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Gestion de la construction : Actualités, Ressources et Meilleures pratiques

  • November 20, 2017

Les 3 défis technologiques majeurs des entreprises générales qui entravent la performance d’un projet

Les directeurs de projet sont plus que jamais contraints d’accroître leur efficacité : les marges se contractent, les projets sont de plus en plus complexes, l’accès à du personnel qualifié de plus en plus difficile et la pression sur les salaires s’intensifie.

Beaucoup d’entreprises générales se sont tournées vers la technologie pour assurer la gestion de la construction afin de dynamiser les processus et les intervenants, réduire les retards de projet et mesurer la performance d’un projet avec confiance. Pour pouvoir exécuter un projet dans les délais et le budget alloué, les équipes projet doivent gérer efficacement le « monde numérique » - toute l’information, les communications et les activités qui supportent l’ouvrage construit.

Quelle est la portée de votre dispositif numérique ? Voici certains des projets de construction résidentielle et commerciale gérés sur Aconex :

  • Valeur de projet entre 50 et 200 millions de dollars US : collaboration de 729 personnes appartenant à 142 organisations, 702 000 courriers échangés, et 1,8 million d’actions prises concernant des demandes d’informations (RFI), demandes de modifications, et autres processus.
  • Valeur de projet entre 200 et 300 millions de dollars US : collaboration de 580 personnes appartenant à 124 organisations, 445 000 courriers échangés, et 1,2 million d’actions prises concernant des RFI, demandes de modifications, et autres processus.
  • Valeur de projet entre 300 et 750 millions de dollars US :  collaboration de 1153 personnes appartenant à 162 organisations, 2,3 millions de courriers échangés, et 7 millions d’actions prises concernant des RFI, demandes de modifications, et autres processus.

Comment gérez-vous tout cela ? L’information dont vous disposez ralentit-elle votre activité ? Et si vous pouviez accélérer et accroître la performance de votre projet ?

En août 2016, nous avons demandé à des entreprises figurant dans la liste des “400 premières entreprises générales aux Etats-Unis” publiée par la revue ENR (Engineering News-Record) comment elles gèrent la charge que constitue le numérique. Nous avons identifié trois niveaux de maturité technologique ainsi que les trois défis majeurs à relever.

Maturité technologique de l’entreprise :

  • Niveau 1 - Méthodes manuelles : Ces entreprises utilisent le papier, l’e-mail et les feuilles de calcul pour gérer la communication sur le projet à travers les RFI, demandes de modifications, appels d’offres, soumissions, plans, demandes de paiement, instructions sur site, prévisions, etc... Elles ont investi dans la technologie pour les besoins généraux de la société comme la finance et la comptabilité, mais peu voire pas du tout pour la gestion de projet.
  • Niveau 2 - Applications de gestion pour la construction : Ces entreprises ont investi dans un logiciel de gestion de projet adapté à des processus spécifiques, souvent appelé “solutions ponctuelles” (par exemple une application mobile qui capture les inspections de chantier). Les services en charge de la planification, des ventes et des projets utilisent des systèmes différents pour les contrats, le calendrier et la gestion des coûts du projet, conjointement avec l’e-mail et les feuilles de calcul. Les équipes informatiques ont du mal à intégrer ces systèmes déconnectés. Certaines entreprises utilisent des systèmes collaboratifs auxquels les acteurs du projet en dehors de l’organisation peuvent se connecter et participer aux processus du projet.
  • Niveau 3 - Plateforme de gestion pour la construction :Même si un petit nombre des entreprises auxquelles nous avons parlé en était à ce stade, beaucoup aspiraient à l’atteindre. Ces entreprises générales investissent dans des logiciels qui couvrent la plupart de leurs processus ; elles savent combien il est important de connecter les départements et les organisations sur une plateforme technologique unique. Elles font tout pour accroître leur taille, leur efficacité et mettre à profit les enseignements tirés de chaque projet (pour ne pas réinventer la roue à chaque fois) en standardisant leur manière de gérer leur portefeuille de projets.

Voici les trois défis des entreprises générales que nous avons identifiés…

Défi #1 : “Conserver un registre sécurisé et incontestable de toutes les communications formelles du projet entre les maitrises d’ouvrage, les sous-traitants et les autres partenaires impliqués dans le projet.”

Pourquoi ?

  • Niveau 1 : Lorsque l’information projet est enterrée dans des documents, feuilles de calcul et e-mails, elle se perd facilement ou peut être falsifiée.
  • Niveau 2: Lorsque chaque département ou organisation tient son propre registre, il n’y a pas d’information source unique et fiable ; chaque partie a sa propre version des faits et gaspille énergie et ressources pour déterminer qui a raison. Localiser un document peut prendre des semaines voire des mois.
  • Niveau 3: Même si chaque participant au projet est connecté via un système centralisé de gestion pour la construction, si la propriété de ce système n’est pas neutre, l’organisation « propriétaire » du système peut modifier ou supprimer des communications ou des documents. Les entreprises doivent alors conserver l’information en double pour se défendre en cas de litige. La sécurité constitue également une préoccupation : le système n’est pas forcément compatible avec l’authentification unique (appelée en anglais Single Sign On ou SSO), la validation à deux facteurs, ou la gestion de terminaux mobiles pour protéger l’information projet..

