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Gestion de la construction : Actualités, Ressources et Bonnes pratiques

Eurovia gagne en intégrant les fonctions commerciales et opérationnelles grâce à Oracle Aconex

Janet Poses
Sr. Marketing Manager

La mission d'Eurovia, leader dans le domaine des infrastructures de transport et des aménagements urbains, est d'apporter une contribution positive pour construire des infrastructures sûres, durables et utiles pour tous au Royaume-Uni".

En tant qu'entreprise travaillant principalement avec les collectivités publiques, Eurovia voulait s'assurer qu’elle pouvait répondre avec précision et efficacité aux exigences strictes de conformité et de reporting du New Engineering Contract (NEC) - le contrat standard pour tous les travaux publics au Royaume-Uni.

Sans système automatisé, il serait difficile de suivre et de rendre compte des exigences spécifiques en matière de durée des travaux.

Eurovia a fait l’acquisition d’un système de gestion des processus et d’information en 2013 dans le but précis de gérer la bonne exécution de ses contrats. L’entreprise, toujours à la recherche d'améliorations, a également profité des fonctionnalités de gestion documentaire de l'outil.

Cependant, après quelques années, la société a cherché une solution logicielle de gestion pour la construction plus complète et plus souple afin de gérer les contrats, les documents et les listes de contrôle automatisées pour les inspections, les audits, les workflows et les archives projets.

L’entreprise a regardé les options existantes et a sélectionné Oracle Aconex qui offrait, non seulement la pertinence terrain dont Eurovia avait besoin, mais aussi des fonctionnalités précieuses pour les appels d'offres et la coordination des modèles.

En tant qu'entreprise, Eurovia, et plus particulièrement son responsable de la e-construction, Phil Reid, se concentre sur la réduction des tâches manuelles sans valeur ajoutée, telles que la recherche d'informations, la recherche de documents dans les cycles de révision et le suivi des dates d'échéance, afin d'améliorer la productivité, la satisfaction des employés et la bonne exécution des projets. Oracle Aconex a aidé l'entreprise à atteindre ses objectifs.

Les avantages d’une solution globale

Processus Résultats d’Eurovia
Réduction du nombre moyen d’incident de services 50%
Des projets opérationnels plus rapidement 2-3 heures au lieu de 2-3 jours
Formation d’un nouvel utilisateur 2-3 heures
Un accès plus rapide aux données pour résoudre les questions plus rapidement De 30 minutes à 5 minutes seulement
Envoi plus rapide des appels d’offres 75% plus rapide

 

Trop souvent, les solutions utilisées de manière unique pour des domaines spécifiques comme la gestion des contrats ou le contrôle de documents de construction créent un décalage entre les dimensions commerciales et opérationnelles des entreprises. Les implications sur les coûts qui ne sont pas alignés sur les changements opérationnels peuvent entraîner une mauvaise communication, des données incomplètes et des décisions moins optimales. Les fonctionnalités étendues d'Oracle Aconex sont d’une grande valeur pour Eurovia. ________________________________________________________________________________

“Oracle Aconex est avantageux car toutes les informations du projet se trouvent au même endroit."

Phil Reid, Responsable de la construction digitale, Eurovia

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Par exemple, l'entreprise reçoit les transmissions avec les documents associés liés - un exemple parfait d'intégration des processus. Les aspects opérationnels et commerciaux de l'entreprise sont réunis et les données sont consolidées du fait que les informations sont reliées aux modèles 3D.

De meilleurs audits de projet

Dans le passé, Eurovia effectuait des audits manuels deux fois par mois par projet. Depuis qu'elle a adopté le logiciel de contrôle des projets d'Oracle, l'entreprise a complètement transformé son modèle d'audit en utilisant des listes de contrôle configurables et en dotant son personnel de terrain de tablettes pour accéder facilement à ces listes et les soumettre.

“Il est si facile d'utiliser les listes de contrôle dans Oracle Aconex que nous les avons intégrées dans notre routine quotidienne. Le mois dernier, nous avons complété près de 350 listes de contrôle” dit Phil Reid.

Les équipes ne prennent que quelques minutes pour compléter les informations sur la propreté et la sécurité de leur site, y compris en prenant des photos chaque fois que les travailleurs arrivent et quittent leur lieu de travail. Ce besoin constant d’attention aide les employés à être attentif à leur environnement afin de garantir qu’il soit sûr.

