X

Gestion de la construction : Actualités, Ressources et Meilleures pratiques

Rationaliser les informations dans un processus d'appel d'offres

La gestion anticipée des informations d’un mégaprojet est primordiale pour la réussite du projet. Inversement, ne pas accorder suffisamment d'attention à la gestion de l'information peut induire des risques qui, s'ils surviennent, peuvent avoir des conséquences importantes.

De plus, une analyse menée en 2013 par PwC (en anglais) auprès de 36 entreprises de différents secteurs a révélé qu'après l’annonce publique du retard ou de la fermeture d'un mégaprojet, la majorité des entreprises subissaient une baisse continue du cours de leur action. Trois mois après l'annonce, la baisse du prix de l'action est en moyenne de 12%.

Un des aspects les plus importants d’un mégaprojet – et l’un des plus coûteux quand cela se passe mal – est le processus d’appel d’offres. Ce processus couvre les étapes de la préparation des appels d’offres à l’attribution des contrats.

L’une des meilleures opportunités pour influencer la performance d’un mégaprojet est la phase d’appel d’offres, pendant laquelle les exigences et hypothèses jouent un rôle dans l’accord commercial pour la livraison du projet.

Généralement, les maitres d’ouvrage accordent peu d’importance aux systèmes qui supportent le processus d’appel d’offres et la gouvernance et les assurances associées, et ont plutôt tendance à s’appuyer sur l’un des outils suivants:

  • Email et sites FTP ;
  • Systèmes d’approvisionnement conçus pour de consommables et matériaux liés à l’exploitation et à la maintenance d’une usine de production (en d’autres termes, des systèmes qui ne sont pas conçus pour gérer le volume et la complexité des informations inhérentes au processus d’appel d’offres).

A cette phase précoce du projet, la MOA doit fournir aux soumissionnaires potentiels conceptions, besoins techniques, informations sur la société, modèle d’activité ainsi que les termes et conditions sur lesquels est basé l’appel d’offres.

Les sommes engagées avoisinant des centaines de millions, voire de milliards, de dollars, omettre des informations ou fournir des informations incorrectes dans le cadre d’un appel d’offres peut être excessivement coûteux pour l’une ou l’ensemble des parties.

Le processus d’appel d’offres

Le dossier de soumission consiste généralement en des centaines ou des milliers de documents et plans qui doivent être distribués de manière sécurisée aux soumissionnaires à travers le monde.

Il n’est pas rare qu’un appel d’offres pour une conception-réalisation requiert des centaines de précisions dont beaucoup nécessitent une équipe composée d’un expert et d’un responsable commercial pour y répondre.

Multipliez ceci par le nombre de soumissionnaires et vous aurez une idée de l’important volume d’informations qui devront être rigoureusement transmises et en toute confidentialité.

Une gestion suivie et une bonne consolidation de toutes les clarifications apportées tout au long du processus de soumission permettent d’éviter tout litige éventuel.

Dans le cadre d’appels d’offres pour des projets de grande envergure, les soumissionnaires investiront des sommes considérables afin de soumettre leur offre. Ils doivent donc pouvoir être certains que leur soumission et les informations qu’elle contient sont traitées en toute confidentialité. Il incombe à la MOA de faire preuve de probité – au risque d’être poursuivie en justice par le soumissionnaire ou de le voir refuser de participer à la consultation.

Le montant des investissements nécessaires pour le projet est désormais d’une telle ampleur que la plupart des projets impliqueront des partenariats. Ces partenaires exigent que leur investissement soit géré avec le niveau adéquat de précaution et de surveillance.

Principaux défis du processus d’appel d’offres pour un mégaprojet :

  1. D’importantes sommes d’argent sont en jeu – des centaines de millions ou milliards de dollars ;
  2. Le processus d’appel d’offres conception-réalisation (y compris la préparation) peut s’étendre bien au-delà de 12 mois ;
  3. Les centaines de clarifications nécessitent un expert ainsi qu’un responsable commercial ;
  4. Conduire de multiples appels d’offres en parallèle implique un niveau d’exigences en matière de gestion de l’information amplifié ;
  5. Les soumissionnaires fondent leur offre sur les informations fournies et clarifiées au cours du processus de consultation ;
  6. Les partenaires doivent être assurés d’une rigueur absolue dans le traitement des informations fournies ;
  7. Les exigences en matière de probité impliquent un besoin de traçabilité assurant contrôle des accès et confidentialité ;
  8. Les soumissionnaires sont généralement géographiquement distants du projet et peuvent se trouver n’importe où dans le monde.

Conclusion

Les systèmes disposant d’un module d’appel d’offres, comme Aconex, sont conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des mégaprojets. Ils permettent aux organisations d’établir de manière efficace et rentable les bases nécessaires pour soutenir le processus d’appel d’offres de ces projets, permettant de contrôler l’ensemble du processus et d’améliorer les chances de réussite du projet.

Bien que le recours aux emails et sites FTP puisse sembler pratique à première vue, ces outils n’offrent aucune gouvernance, assurance ou surveillance au processus d’appel d’offres d’un mégaprojet – excepté par l’injection de longs processus manuels, sources d’erreurs et ne permettant pas une traçabilité complète.

En parallèle, les systèmes d’approvisionnement ou de gestion des contrats n’ont généralement pas la capacité de traiter les volumes d’informations liés au processus d’appel d’offres de mégaprojets.

Aconex fournit une solution conçue spécifiquement pour minimiser les risques et maximiser les résultats du processus de consultation. Contactez-nous pour obtenir une démonstration et découvrir comment nous pouvons vous accompagner lors de votre prochain appel d’offres dans le cadre d’un mégaprojet.

Be the first to comment

Comments ( 0 )
Please enter your name.Please provide a valid email address.Please enter a comment.CAPTCHA challenge response provided was incorrect. Please try again.