4) Gérer les réserves

La maintenance d’un ouvrage est un processus complexe et tous les gestionnaires de parc immobilier ne gèrent pas les réserves dans un système centralisé. Vos équipes gèrent-elles les réserves sur un terminal mobile ? Comment les travaux sont-ils ensuite attribués à la bonne entreprise ?

5) Satisfaire les exigences de conformité

Il est important d’être conforme aux règles de gestion documentaire. Pour cela, il est vital d’avoir un système vous assurant que les données sont sauvegardées selon les normes. Il est également important d’être au fait des changements législatifs pour continuer à respecter les normes en vigueur. Les erreurs de saisie des données demeurent une préoccupation constante pour de nombreux professionnels du secteur.

Cela vous parle ? Aconex peut vous aider à garder vos données en ordre.

Chez Aconex, nous sommes conscients des difficultés auxquelles se confronte le secteur et nous avons développé une plateforme en ligne adaptée tout spécialement aux besoins des maîtres d’ouvrage et des sociétés de facility management, afin qu’ils puissent maitriser ces enjeux.

Nous savons bien qu’un hôpital ou un centre commercial sont des ouvrages complexes, en évolution constante et qu’il vous est nécessaire d’avoir un outil en ligne fiable, qui sauvegarde et centralise vos informations tout en offrant un accès sécurisé à tous les intervenants.

La plateforme collaborative en ligne Aconex connecte les gestionnaires de parc immobilier avec les entreprises pour leur permettre d’échanger des informations de façon contrôlée.

Notre solution facilitant la gestion de parc immobilier vous permet de modifier vos documents aussi souvent que nécessaire, rapidement, simplement et à moindre coût.

Vous serez en mesure de compiler et de transmettre facilement des packages de centaines de documents en quelques clics seulement et en vous assurant que l’entreprise dispose de tous les éléments nécessaires.

Vous aurez une visibilité en temps réel sur toutes les activités en cours, ce qui vous permettra de résoudre les problèmes à temps et d’éviter les retards.

Nous vous aiderons à établir de bonnes pratiques en matière de gestion de l’information pour que vous puissiez gérer la diversité et la complexité croissante de votre centre commercial ou de votre hôpital.

Il est temps de transformer vos manuels de maintenance !

Nous avons aidé des centaines de facility managers et de maîtres d’ouvrage à relever ces défis. Faites-nous confiance ! Contactez-nous dès aujourd’hui pour organiser une démonstration et découvrir comment Aconex peut vous aider à optimiser la gestion de votre maintenance.

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