Les informations saisies à l'aide de formulaires et de photos fournissent un relevé complet des conditions du site, ce qui réduit le risque de litiges et de poursuites.

“Il est difficile de quantifier à quel point chacun peut mieux travailler grâce à la responsabilisation, mais il est clair que tout le monde bénéficie de cette transparence accrue” déclare Phil Reid.

Amélioration de la sécurité et de la qualité sur le terrain

Il est facile pour Eurovia de rendre les membres de son équipe opérationnels sur Oracle Aconex Field. Il leur suffit de cliquer sur l'application, de se connecter et de démarrer. Les informations d'audit sont plus complètes et plus facilement accessibles pour une consultation ultérieure car tous les problèmes y sont enregistrés, y compris les photos horodatées.

Les enquêtes sur les incidents ont également été améliorées grâce à la possibilité de consulter à distance les audits.

“Il y a une amélioration importante grâce à Oracle Aconex Field", dit Phil Reid. "C’est un véritable progrès par rapport au processus manuel précédent qui consistait à quitter le site, se rendre au bureau, imprimer le formulaire, remplir le formulaire papier, le scanner et l'enregistrer.”

L'entreprise a également augmenté le niveau de conformité par rapport aux formulaires papier. Le logiciel de gestion de la construction “a fait partie intégrante des listes de contrôle des inspections de santé et de sécurité” explique Phil Reid.

La gestion des modèles réduit les interruptions de service / les dommages causés aux réseaux

L'utilisation de modèles 3D au lieu de plans 2D présente de nombreux avantages. La quantité de "traduction" et le risque de mauvaise interprétation sont considérablement réduits dans un modèle 3D car les parties prenantes peuvent voir et manipuler le modèle et accéder aux informations qui y sont associées, en obtenant souvent plus de détails et de clarté qu'avec un plan 2D.

Eurovia utilise Oracle Aconex Model Coordination pour visualiser toutes les lignes de réseaux présentes sous la route ou la voie sur laquelle ils vont travailler. L'entreprise effectue un balayage radar pénétrant dans le sol pour identifier l'emplacement des lignes, puis elle intègre ces informations dans le système pour modéliser les réseaux existants et superposer le plan.

Les modèles peuvent être facilement partagés et visualisés avec les clients et les autres parties prenantes dans le système Oracle sans nécessiter de logiciel de visualisation spécial.

Les résultats ont été considérables. Eurovia a réduit de 50 % le nombre annuel moyen d’interruption de services en indiquant à toutes les parties prenantes concernées l'emplacement exact des lignes de réseaux existantes.

“Je pense que l'utilisation d'Oracle Aconex Model Coordination a augmenté la sécurité.” dit Phil Reid.

Les informations fournies dans les modèles peuvent également avoir un impact sur la conception. Par exemple, un client a modifié la conception d'un projet afin de réduire le coût et le risque de creuser trop près des lignes électriques souterraines après qu'Eurovia a partagé l’emplacement des réseaux.

Image: Vue des lignes de réseaux dans Oracle Aconex Model Coordination

Comptes du projet

Les comptes définitifs sont réglés beaucoup plus rapidement à la fin de chaque projet grâce à la transparence du système et à la facilité d'établissement des rapports. Par le passé, l’arrêté des comptes prenait souvent des mois et pouvait s’avérer un processus difficile.

Cependant, “Depuis l'utilisation d'Oracle Aconex, l’arrêté des comptes est assez bien effectué à la fin du projet”, explique Phil Reid.

Tout le monde étant en phase, non seulement on économise du temps et des efforts, mais les relations ne sont pas tendues. C'est extrêmement important pour une entreprise comme Eurovia qui travaille en étroite collaboration avec les municipalités, réalisant donc de multiples projets pour les mêmes clients.

Avantages de la standardisation du système

Eurovia peut faire fonctionner Oracle Aconex en seulement quelques jours - et dans certains cas en quelques heures - en standardisant le système Oracle sur l'ensemble des projets et en configurant des modèles de système uniformes.