Impact : Sans une source unique de vérité, la prise de décision et la mesure de la performance du projet deviennent compliquées et bloquantes. Les dépenses engagées, le temps et les ressources nécessaires pour régler les conflits prennent des proportions aberrantes. Les lacunes en matière de sécurité de l’information peuvent empêcher les entreprises générales et leurs partenaires de remporter certains contrats. Tous ces éléments peuvent menacer la réputation d’une entreprise.

Défi #2 : “Mettre en place un logiciel qui s’aligne sur nos processus.”

Pratiquement toutes les entreprises générales s’accordent à dire qu’un logiciel se doit d’être facile à configurer et suffisamment flexible pour s’aligner sur leurs propres processus internes ; 81 % d’entre elles pensent que c’est un problème courant.

Pourquoi ?

  • Niveau 1 : Des outils comme l’e-mail, les feuilles de calcul et les bases de données internes ne sont pas d’une grande aide pour simplifier ou optimiser les processus pour la construction.
  • Niveau 2 : Les solutions ponctuelles en local exigent d’importants investissements informatiques. Il faut des mois voire des années pour que le système soit opérationnel, sans pour autant qu’il soit en mesure de s’aligner sur les processus uniques de la société.
  • Niveau 3 : La plupart des plateformes logicielles sont soit hautement configurables et tout est à faire soit prêtes à l’emploi. Les entreprises préfèrent souvent les systèmes prêts à l’emploi car ils leur permettent de démarrer rapidement, mais elles investissent sans mesurer les revers de la rigidité.

Impact : Lorsque les entreprises générales ne peuvent pas configurer le logiciel afin qu’il soit adapté à leurs processus les plus importants et ayant le plus fort impact, elles ne peuvent pas améliorer les workflows ou la performance du projet. Les acteurs du projet n’utiliseront alors pas la technologie. Une collaboration inter-organisation limitée, des données de qualité médiocre et de multiples systèmes desserviront les entreprises générales qui cherchent à améliorer leur efficacité.

Défi #3 : “Gérer et mesurer la performance sur un portefeuille de projets.”

C’est à la fois un des plus grands défis et une priorité majeure ; 91 % des répondants s’accordent à dire que la gestion et le reporting de la performance sur l’ensemble d’un portefeuille de projets sont des éléments essentiels au succès commercial.

Pourquoi ?

  • Niveau 1 : Lorsque l’information projet est enterrée dans des documents, feuilles de calcul, et e-mails, il faut beaucoup de temps pour : suivre le statut de chaque modification de projet (y compris les modifications en cours), mesurer les progrès réalisés, et obtenir une évaluation claire à l’achèvement des travaux. Le temps que l’information soit recueillie auprès des équipes, puis compilée, vérifiée et convertie en un format facilement assimilable comme S-curve, elle se retrouve rapidement périmée de plusieurs semaines. L’effort et les délais sont multipliés par l’ensemble des projets du portefeuille. La fusion des données entre les différentes feuilles de calcul peut également engendrer des erreurs qui se répercutent sur les prévisions globales.
  • Niveau 2: Les solutions ponctuelles aident à relever les défis du Niveau 1 posés aux entreprises mais les problèmes fondamentaux demeurent car les contrats, le calendrier et d’autres informations-clés du projet sont gérés dans des systèmes séparés. Il faut des semaines pour collecter les éléments permettant d’établir une vision unique de la performance – en particulier une vision qui ait du sens pour les directeurs de projet. Les RFI, les modifications et leurs répercussions sur les coûts sont stockées dans un système, les prévisions du projet dans un autre.
  • Niveau 3 : Ces entreprises générales cherchent à consolider des processus dans un système unique pour permettre un reporting plus rapide et plus facile sur le projet et le portefeuille. Pourquoi les entreprises sont-elles encore confrontées à des obstacles ?
    • Il se peut que la fonctionnalité de production de rapports du système soit difficile à utiliser ou que les rapports produits n’aient pas le niveau requis.
    • Si le système a été conçu pour un projet d’un niveau de complexité spécifique, ou pour un rôle particulier, il ne sera pas suffisamment adaptable aux besoins variés d’un portefeuille. Lorsque des systèmes divers sont utilisés sur plusieurs projets, les rapports à l’échelle du portefeuille prennent du retard et deviennent vite obsolètes.
    • Enfin il se peut que les entreprises aient du mal à produire des rapports sur le portefeuille car elles ne capturent pas assez de données. Les sous-traitants risquent d’abandonner un système difficile à utiliser ou le système peut ne pas être adapté à leurs processus. Les sous-traitants pourraient être réticents à utiliser un système dont la propriété n’est pas neutre. Encore une fois, lorsque la société qui « exploite » le système peut manipuler et supprimer des informations, les entreprises perdent confiance et se sentent contraintes à conserver séparément leurs propres données..

Impact : Il manque aux directeurs de projet la visibilité en temps réel sur l’avancée des travaux et la performance. Sans comprendre où ils en étaient et où ils vont, ils ne peuvent pas identifier les problèmes et commencer à les corriger. C’est vers la fin des travaux que les frais « explosent » et il est souvent trop tard pour agir à ce moment-là. Le manque de standardisation à l’échelle d’un portefeuille de projets implique que les entreprises générales ne tirent pas les enseignements de projet en projet et ainsi passent à côté d’une opportunité d’accroître leur efficacité.

Quel est le niveau de maturité technologique de votre organisation ? Que sont les défis majeurs auxquels vous devez faire face ? Partagez vos commentaires ! Pour en savoir plus sur Aconex et discuter de vos besoins en matière de gestion de votre portefeuille et de votre projet de construction, contactez-nous dès aujourd’hui.

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