La standardisation a permis de réduire la formation nécessaire car les membres de l'équipe passent d'un projet à l'autre. La formation des nouveaux utilisateurs ne prend que 2 à 3 heures car le système est facile à prendre en main.

Dans les rares occasions où un client a besoin d'utiliser son ou ses propres systèmes, l'organisation n'utilise pas Oracle Aconex. Selon Phil Reid, “S'il n'y a pas Oracle Aconex, les projets ne se déroulent pas aussi bien. Il y a plus d'erreurs administratives et la communication est moins bonne.”

Eurovia utilise le logiciel de gestion de la construction sur l’ensemble de ses projets grâce à la personnalisation, la simplicité de mise en œuvre et au fait qu'il n'y ait pas de taille minimale de projet.

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“La structure des modules d’Oracle Aconex nous permet d’utiliser les fonctionnalités dont nous avons besoin pour un projet donné."

-Phil Reid, Responsable de la construction digitale, Eurovia

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Un enregistrement complet du projet, une traçabilité améliorée

La technologie permet d’améliorer les processus et de gagner du temps. Eurovia a pu supprimer le besoin de courir après les soumissions, les requêtes et demandes d’information mais elle considère que l’enregistrement complet du projet et l’amélioration de la traçabilité sont les plus gros avantages.

Auparavant, le processus était tellement lourd qu’il était plus simple d’échanger de vive voix ou de se rendre directement sur place pour pouvoir avoir des réponses. Le gros inconvénient était de ne pas avoir de trace de ces clarifications ou décisions, ce qui pouvait conduire à des problèmes pour la suite.

“Oracle Aconex permet d’envoyer facilement des questions et des demandes d’information. Elles sont identifiées, suivies et enregistrées.” dit Phil Reid. “Je pense à d’anciens litiges que nous avons eu par le passé qui ont été perdus et qui ne l’auraient pas été aujourd’hui.”

Une prise de décision basée sur les faits

Eurovia utilise un système d’enregistrement centralisé pour gérer ses projets et prendre ses décisions en se basant sur des informations à jour et complètes. Cette gestion basée sur les faits se traduit par une meilleure prise de décision, une efficacité accrue et moins de travail à refaire.

Il faut également moins de temps pour chercher et trouver des réponses. Ce qui aurait pu nécessiter 30 minutes ou plus pour trouver une réponse ne prend plus que cinq minutes, soit une amélioration de 80 %.

Gagner du temps dans la gestion des appels d’offres

Eurovia a également gagné beaucoup de temps dans la gestion des appels d'offres. L'équipe a accès à toutes les informations envoyées pour soumissionner. Tout est automatiquement suivi pour savoir ce qui a été envoyé et ce qui a été retourné.

“Nous avons désormais la possibilité d’envoyer davantage de demandes de renseignements. Nous avons dû le configurer une seule fois puis avons appuyé sur Envoyer”, dit Phil Reid.

Auparavant, Eurovia aurait sauvegardé les informations sur des CD et aurait envoyé par courrier les informations aux soumissionnaires ou envoyé l’information via de multiples emails afin de respecter les contraintes de poids des pièces jointes. Le gain de temps est estimé à plus de 75%.

Les objectifs d'Eurovia et d'Oracle sont alignés pour apprendre et s'améliorer en permanence. “Chaque année, notre bilan en matière de sécurité s'améliore,” déclare Phil Reid.

Les solutions technologiques utilisées par Eurovia, dont Oracle Aconex, offrent une visibilité sur la performance de l'entreprise ainsi que sur les actions et les processus qui influencent cette performance.

De plus, Eurovia peut analyser avec succès ses progrès, fixer des objectifs avisés et les atteindre en utilisant la technologie pour automatiser les processus et réduire les activités manuelles sans valeur ajoutée. Les professionnels de la construction peuvent se concentrer sur leur travail puisque leurs tâches administratives ont été réduites.

L'entreprise prévoit de continuer à améliorer l'efficacité de ses processus grâce au système Oracle Aconex, facilement configurable. Eurovia utilise le système comme un élément de différenciation lorsqu'elle soumissionne pour des travaux et propose Oracle Aconex à ses clients dans le cadre de ses services - une preuve supplémentaire que la solution bénéficie de manière significative aux projets de l'entreprise ainsi qu'à ses clients.

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